Чому волонтерський менеджмент робить або переможець вашої події в пейнтболі

Подія пейнтболів залежить від того, що тільки добре затримані маркери і клонічна польова верстка. Люди, які проходять шоу за сценаріями, мають прямий вплив на безпеку, потік і загальний досвід. Волонтери ручають реєстрацію, фіксують безпеку, реферують, перевіряють обладнання, а також десятки інших завдань, які зберігають день від спуску в хаос. Коли волонтери добре організовані, захід працює як добре промаслений апарат. Коли вони не, учасники помітили різницю відразу. Інвестуючи час в управління волонтерами, не є післясум. Це стратегічний пріоритет, який визначає, чи ваші події досягаються або борються.

Завдання полягає в тому, що волонтери не платять персоналу. Вони дають свій час вільно, тому що вони вірять в захід або громаду за ним. Це означає традиційні підходи управління не завжди перевести. Волонтери потребують чіткого напрямку, поважного спілкування та справжньої вдячності. Вони також потребують систем, які роблять свою роботу простіше, ніж заважніше. Наступні стратегії допоможуть вам побудувати волонтерську команду, яка готується, мотивована, і ефективно від першого гравця прибув до фінальної гри.

Покладання перед днем заходу

Робота волонтерів не починається вранці події. Вона починається тижнів до того, як ви ще плануєте планування поля та замовлення фарби. Ранній підготовка дає вам час набирати правильні люди, присвячуючи їх позиціям, які підходять їх міцності, і забезпечити підготовку, які вони повинні досягти успіху. Обробляти цю фазу створює настій, стрес і волонтерський вигорання.

Розробка стратегії волонтера

Почати з картуванням кожного завдання, яке потрібно закривати під час заходу. Пройдіть через подорож учасника з прибуття до відправлення. Хтось повинен вітати гравців у воротах. Хтось повинен обробляти ваучери і реєстрацію. Хтось повинен запустити станцію хронологічної станції для перевірки швидкості маркера. Хтось повинен вести брифінги безпеки. Хтось повинен звернутися по області. Хтось повинен керувати прокатами обладнання і продажами фарб. Хтось повинен бути доступний для першої допомоги або надзвичайних ситуацій. Напишіть все це вниз, перш ніж ви починаєте призначити людей.

Після того, як у вас є список завдань, група пов'язаних завдань у різні ролі. Дайте кожну роль чіткого звання і обсяг відповідальності. Наприклад, "Реєстрація Провідна" ручить контроль, ваучери, а також браслети. "Фієльд Бібліо" контролює геймплей, застосовує правила, і сигнали починаються і зупиняється. "Сафети офіцер" проводить хронологічні перевірки і контролює бочки. Визначивши ролі перешкоджає перекриття, усуває зазори, і дає волонтерам чітку картину того, що вони відповідальні.

Створення детальних описів позицій

Для кожної ролі напишіть короткий опис положення, який включає обов'язки, час зобов'язання, будь-які необхідні навички або сертифікати, і ланцюг команди. Описи позицій служать декількома завданнями. Вони допомагають рекрутувати рішення, яку роль є хорошим для них. Вони забезпечують посилання на точку під час тренувань. Вони також дають волонтерам щось, щоб повернутися до заходу, якщо вони забудуть деталі.

Уникайте описів практичної та прямопередбачуваної. Уникайте вагової мови, як «допомоги там, де потрібно». Замість цього скаже щось, як «керувати стіл з прокату обладнання, включаючи видачі маркерів, подів, масок, збирання родовищ і повернення.» Волонтери виконують краще, коли очікування бетоні не загальними.

Процес рекрутингу

У разі, якщо вони мали хороший досвід. Місцеві гончарні громади, соціальні медіагрупи, форуми – це відмінні місця для пошуку людей, які вже розуміють спорт та культуру. Також можна дістатися до місцевих спортивних колективів, відкритих рекреаційних клубів, або військових та правоохоронних груп, які можуть мати члени, зацікавлені у волонтерстві.

Коли ви досягнете потенційних волонтерів, будьте прозорими про те, що потрібно роль, і що вони отримають від досвіду. Виділіть переваги. Волонтери отримують досвід заходу, будувати зв'язки громад, і часто отримують локони, як безкоштовні гри, харчування або події merchandise. Люди швидше за все, говорять так, коли вони розуміють значення їх внеску. Забезпечити простий процес реєстрації, або через форму або таблицю, де волонтери можуть вказувати свою кращу роль і доступність.

Проведення передподії тренінгу

Тренінг – один з найбільш ефективних кроків, які можна взяти на себе волонтерам, щоб стати успішним. Тренінг-сесія не потребує довгого або розробленого. Двогодинна сеанс, що проводиться протягом тижня до події, може обкладати всі волонтери, які повинні знати. Якщо це можливо, утримуйте тренінг на місці події, тому волонтери можуть бачити макет поля та зрозуміти фізичне середовище.

Під час тренувань, пройти кожну роль в деталях. Провести основні процедури, такі як як використання хронографа, як видати і перевірити прокат обладнання, і як впоратися з гравцем, який знімає маску на полі. Пройдіть через ваші аварійні протоколи, включаючи те, що робити при травмі, несправності обладнання або затримки погоди. Дозвольте час на питання і практичну практику рук. Волонтери, які практикували завдання, набагато впевнені, коли вони виконують його жити.

Якщо у вас є волонтери, які нові для пейнтболу, розгляньте парі з досвідченими волонтерами під час заходу. Система бутонів знижує занепокоєння і забезпечує вбудовану опорну структуру. Недосвідчені волонтери швидко навчаються, коли вони працюють поруч з кимось, хто знає троси.

Будівництво навчальної посібника

Письмове навчання є довідником, що волонтери можуть звернутися до свого часу. Не потрібно бути довгими. Кілька сторінок, що охоплюють логістичну діяльність, процедури безпеки, інструкції з питань, які ролі та переліку, достатньо. Поділитися з посібником, цифрово до заходу, і розглянути друк кількох копій, щоб мати на руках волонтерів, які віддають перевагу фізичному довідку.

Доручник повинен включати розклад заходів, імена та контактну інформацію ключових організаторів, карту поля та об’єкта, а також зміст правил гри. У тому числі контрольний список для кожної ролі, тому волонтери можуть підтвердити, що вони мають все необхідне. Добре підготовлений посібник зменшує кількість питань, які потрібно відповісти на день події та дає волонтерам відчуття безпеки.

Стратегії комунікацій, які працюють

Чистий зв’язок – це спина ефективного управління волонтерами. Коли інформація вільно потікає, волонтери відчувають себе поінформованими та підключеними. Коли спілкування зламається, люди роблять припущення, пропускають оновлення або відчуєте. Створення сильної зв’язку з звичаїв до, під час, і після заходу зберігає всі вирівняні.

Передповідна комунікація

Використовуйте централізований канал зв'язку, щоб поділитися оновленнями з усіма волонтерами. У групі за допомогою програми обміну повідомленнями, таких як WhatsApp, Телеграма або Signal, працює добре, тому що він дозволяє миттєвий зв'язок і працює по різних пристроях. Відправте регулярні оновлення в тижні, що веде до заходу. Поділіться графіком, ростер, інструкція по стоянці, прогнози погоди, і будь-які зміни в план. Консистенції будує довіру. Коли волонтери знають, куди шукати інформацію, вони менш ймовірні, відчувають неприємні або плутані.

Крім групових повідомлень, надсилайте вичерпну електронну пошту всім волонтерам про тиждень до заходу. Включаючи всі необхідні деталі в одному місці: дату, час початку, місце розташування, що принести, що носити, і хто контактувати в день. Одномісне повідомлення зменшує ймовірність важливої інформації, яка втратила в довгому чаті.

Інструменти для спілкування з клієнтами

На ранок заходу набуває коротку зустріч всіх мимонтерів перед першими учасниками. Скористайтеся цією зустрічами для перегляду графіка, підтвердженням промовленості, введення командних лідерів та нагадувати всіх ключових протоколів безпеки. Ранок набирає тон на день і дає можливість волонтерам просити останні хвилини питання.

Під час заходу, підтримка відкритого спілкування між волонтерами та організаторами. Керівники команди Equip з двостороннім радіо або виділеним каналом обміну повідомленнями для термінових оновлень. Радіо особливо корисні для польових рецензентів, які не можуть мати своїх телефонів доступним. Сформуйте чіткий протокол для звітних інцидентів, запитуючи про розбиття або закликайте до допомоги. Коли волонтери знають, як швидко досягти рішень, вони відчувають підтримку і розширення можливостей.

Питання та відгуки

Заохочувати волонтерів, щоб задати питання протягом дня. Деякі волонтери, які ми повинні говорити, тому що вони не хочуть з'являтися неінформованими. Нехай вони знають рано, що питання вітається і очікується. Призначте точку, яка відповідає за відповіді на питання волонтерів під час заходу. Це може бути організатором, керівником команди або спеціальним волонтером.

Якщо волонтер пропонує більш ефективний спосіб управління реєстрацією або безпечним способом проведення перевірки хронографа, прослуховування та розгляду реалізації змін. Волонтери часто бачать операційні реквізити, які організатори пропускають. Їхнє розуміння може покращити ваші події протягом часу.

Сприяє позитивному добровольчому культурі

Волонтери дають можливість вільно жити, а культуру, яку ви створюєте, має прямий вплив на свій досвід. Позитивна культура зберігає волонтерів, які займаються, зменшує оборот, а також залучає нових волонтерів до майбутніх подій. Люди хочуть бути частиною середовища, де вони відчувають цінні, поважні, і частина чогось значущого.

Проекти

Перед початком заходу, зайдіть кілька хвилин, щоб зробити просту командно-будівельну вправу. Вона не потребує бути розробленою. Швидкий льодовий джемпер, де волонтери вводять себе і діляться одна річ, яка збуджена про допомагає людям з'єднатися. Якщо у вас є волонтери, які працюють в різних сферах заходу, такі як реєстрація і рецензування, вони отримують користь від знайомства один одному імена і ролі. Відчуття камарадрине розвивається природно, коли люди відчувають, що вони є частиною тієї ж команди.

Розглядайте організацію волонтерської гри після події або під час перерви, якщо графік дозволяє. Позбавляючи волонтерів, грайте круглу спільно з побудовою доброї волі і надає їм смак досвіду, які допомагають створювати. Волонтери, які розуміють перспективу гравця, часто частіше емпатують і ефективні у своїх ролях.

Визнання та мотивація

Визначте волонтерів публічно і в приватному порядку. Просте виселення під час ранкового брифінгу або згадки в обгортання подій йде довго. Якщо волонтер добре ручить складну ситуацію, нехай їм відомо, ви помітили. Особливе визнання більш значуще, ніж генна хвальність. Скажіть "Подаруйте вам за перебування спокійно і професіонала, коли цей гравець мав питання з їх маркером" показує, що ви звертаєте увагу.

Невеликі токени вдячності також справа. Заповітність за події, знижка на реєстрацію майбутнього, безкоштовний обід або подарункова картка в місцевий бізнес - це всі жести, які згадують волонтери. Вам не потрібно витрачати багато грошей. Подуманість за жестом - це те, що кількість.

Поручання стресу і конфлікт

Заходи пейнтболів можуть бути інтенсивними. Довгий час, фізична екстермація, тепла або холодна, і важко учасників всіх сприяють стресу. Волонтери можуть бути втомиті, розчаровані або перевантажені. Протипоказати це і планувати для нього. Розклад регулярних розривів так волонтери можуть відпочивати, гідратувати і їсти. Повертати волонтерів між ролями, якщо можливо запобігти фізичним навантаженням від повторюваних завдань.

Якщо конфлікти виникають між волонтерами або між волонтером та учасником, звертайтесь до них спокійно та швидко. У такому випадку організатор, який керує вирішення конфліктів. Волонтери ніколи не відчувають, що вони повинні мати справу з неприпустимим учасником. Подаруйте їм повноваження на ескалацію ситуацій, щоб ви або на професіонал з безпеки, якщо це необхідно. Знаючи, що підтримка доступна, знижує занепокоєння та допомагає волонтерам, які перебувають під тиском.

Операційне управління під час заходу

Доброго дня, але реальний тест волонтерського управління відбувається, коли захід живе. У день зміни ролі від планувальника до лідера. Волонтери потребують спрямованості, підтримки та вирішення проблем в режимі реального часу. Перебування видимих, доступних і відповідальних є запорукою.

Структура та підтримка

Не намагайтеся керувати кожним волонтером безпосередньо. Спійм управління стає незрівнянним за межі певного номера. Замість, призначають команду веде, що передивляють менші групи. Команда реєстрації веде направляє три або чотири волонтери на касі. Поле ведеться наглядає рецензентів і співробітників безпеки. Ця команда веде доповідь про вас і ручить вам денний час і питання в межах своєї області.

Команда веде до проведення заходу, щоб вони зрозуміли свої обов’язки та дізналися, як досягти вас. Вони також повинні мати повноваження приймати незначні рішення, не чекаючи на вашу затвердження. Команда, яка веде створення більшої кількості анігійних організацій та зменшує використання пляшкових приладів.

Управління перервами та обертань

Волонтери потребують перерви. Волонтери, які працюють протягом шести прямих годин без перерви, повинні зробити помилки, стати дратівливими і вигорнути. Створіть розклад перерви, який забезпечує кожен волонтер, який отримує час для відпочинку, їжі і зарядки. Для суддів, які знаходяться на ногах і на сонці, розкладайте 10 хвилин перерви через кожну годину або два. Для реєстрації волонтерів, які знаходяться в приміщенні і сидіння, довший, але менш часті перерви можуть працювати.

Якщо у вас є обмежена кількість волонтерів, розгляньте обертати людей через різні ролі протягом дня. Волонтер, який проводить ранок при реєстрації, може зайняти нічний зсув як поле маршал. Rotation зберігає день цікавим, знижує фізичне навантаження від повторюваних завдань, і дає волонтерам більш широкий вигляд, як працює захід. Також він будує переїзд у вашу команду, тому якщо хтось називає хворими або потребує, щоб залишити на початку, інші можуть крок.

Використовувати простий інструмент для планування та обслуговування, який знаходиться на розриві та який охоплює їх . Випробування в розкладі запобігає згубності та гарантує, що кожна станція завжди працює.

Адаптація до зміни умов

Не проходить точно відповідно до плану. Зміни погоди, розбиття обладнання, гравці прибувають в несподівані номери, а розклади тапочки. Волонтери шукають керівництва при перепаді умов. Приготувати рішення про роль нальоти. Якщо лінія реєстрації зростає швидше, ніж очікувано, витягують волонтера з менш зайнятої зони, щоб допомогти. Якщо поле займе довше, щоб скидати між грими, регулювати обертання так референти залишаються свіжими.

Залишити коментар або відгук про Радіо або повідомлення про систему, щоб повідомити про це волонтерів. Не варто припустити, що кожен помітить зміну. Розширювальний зв'язок запобігає роздратування і гарантує, що волонтери відчувають себе в контрольі, а не плутають.

Пост-винагорода вдячність і затримання

На заході завершуються, але Ваші стосунки з волонтерами продовжуються. Як ви ручите період після події, визначаєте, чи приходять волонтери на наступний. Подумливий підхід до пост-винаходу будує лояльність, збирає цінний зворотний зв'язок, зміцнює вашу волонтерську спільноту протягом часу.

Висловлення висоти

Дякуємо волонтерам, перш ніж залишити захід. Відчувається дієслова вдячність - ви доставили у людини мінімальну. Група подяка-ви під час зустрічі або оголошення змушує людей відчувати себе. Дотримуйтесь 48 годин з персоналізованою електронною поштою або повідомленням. Чоловічий специфічний внесок. "Ваша робота на станції хронографа зберігають всі безпечні і ігри, які рухаються плавно", несе більше ваги, ніж загальні "танки для допомоги".

Розглядайте посилку на невеликий подяки-ви подарунок або послугу. Заповіді мерчінде, дисконтний код для майбутніх пейнтболівок, або замітка всіх робіт добре. Жести не потрібно бути великими, але це повинно бути щирим і своєчасним.

Зворотній зв'язок

Надішліть коротке опитування відгуків волонтерам протягом тижня події. Запитайте, що добре поширилося, що можна було б знову поліпшити, і чи буде волонтер знову. Тримайте опитування щодо свого часу. Кілька кількох питань, що стосуються і одне питання для коментарів достатньо. Зворотній зв'язок ви отримуєте допомагає вам рефінансувати процеси і визначити волонтерів, які можуть зацікавити прийняття ролі лідера в наступний раз.

Використовувати відгуки, щоб зробити зміни Якщо кілька волонтерів згадують, що графік незбирався або що тренінговий сеанс був занадто близько до дати події, скоригуйте свій підхід відповідно. Продемонструвавши, що ви приймаєте відгуки серйозно заохочує волонтерів, щоб забезпечити їх вхід в майбутньому.

Створення волонтерського об’єднання

Волонтери, які відчувають себе в організації, швидше за все, можуть повернутися. Забезпечити контакт протягом року, не тільки коли вам потрібна допомога. Відправте від часу оновлення про майбутні події, поділіть фотографії та оповідання з минулих подій, і запрошуйте волонтерів до соціальних зборів або можливостей для тренувань. Проста інформаційна група зберігає спільноту живим між подіями.

Якщо ви будували міцну волонтерську спільноту, рекрутинг стає простіше. Кращий інструмент для рекрутингу – це позитивне слово-рекомендація від поточного або минулого волонтера. Порадуйте своїх волонтерів як партнерів у успіху події, не як тимчасові праці, і вони стануть вашими найбільш пристрасними адвокатами.

Прийміть все разом

Запуск пейнтболу – це складна операція, а ваша волонтерська команда – це двигун, який робить його роботою. Починаючи з чітких ролей і ретельних тренувань встановлює сильний фундамент. Ефективне спілкування зберігає всі вирівняні і проінформовані. Позитивна культура мотивує волонтерів виконувати на своїх кращих. Суцільний оперативний менеджмент під час заходу забезпечує, що день проходить плавно. А після-винагородка збудує лояльність і безперервність, що витримує вашу команду протягом часу.

Кожен з цих елементів зміцнює інші. Добре підготовлений волонтер, який відчуває себе оціночним, швидше за все, щоб спілкуватися відкрито і ефективно керувати стресом. Добре організований захід, який працює на графіку, зменшує розчарування для всіх. Час і енергія, яку ви вкладати в управління волонтерами, оплачує дивіденди в безпеці, задоволеності учасників і власний спокій розуму.

Для подальшого читання на будівельній та управлінській командах волонтерів, вивчення ресурсів з організацій, таких як Volunteer Hub, який пропонує практичні посібники з підбору та зберігання, або Better Волонтер блог], які охоплюють стратегії зв'язку та культуру команди. Якщо ви шукаєте інструменти для узгодження графіків та завдань, SignUp.com] забезпечує простий майданчик для управління волонтерськими змінами.

Ми пропонуємо Вам щось цінне. Зустрічайте їх з приготуванням, повагою та вдячністю за те, що Ваше пейнтболське свято запам’ятовується для всіх причин. Застосуйте ці стратегії, а ваша волонтерська команда не тільки ефективно керує днем, але й покажетеся, щоб бути частиною вашого наступного заходу.