چرا مدیریت داوطلبانه رویداد Paintball شما را می سازد یا شکست می دهد

یک رویداد رنگی بستگی به بیش از نشانگرهای خوب و یک طرح هوشمندانه دارد.مردم که در پشت صحنه نمایش می دهند، تأثیر مستقیمی بر ایمنی، جریان و تجربه کلی داوطلبان دارند که ثبت نام، خلاصه ایمنی، داور، چک تجهیزات و دوازده وظیفه دیگر را انجام می دهند که روز را از افتادن به هرج و مرج حفظ می کنند، زمانی که داوطلبان به خوبی سازماندهی می کنند، زمانی که یک ماشین کار استراتژیک را مشخص نمی کنند، بلافاصله متوجه تفاوت استراتژیک می شوند.

چالش این است که داوطلبان به کارکنان پرداخت نمی کنند، آنها آزادانه به دلیل اعتقاد به رویداد یا جامعه پشت آن، به این معنی است که روش های مدیریت سنتی همیشه ترجمه نمی کنند، داوطلبان نیاز به جهت روشن، ارتباطات احترام و قدردانی واقعی دارند. آنها همچنین به سیستم هایی نیاز دارند که شغل خود را آسان تر می کنند و استراتژی های زیر به شما کمک می کند تا یک تیم داوطلب بسازید که آماده است و اولین بازیکن را به عنوان یک بازی نهایی انگیزه می دهد.

دانلود بازی The Groundwork Before Event Day

کار مدیریت داوطلبان در صبح رویداد شروع نمی شود، هفته ها قبل شروع می شود، زمانی که هنوز برنامه ریزی طرح و سفارش رنگ را انجام می دهید، آماده سازی اولیه به شما زمان می دهد تا افراد مناسب را استخدام کنید، آنها را به موقعیت هایی که نقاط قوت خود را متناسب می کنند اختصاص دهید و آموزش هایی را که برای موفقیت در این مرحله نیاز دارند، ایجاد سردرگمی، استرس و سوزاندن داوطلبانه.

طراحی یک ساختار نقش داوطلب

با نقشه برداری از هر کاری که باید در طول رویداد پوشش داده شود، از طریق سفر شرکت کننده از ورود به خروج، کسی نیاز به استقبال بازیکنان در دروازه دارد. کسی باید معافیت ها و ثبت نام را اداره کند، کسی باید ایستگاه کرونوگرافی را اجرا کند تا سرعت نشانگر را بررسی کند.

هنگامی که شما یک لیست کاری دارید، وظایف مربوط به گروه به نقش های متمایز را به هر نقش یک عنوان روشن و دامنه مسئولیت را ارائه دهید، به عنوان مثال، یک "Registration Lead" کنترل چک کردن، معافیت ها و دستبند را کنترل می کند، "میدان زمین"، قوانین را اجرا می کند و سیگنال ها شروع و متوقف می شوند.A "افسر ایمنی" رفتار chron را بررسی می کند و نظارت می کند که آنها را از بین می برد و کنترل می کند، و از اینکه چه نقش های تصویری را حذف می کند، و چه چیزی را از بین می کند.

ایجاد توضیحات دقیق موقعیت

برای هر نقش، یک توصیف موقعیت کوتاه بنویسید که شامل وظایف، تعهد زمان، هر گونه مهارت یا گواهینامه مورد نیاز، و زنجیره توصیف موقعیت دستور به استخدام کمک می کند تا تصمیم بگیرند که کدام نقش برای آنها مناسب است.آنها یک نقطه مرجع در طول آموزش ارائه می دهند. آنها همچنین به داوطلبان چیزی برای ارجاع به رویداد می دهند اگر آنها جزئیات را فراموش کنند.

توصیف های عملی و ساده را اجتناب کنید، مانند "کمک به جایی که لازم است" به جای آن، چیزی مانند "مدیریت جدول اجاره تجهیزات، از جمله نشانگرهای صدور، پدها و ماسک ها، جمع آوری سپرده ها و بازگشت داوطلبانه ها بهتر عمل می کنند زمانی که انتظارات به جای کلی مشخص هستند.

فرآیند استخدام

استخدام داوطلبان برای یک رویداد رنگی می تواند از چندین منبع جذب کند. داوطلبان گذشته اغلب مایل به بازگشت هستند اگر آنها تجربه خوبی داشته باشند، جوامع محلی رنگ، گروه های رسانه های اجتماعی و انجمن ها مکان های عالی برای پیدا کردن افرادی هستند که قبلا ورزش و فرهنگ آن را درک می کنند. شما همچنین می توانید به تیم های ورزشی محلی، باشگاه های تفریحی، یا گروه های نظامی و حقوقی که ممکن است اعضای داوطلب شوند.

هنگامی که شما به داوطلبان بالقوه می رسید، در مورد آنچه که نقش نیاز دارد و آنچه که آنها از تجربه به دست می آورند شفاف باشید، داوطلبان را به دست آوردن تجربه رویداد، ایجاد ارتباطات اجتماعی، و اغلب دریافت مزایا مانند بازی آزاد، غذا، یا رویداد مردم به احتمال زیاد به گفتن بله هنگامی که آنها ارزش سهم خود را درک می کنند.

آموزش مقدماتی

آموزش یکی از موثرترین گام هایی است که می توانید برای تعیین داوطلبان برای موفقیت انجام دهید.یک جلسه آموزشی نیازی به طولانی یا دقیق نیست، یک جلسه دو ساعته که یک هفته برگزار می شود تا بتواند همه داوطلبان را پوشش دهد، اگر ممکن است، آموزش در محل رویداد را نگه دارد تا داوطلبان بتوانند طرح میدانی را ببینند و محیط فیزیکی را درک کنند.

در طول آموزش، از طریق هر نقش در جزئیات، روش های کلیدی را نشان دهید، مانند چگونگی استفاده از دودکش، چگونگی صدور و بازرسی تجهیزات اجاره، و چگونگی رسیدگی به بازیکن که ماسک خود را در این زمینه حذف می کند، از طریق پروتکل های اضطراری خود، از جمله آنچه که در مورد آسیب، شکست تجهیزات، یا تاخیر آب و هوا اجازه می دهد زمان برای سوالات و عمل داوطلبانه که آنها را انجام می دهند، زمانی که مطمئن تر هستند.

اگر داوطلبانی دارید که برای رنگ آمیزی جدید هستند، آنها را با داوطلبان با تجربه در طول رویداد جفت کنید.یک سیستم دوست اضطراب را کاهش می دهد و ساختار پشتیبانی داخلی را فراهم می کند. داوطلبان بی تجربه به سرعت یاد می گیرند که در کنار کسی که طناب ها را می شناسد کار می کنند.

ساخت یک راهنمای آموزشی

یک راهنمای آموزش کتبی به عنوان مرجعی عمل می کند که داوطلبان می توانند در زمان خود مشورت کنند، لازم نیست که چند صفحه ای که تدارکات رویداد، روش های ایمنی، دستورالعمل های خاص نقش و لیست تماس را پوشش می دهند، به صورت دیجیتالی دستی قبل از رویداد به اشتراک بگذارند و چاپ چند نسخه را برای داوطلبانی که ترجیح می دهند مرجع فیزیکی.

کتابچه راهنمای باید شامل برنامه رویداد، نام و اطلاعات تماس از سازمان دهندگان کلیدی، نقشه از زمینه و تاسیسات، و خلاصه ای از قوانین بازی شامل چک لیست برای هر نقش، بنابراین داوطلبان می توانند تایید همه چیز آنها را به خوبی آماده شده است، تعداد سوالات شما باید در روز رویداد پاسخ دهید و داوطلبان احساس امنیت می دهند.

استراتژی های ارتباطی که کار می کنند

ارتباطات شفاف ستون فقرات مدیریت داوطلبان موثر است، هنگامی که اطلاعات آزادانه جریان می یابد، داوطلبان احساس می کنند مطلع و متصل هستند، زمانی که ارتباطات از بین می رود، مردم فرضیات، به روز رسانی های از دست رفته یا احساس می کنند که عادات ارتباطی قوی را قبل، در طول و بعد از رویداد همه را هماهنگ می کند.

ارتباطات پیش از حتی

از یک کانال ارتباطی متمرکز برای به اشتراک گذاری به روز رسانی با تمام داوطلبان استفاده کنید.برنامه پیام رسانی گروهی مانند WhatsApp، تلگرام یا سیگنال، به خوبی کار می کند، زیرا اجازه می دهد ارتباطات فوری و کار در سراسر دستگاه های مختلف به روز رسانی های منظم در هفته های منتهی به رویداد، به اشتراک گذاری برنامه، دستورالعمل های پارکینگ، پیش بینی های آب و هوایی و هر گونه تغییرات به برنامه Consist اعتماد می کند، زمانی که آنها را به اطلاعات کمتر گیج کننده می شناسند یا احتمالا احساس سردرگمی می کنند.

علاوه بر پیام های گروهی، یک ایمیل جامع به همه داوطلبان در حدود یک هفته قبل از رویداد ارسال کنید و تمام جزئیات ضروری را در یک مکان قرار دهید: تاریخ، زمان شروع، مکان، چه چیزی را برای پوشیدن، چه کسی و چه کسی باید در روز تماس بگیرد. ایمیل تک منبع شانس اطلاعات مهم از دست رفته در یک موضوع چت طولانی را کاهش می دهد.

ابزار ارتباطات روزانه

صبح روز بعد از رویداد، جلسه کوتاه تمام عیار را قبل از ورود شرکت کنندگان اول برگزار کنید.از این جلسه برای بررسی برنامه، تایید تکالیف نقش، معرفی رهبران تیم و یادآوری همه پروتکل های ایمنی کلیدی استفاده کنید.

در طول این رویداد، ارتباط باز بین داوطلبان و سازمان دهندگان برقرار می کند. رهبران تیم آی پیپ با رادیوهای دو طرفه یا کانال پیام رسانی اختصاصی برای به روز رسانی های فوری، به ویژه برای داوران زمینه ای که ممکن است تلفن های خود را در دسترس نداشته باشند، یک پروتکل روشن برای گزارش حوادث، درخواست یک وقفه یا تماس برای کمک، هنگامی که داوطلبان می دانند که چگونه به تصمیم گیرندگان برسند، به سرعت حمایت می کنند و احساس قدرت می کنند.

مدیریت سوالات و بازخورد

داوطلبان را تشویق کنید تا در طول روز سوال بپرسند، برخی از داوطلبان برای صحبت کردن تردید می کنند، زیرا نمی خواهند بی اطلاع به نظر برسند، بگذارید زود بدانند که سوالات خوش آمد و انتظار می رود، فردی را که مسئول پاسخ دادن به سوالات داوطلبانه در طول رویداد است، مشخص کنند که این می تواند یک سازمان دهنده، یک رهبر تیم یا یک هماهنگ کننده داوطلب باشد.

در طول و بعد از رویداد بازخورد بگیرید اگر داوطلب یک راه کارآمد برای مدیریت ثبت نام یا یک راه امن برای انجام چک های کرونوگرافی را پیشنهاد کند، گوش دهید و در نظر بگیرید که داوطلبان اغلب جزئیات عملیاتی را می بینند که سازمان دهندگان از دست می دهند.

پرورش فرهنگ داوطلب مثبت

داوطلبان وقت خود را آزادانه می دهند و فرهنگی که ایجاد می کنید تأثیر مستقیمی بر تجربه آنها دارد.یک فرهنگ مثبت داوطلبان را درگیر نگه می دارد، گردش مالی را کاهش می دهد و داوطلبان جدید را به رویدادهای آینده جذب می کند.مردم می خواهند بخشی از محیطی باشند که احساس ارزشمندی، احترام و بخشی از چیزی معنادار دارند.

فعالیت های تیمی-ساخت

قبل از شروع این رویداد، چند دقیقه وقت بگذارید تا یک تمرین ساده برای ساخت تیم انجام دهید، لازم نیست که یک یخ شکن سریع را توضیح دهید که داوطلبان خودشان را معرفی می کنند و یک چیز را که در مورد کمک به افراد در ارتباط هستند، به اشتراک می گذارند.اگر داوطلب هستید که در مناطق مختلف این رویداد کار می کنند، مانند ثبت نام و داور، آنها از شناخت نام های یکدیگر بهره مند می شوند.

در نظر بگیرید که یک بازی داوطلبانه را پس از رویداد یا در حین استراحت اگر برنامه اجازه می دهد تا داوطلبان یک دور را با هم بازی کنند، حسن نیت را ایجاد می کنند و طعم تجربه ای را که به ایجاد داوطلبان کمک می کنند، می دهند که درک می کنند دیدگاه بازیکن اغلب همدلی و موثر در نقش های خود است.

شناسایی و انگیزه

داوطلبان را به طور عمومی و خصوصی تشخیص دهید.یک فریاد ساده در طول جلسه صبح یا اشاره ای در رویداد بسته بندی طولانی مدت است.اگر یک داوطلب وضعیت دشواری را به خوبی مدیریت کند، اجازه دهید آنها بدانند که تشخیص خاص معنی دار تر از تحسین عمومی است. "از شما برای آرام ماندن و حرفه ای بودن زمانی که بازیکن یک مسئله با نشانگر خود داشته باشد" نشان می دهد که شما توجه می کنید.

توکن های کوچک قدردانی نیز مهم هستند.تعطه کالا، تخفیف در ثبت نام آینده، ناهار آزاد یا کارت هدیه به یک کسب و کار محلی همه حرکاتی هستند که داوطلبان به یاد می آورند، شما نیازی به صرف مقدار زیادی پول ندارید.

مدیریت استرس و تعارض

رویدادهای رنگی می تواند شدید باشد.چند ساعت طولانی، اعمال فیزیکی، گرما یا سرما و شرکت کنندگان دشوار همه به استرس کمک می کنند. داوطلبین ممکن است خسته، ناامید یا غرق شوند.این و برنامه را برای استراحت منظم برنامه ریزی کنند تا داوطلبان بتوانند استراحت کنند، هیدراته و غذا خوردن.

هنگامی که درگیری ها بین داوطلبان یا بین یک داوطلب و یک شرکت کننده بوجود می آیند، به آرامی و سریع به آنها رسیدگی کنید، یک سازمان دهنده تعیین شده باشید که در صورت لزوم، داوطلبان را کنترل می کند و به داوطلبان کمک می کند تا تنها با یک شرکت کننده خشونت آمیز مقابله کنند.

مدیریت عملیاتی در طول رویداد

برنامه ریزی خوب مرحله را تعیین می کند، اما آزمون واقعی مدیریت داوطلبانه زمانی اتفاق می افتد که رویداد زنده است.در روز، نقش شما از برنامه ریز به رهبر تغییر می کند، داوطلبان نیاز به جهت، پشتیبانی و حل مسئله در زمان واقعی دارند.

نظارت و پشتیبانی ساختارهای

سعی نکنید هر داوطلب را به طور مستقیم مدیریت کنید، محدوده کنترل خارج از یک عدد مشخص غیر قابل کنترل می شود، در عوض، تیم را منصوب کنید که گروه های کوچکتر را نظارت می کند.یک تیم ثبت نام منجر به نظارت بر سه یا چهار داوطلب در جدول چک می شود. یک زمینه نظارت بر داوران و افسران ایمنی است.

رهبری تیم باید قبل از رویداد خلاصه ای داشته باشد تا مسئولیت های خود را درک کنند و بدانند که چگونه به شما برسند، آنها همچنین باید بدون انتظار برای تایید شما، اختیارات لازم برای تصمیم گیری های جزئی را داشته باشند.تیم توانمندسازی منجر به ایجاد یک سازمان چابک تر و کاهش تنگناها می شود.

مدیریت شکستن و تنظیمات

داوطلبان نیاز به استراحت دارند. داوطلبی که برای شش ساعت کار می کند بدون وقفه در حال اشتباه کردن است، تحریک پذیر می شود و می سوزد.یک برنامه استراحت ایجاد می کند که تضمین می کند هر داوطلب زمان استراحت، غذا خوردن و شارژ شدن برای داورهایی که روی پاهای خود و در آفتاب هستند، هر ساعت یا دو ساعت یک وقفه 10 دقیقه ای را برای ثبت نام داوطلبانی که در داخل و محل کار هستند، اما ممکن است کمتر بنشینند.

اگر تعداد محدودی از داوطلبان دارید، مردم را از طریق نقش های مختلف در طول روز به حالت عادی در نظر بگیرید.یک داوطلب که صبح را در ثبت نام صرف می کند می تواند یک تغییر بعد از ظهر را به عنوان یک مارشال میدانی انجام دهد، بنابراین اگر کسی بخواهد که در مراحل اولیه بیمار شود، می تواند دیدگاه گسترده تری از چگونگی عملکرد این رویداد داشته باشد.

استفاده از یک ابزار برنامه ریزی ساده و یا تخته سفید برای ردیابی که چه کسی در حال شکستن و چه کسی پوشش برای آنها. قابلیت مشاهده در برنامه جلوگیری از سردرگمی و تضمین که هر ایستگاه همیشه کارکنان.

سازگاری با تغییر شرایط

هیچ رویداد دقیقاً مطابق با برنامه تغییرات آب و هوا، وقفه تجهیزات، بازیکنان به اعداد غیرمنتظره می رسند و برنامه های برنامه ریزی برای راهنمایی در هنگام تغییر شرایط، آماده برای انطباق تکالیف نقش در پرواز هستند، اگر خط ثبت نام سریع تر از حد انتظار می رود، یک داوطلب را از یک منطقه کمتر شلوغ برای کمک به شما بکشید.اگر این زمینه برای تنظیم مجدد بین بازی ها آماده است، بنابراین داور تازه باقی می ماند.

به وضوح و بلافاصله با تغییرات تماس بگیرید، از سیستم پیام رسانی یا رادیویی خود برای اطلاع رسانی به رهبران تیم و داوطلبان آسیب دیده استفاده کنید، فرض نکنید که همه متوجه تغییر می شوند. ارتباطات غیر رسمی مانع از سرخوردگی می شود و تضمین می کند که داوطلبان به جای سردرگمی احساس کنترل می کنند.

قدردانی و بازگشت

این رویداد به پایان می رسد، اما رابطه شما با داوطلبان ادامه می دهد، چگونه شما دوره پس از رویداد را اداره می کنید، تعیین می کند که آیا داوطلبان برای یک بعدی بازگشته اند یا خیر، رویکرد پس از رویداد متفکرانه وفاداری ایجاد می کند، بازخورد ارزشمندی را جمع آوری می کند و جامعه داوطلب خود را در طول زمان تقویت می کند.

ابراز قدردانی

تشکر از داوطلبان قبل از ترک این رویداد، یک تشکر کلامی که به شخص تحویل داده اید، حداقل است.یک گروه تشکر از شما در طول جلسه بسته شدن یا اعلام باعث می شود افراد احساس کنند که در عرض 48 ساعت با یک ایمیل یا پیام شخصی شده، دنبال کنید. "کار شما در ایستگاه دودکش همه را امن نگه می دارد و بازی های متحرک وزن بیشتری نسبت به کمک عمومی دارد.

در نظر بگیرید ارسال یک بسته کوچک تشکر و یا مراقبت از محصولات رویداد، یک کد تخفیف برای خریدهای آینده رنگ توپ، یا یک یادداشت دست نوشته همه چیز به خوبی کار می کند.این حرکت نیازی به بزرگ شدن ندارد، اما باید صادقانه و به موقع باشد.

جمع آوری بازخورد

یک نظرسنجی بازخورد کوتاه به داوطلبان در عرض یک هفته از این رویداد ارسال کنید.پرسید چه چیزی می تواند بهبود یابد و آیا آنها دوباره داوطلب می شوند یا اینکه به طور خلاصه به زمان خود احترام می گذارند. سوالات چند گزینه ای و یک سوال باز برای نظرات کافی است. بازخورد شما کمک می کند تا فرآیندهای خود را اصلاح کنید و داوطلبانی را شناسایی کنید که ممکن است علاقه مند به گرفتن نقش رهبری بعدی باشند.

بازخورد استفاده از تغییرات.[۱۰] اگر داوطلبان متعدد اشاره کنند که برنامه نامشخص است یا جلسه آموزش بسیار نزدیک به تاریخ رویداد بود، رویکرد خود را مطابق با نشان دادن اینکه شما بازخورد جدی را تشویق می کند داوطلبان برای ادامه ارائه ورودی خود در آینده.

ایجاد یک جامعه داوطلب

داوطلبانی که احساس ارتباط با سازمان شما دارند، احتمال بیشتری دارند که در طول سال تماس خود را حفظ کنند، نه تنها زمانی که شما نیاز به کمک دارید، به روز رسانی های گاه به گاه در مورد رویدادهای آینده ارسال کنید، عکس ها و داستان های رویدادهای گذشته را به اشتراک بگذارید و داوطلبان را به گردهمایی های اجتماعی یا فرصت های آموزشی دعوت کنید.

هنگامی که شما یک جامعه داوطلب قوی ایجاد کرده اید، استخدام آسان تر می شود، بهترین ابزار استخدام شما یک توصیه مثبت از دهان از یک داوطلب فعلی یا گذشته است.با داوطلبان خود به عنوان شریک در موفقیت رویداد، نه به عنوان کار موقت، و آنها تبدیل به پرشورترین حامیان شما.

همه چیز را با هم جمع کنید

اجرای یک رویداد رنگی یک عملیات پیچیده است و تیم داوطلب شما موتور است که آن را کار می کند.با شروع با نقش های روشن و آموزش کامل یک پایه قوی را ایجاد می کند. ارتباطات موثر همه را هماهنگ و آگاه نگه می دارد.یک فرهنگ مثبت به داوطلبان انگیزه می دهد تا در بهترین حالت خود را مدیریت عملیاتی جامد در طول رویداد تضمین می کند که روز به طور هماهنگ اجرا می شود و قدردانی پس از آن وفاداری و تداوم تیم شما را در طول زمان حفظ می کند.

هر یک از این عناصر، دیگران را تقویت می کند. داوطلبی که احساس قدردانی می کند، احتمالاً به طور علنی ارتباط برقرار می کند و به طور موثر استرس را اداره می کند.یک رویداد به خوبی سازمان یافته که در برنامه اجرا می شود، سرخوردگی را برای همه کاهش می دهد. زمان و انرژی که در مدیریت داوطلبانه سرمایه گذاری می کنید، سود سهام در ایمنی، رضایت شرکت کنندگان و صلح ذهن شما را تقسیم می کند.

برای مطالعه بیشتر در ساخت و مدیریت تیم های داوطلب، منابع را از سازمان هایی مانند وولونونتر Hub بررسی کنید، که راهنماهای عملی را در استخدام و حفظ و یا وبلاگ داوطلب بهتر ارائه می دهد، که استراتژی های ارتباطی و فرهنگ را پوشش می دهد اگر شما به دنبال ابزار برای هماهنگ سازی و برنامه های داوطلبانه هستید.

داوطلبانی که برای رویداد شما نمایش داده می شوند، چیزی ارزشمند به شما می دهند و با آماده سازی، احترام و قدردانی آنها را ملاقات می کنند، تضمین می کنند که رویداد شما به خاطر تمام دلایل مناسب است. اعمال این استراتژی ها و تیم داوطلب شما نه تنها روز را به طور موثر مدیریت می کند، بلکه منتظر این است که بخشی از رویداد بعدی شما باشد.