Per què la gestió de voluntaris fa o Trenca l'esdeveniment de la bola

Un esdeveniment de pintura depèn de més de marques ben organitzats i una disposició de camp intel· ligent. La gent que dirigeix el programa darrere de les escenes té un impacte directe en la seguretat, el flux i l' experiència global. Els voluntaris gestiona els papers, les reunions de seguretat, les comprovacions d' equip, i una dotzena d' altres tasques que manté el dia de descendent en el caos. Quan els voluntaris tenen un impacte ben organitzat, l' esdeveniment s' executa com una màquina ben refinada. Quan no són participants, no s'adonen de la diferència immediatament. Invertint el temps en gestió de voluntaris no és després d' un exercici. És una prioritat estratègica que determina si el vostre esdeveniment té èxit o problemes.

El repte és que els voluntaris no reben personal. Donen lliurement el seu temps perquè creuen en l' esdeveniment o en la comunitat que hi ha al darrere. Això vol dir que els enfocaments tradicionals de gestió no sempre tradueixen. Els voluntaris necessiten una direcció clara, comunicació respectuosa i reconeixement. També necessiten sistemes que fan més fàcil els seus treballs en comptes de més fàcil. Les següents estratègies us ajudaran a construir un equip voluntari que està preparat, motivat i efectiu des del primer jugador d' arribada al xiulet final.

Disposant el camp de Groundwork abans del dia d' esdeveniment

El treball de gestionar voluntaris no comença el matí de l' esdeveniment. Comença setmanes abans, quan encara esteu planejant la disposició del camp i l' ordenació de la pintura. Les preparatius prèvies us dona temps per reclutar la gent correcta, assignar- les a posicions que encaixen en les seves fortaleses, i proporcionar l' entrenament que necessiten tenir èxit. Els Rush que creen confusió, estrès i crema voluntaris.

Dissenyant una estructura de rols voluntaris

Iniciat fent un mapa de cada tasca que s' ha de cobrir durant l' esdeveniment. Avançant durant el viatge de participant des de l' arribada a sortida. Algú necessita rebre els reproductors de benvinguda a la porta. Algú necessita gestionar els wourivers i els registres. Algú ha de dirigir l' estació de chronograph per a comprovar la velocitat de marcadors. Algú necessita tornar a rebre reunions de seguretat. Algú ha de referir- se al camp. Algú ha de gestionar equips de lloguer i vendes de pintura. Algú ha d' estar disponible per ajudar primer cop o emergències. Escriviu tot això abans d' assignar- vos a la gent.

Una vegada que teniu una llista de tasques, grup relacionat amb tasques diferents. Doneu cada paper i un camp de responsabilitat clara. Per exemple, una "Llaps de difusió" gestiona les comprovacions de comprovació, greguen, i les brapes de canell. Un joc de monitors "Campe Refere," força les regles i els senyals comencen i s' aturin. Un "Safety Agent" gestiona comprovacions de control i control de barrils. Els rols definits preveuen que s' ocupin de la sobreposició, elimina forats, i els voluntaris donen una imatge clara del que són responsables.

S' estan creant les descripcions de la posició detallada

Per a cada paper, escriviu una descripció curta de posició que inclou els deures, el compromís del temps, qualsevol habilitat o certificacions necessàries, i la cadena de comandaments. Les descripcions de posició serveixen múltiples propòsits. Ells ajuden als reclutadors a decidir quin paper és un bon atac per a ells. Proporcionen un punt de referència durant l' entrenament. També donen voluntaris per a tornar a referir- se durant l' esdeveniment si no oblideu un detall.

Mantingueu les descripcions pràctiques i clares. Eviteu el llenguatge vaga com "ajuda a on calgui." En comptes d' això, digueu quelcom com "maneja la taula de lloguer d' equips, incloent- hi marques, càpsules i màscares, recollir dipòsits i registre retorna." Els voluntaris fan millor quan les expectatives són més concretes en comptes de general.

El procés de recrument

Els voluntaris que afecten a un esdeveniment de pintura poden dibuixar-se de diverses fonts. Els voluntaris Pass sovint estan disposats a tornar si tenen una bona experiència. Les comunitats de pintura local, grups de mitjans socials i fòrums són excel·lents llocs on trobar gent que ja entén l'esport i la seva cultura. També podeu arribar a equips locals, fora de clubs de recreatius, o grups de policia militars que poden interessar els membres voluntaris.

Quan arribem a voluntaris potencials, sigueu transparents sobre el que requereix el paper i el que obtindran de l' experiència. Marqueu els beneficis. Els voluntaris guanyen experiència amb esdeveniments, construccions de construcció, i sovint reben punts com un joc lliure, menjars o mercaderia d' esdeveniment. La gent és més probable que digui sí quan entengui el valor de la seva contribució. Proporciona un procés simple de signes, ja sigui a través d' una forma o un full de càlcul, on els voluntaris poden indicar el seu paper preferit i disponibilitat.

Sessions d' entrenament pre- ocupat

L' entrenament és un dels passos més importants que podeu prendre per establir voluntaris per a l' èxit. Una sessió d' entrenament no necessita gaire o elaborat. Una sessió de dues hores celebrada una setmana abans que l' esdeveniment pugui cobrir tots els voluntaris que hagin de saber. Si és possible, manté l' entrenament a la localització de l' esdeveniment per tal que els voluntaris puguin veure la disposició del camp i entendre l' entorn físic.

Durant l' entrenament, passa a través de cada paper en detall. Demostrar procediments de tecla, com ara usar el chronograph, com fer- ho amb l' equip de lloguer i inspeccionar els equips de lloguer, i com gestionar un jugador que elimina la màscara en el camp. Recorrerà a través dels vostres protocols d' emergència, incloent el que farà en cas d' una ferida, un error d' equipament o un retard. Permet temps per a preguntes i pràctiques. Els voluntaris que han practicat una tasca molt més segura quan la fan servir.

Si teniu voluntaris que són nous per pintar-los, considereu parella amb voluntaris experimentats durant l'esdeveniment, un sistema col·lega redueix ansietat i proporciona una estructura de suport integrada.

Construir un manual d' entrenament

Un manual d' entrenament escrit serveix com a referència que els voluntaris poden consultar- se en el seu propi temps. No cal que hi hagi molt de temps. Algunes pàgines que cobreixin els registres d' esdeveniments, procediments de seguretat, instruccions específiques de paper i una llista de contactes és suficient. Compartiu el manual digitalment abans de l' esdeveniment, i considereu imprimir algunes còpies a mà per a voluntaris que prefereixen una referència física.

El manual hauria d' incloure la planificació de l' esdeveniment, els noms i la informació de contacte dels organitzadors de les claus, un mapa del camp i instal· lació, i un resum de les regles de joc. Inclou una llista per a cada paper, així que els voluntaris poden confirmar que tenen tot el que necessiten. Un manual ben basat en el qual reduirà el nombre de preguntes que heu de respondre en l' esdeveniment i als voluntaris un sentit de seguretat.

Extensions de comunicació que funcionen

La comunicació és la columna vertebral de la gestió de voluntaris efectiva. Quan la informació flueix lliurement, els voluntaris se senten informats i connectats. Quan la comunicació es trenca, la gent fa suposicions, les actualitzacions de la pèrdua o se sent a l' esquerra. Establiu forts hàbits de comunicació abans, durant, i després de l' esdeveniment mantén alineats a tothom.

Comunicació anterior

Useu un canal de comunicació centralitzada per a compartir actualitzacions amb tots els voluntaris. Una aplicació de missatgeria de grup, com WhatsApp, Telegram, Telegram, funciona bé perquè permet la comunicació instantània i funciona a través de dispositius diferents. Envieu actualitzacions regulars a les setmanes que s' inicien a l' esdeveniment. Comparteix la planificació, l' espectació, instruccions d' aparcaments, projeccions, i qualsevol canvi al pla. C és una distracció per construir confiança. Quan els voluntaris saben on cercar informació, segurament que són menys confús o confús.

A més de agrupar missatges, envieu un correu complet a tots els voluntaris sobre una setmana abans de l' esdeveniment. Inclou tots els detalls essencials en un sol lloc: la data, hora inicial, localització, què portar, què posar, què posar, i que contactar el dia. Un únic correu electrònic redueix l' oportunitat d' informació important que es perdi en un fil de xat llarg.

Eines de comunicació dia

El matí de l' esdeveniment, que es faci una breu reunió de tots els participants abans que arribin els primers participants. Useu aquesta reunió per revisar el programa, confirmant les tasques de rol, introdueixi líders de l' equip i recorda a tothom els protocols de seguretat clau.

Durant l' esdeveniment, les ràdios mantenen la comunicació oberta entre voluntaris i organitzadors. Els líders de l' equip Equip amb ràdios de dues bandes o un canal de missatgeria dedicat per a les actualitzacions urgents. Les Radios són especialment útils per als campeistes que poden no tenir accessibles els seus telèfons. Establiu un protocol clar per a informar els incidents, demanant un descans o demanar ajuda. Quan els voluntaris saben com arribar als responsables de decisions ràpidament, se senten acceptats i autoritzats.

Preguntes i comentaris de gestió

Alguns voluntaris no volen parlar perquè no volen aparèixer sense formar formats. Que sàpiguen aviat que les preguntes són benvinguts i s' esperen. Assignant un punt que és responsable de respondre a preguntes voluntaris durant l' esdeveniment. Això podria ser un organitzador, un líder d' equip o un coordinador de voluntaris dedicats.

Si un voluntari suggereix una manera més eficient de gestionar registre o una manera més segura de realitzar un xec chronograph, escolta i considera la implementació del canvi. Els voluntaris sovint veuen detalls operatives que els organitzadors fallen. Els seus resultats poden millorar els esdeveniments durant el temps.

Fosteritzar una cultura de voluntaris positives.

Els voluntaris donen el seu temps lliure i la cultura que crees té un impacte directe en la seva experiència, una cultura positiva manté voluntaris compromesos i redueix l'augment de voluntaris nous per a futurs esdeveniments.

Activitats de construcció d' equip

Abans de començar l' esdeveniment, pren uns minuts per a realitzar un exercici senzill d'equip. No cal que sigui elaborat. Un gel ràpid on els voluntaris es presenten i comparteixen una cosa que s' emociona amb ajuda es connecten. Si teniu voluntaris que treballen en diferents àrees de l' esdeveniment, com ara registre i refereixen, beneficien els noms dels altres i els rols.

Considereu organitzar un joc voluntari després de l' esdeveniment o durant un descans si el programa permet. Els voluntaris que juguen junts a construir bones obres i els donen un gust de l'experiència que ajuden a crear. Els voluntaris que entenen la perspectiva del jugador són molt més empatàtica i efectius en els seus rols.

Reconeixement i Motivació

Reconeixeu voluntaris públicament i en privat. Un simple crit durant la reunió del matí o una menció en l' esdeveniment a l' exercici va molt lluny. Si un voluntari gestiona una situació difícil, els fa saber que heu notat. El reconeixement específic és més significatiu que l' elogi genèric. Digueu "Gràcies per mantenir la calma i professional quan el jugador tenia un problema amb el seu marcador" mostra que esteu prestant atenció.

Petites fitxes d'estimació també. La mercaderia d' esdeveniments, un descompte en el futur registre, un dinar lliure o una targeta de regal a un negoci local són tots gestos que recorden els voluntaris. No cal gastar molts diners. La consideració darrera del gest és el que compta.

Gestió de les poblacions i els conflictes

Els esdeveniments de la pilota poden ser intensos. Les llargues hores, l'esforç físic, la calor o el fred, i els participants difícils que contribueixen a l'estrès. Els voluntaris es poden cansar, frustrats o aclaparats. Absorció d' aquest pla i planificació per a això. La planificació trenca els voluntaris pot descansar, la dira i menjar. Girar els voluntaris entre funcions si és possible evitar la tensió física de les tasques repetitives.

Quan els conflictes es presentin entre voluntaris o entre un participant, els apunten amb calma i de seguida. Tingueu un organitzador designat que gestiona la resolució de conflictes. Els voluntaris mai haurien de sentir que s'han de fer càrrec d'un participant abusiu sol. Doneu-los l'autoritat per intensificar situacions o a un professional si cal. Saber que el suport està disponible redueix ansietat i ajuda als voluntaris a mantenir- se sota pressió.

Gestió d' operacions durant l' esdeveniment

La bona planificació estableix l'escenari, però la prova real de la gestió de voluntaris succeeix quan l' esdeveniment es viu. En el dia, el seu paper canvia de l' organitzador a líder. Els voluntaris necessiten direcció, suport i problema en temps real, solució. Es poden mantenir visibles, accessibles i receptius és la clau.

Structures de supervisió i suport

No intentis gestionar tots els voluntaris directament. L' interval de control és innegable irremanmissible més enllà d' un cert nombre. En comptes d' això, l' equip de nom ofereix a la seva petita població grup. Un equip de registre lidera els tres o quatre voluntaris a la taula de comprovació. Un camp de camp porta els membres del consell i dels oficials de seguretat. Aquest equip us porta a informar de vosaltres i a gestionar preguntes diàries i qüestions de la seva àrea.

L' equip porta a tenir una breu avís abans de l' esdeveniment per tal que entenguin les seves responsabilitats i sàpiguen com arribar-te. També haurien de tenir l' autoritat per prendre decisions menors sense esperar la teva aprovació. L' equip de força crea una organització més àgil i reduir els recipients.

Gestionar les Break i girs

Els voluntaris necessiten descansar. Un voluntari que treballa durant sis hores seguides sense que es trenquin errors, s'enfurt i es cremi. Creeu un horari de descans que assegura que cada voluntaris es descansi, que es quedi a descansar, menjar i recàrrega. Per a referir- se als seus peus i al sol, planificarà 10 minuts cada hora. Per a voluntaris que estiguin a l' interior i s'asseuen més temps, però menys descansen les operacions freqüents poden funcionar.

Si teniu un nombre limitat de voluntaris, considereu que gira la gent a través de diferents funcions al dia. Un voluntari que passa el matí a la documentació pot prendre un torn de tarda com a camp de batalla. La rotació manté el dia interessant, redueix la pressió física de les tasques repetitives, i dóna una visió més àmplia de com funciona l' esdeveniment. També construeix creuada al vostre equip, de manera que si algú fa cap crida malalta o necessita deixar el dia, altres poden entrar.

[[FLT: 0] usa una eina de planificació simple o una pissarra per seguir qui està en pausa i qui està cobrint- les. [[FLT: 1] visibilitat en el programa evita que cada estació estigui sempre equipada.

S' està adaptant per canviar les condicions

No hi ha esdeveniment exactament en el pla. Els canvis meteorològics, els equips es trenca, els jugadors arriben en números inesperats i es rellisca. Els voluntaris et busquen orientació quan les condicions canvien. Estigueu preparats per adaptar tasques de rol a la mosca. Si la línia de registre està creixent més ràpid del que s' espera, feu un voluntari d' una àrea menys ocupada per ajudar. Si el camp s' està prenent més temps per a reiniciar entre jocs, ajusteu els títols dels cometes es queden frescos.

Comunicar canvis clarament i ràpidament. Useu el sistema de ràdio o missatgeria per informar els grups d' equips i als voluntaris afectats. No assumiu que tothom s' adoni d' un canvi. La comunicació excessiva evita la frustració i assegura que els voluntaris se senten en el control en comptes de confondre.

Apperació i retenció post- ni volta

L'esdeveniment s'acaba, però la teva relació amb els voluntaris continua. com s' ha de fer càrrec del període després de l'esdeveniment determina si els voluntaris tornen a la següent.

Expressant Gantitud

Gràcies als voluntaris abans de deixar l' esdeveniment. Les contribucions verbals que heu lliurat en persona són el mínim. Un grup gràcies durant la reunió de tancament o anunci fa que la gent se senti vista. Després d' 48 hores amb un correu electrònic personalitzat o missatge. Les vostres contribucions específiques de la industria. " La vostra feina a l' estació chronogragraph ha mantingut a tothom segur i els jocs movent- se tenen més pes que un "gràcies genèric per ajudar."

Considereu enviar un petit regal d'agrair o paquet d' estil. mercaderia d' esdeveniments, un codi de descompte per a futures compres de pintura, o una nota escrita tot el treball. El gest no necessita ser gran, però hauria de ser sincer i amb temps.

Comentaris d' obtenció

Envieu una enquesta de comentaris a voluntaris en una setmana de l' esdeveniment. Pregunta què ha anat bé, què es pot millorar i si tornen a fer voluntari. Manteniu l' enquestada breu per respectar el seu temps. Es poden rebre algunes preguntes de múltiples opcions i una pregunta oberta per als comentaris. La confirmació que rebeu ajuda a refinar els vostres processos i identificar voluntaris que poden estar interessats en fer un paper de lideratge la propera vegada.

[[FLT: 0] usa la confirmació per a fer canvis. [[[FLT:]] Si es menciona múltiples voluntaris que el programa no estava clar o que la sessió d' entrenament estava massa propera a la data d' esdeveniments, ajusteu la vostra aproximació adequadament. Enalteix que es pren seriosament la informació que encoratja als voluntaris a mantenir oferint la seva entrada en el futur.

Construir una Comunitat de voluntaris

Els voluntaris que senten connectats a la seva organització són més probables per tornar. Mantingueu el contacte durant l' any, no només quan necessiteu ajuda. Envieu actualitzacions ocasionals sobre els esdeveniments, compartiu fotografies i històries dels esdeveniments passats, i convida voluntaris a reunions socials o oportunitats d' entrenament, sinó una simple sobre els mitjans socials privats manté viva la comunitat entre esdeveniments.

Quan ha construït una comunitat voluntària forta, el reclutament és més fàcil, la millor eina de reclutament és una recomanació positiva d'una paraula d'una actual o passada voluntària. tractaran els voluntaris com a companys de l'èxit de l'esdeveniment, no com a treball temporal, i es convertirà en els seus advocats més apassionats.

Portant tots els dos

L' execució d' un esdeveniment de pintura és una operació complexa, i el vostre equip voluntari és el motor que fa que funcioni. Començant amb rols clars i entrenament estableix una fundació forta. La comunicació efectiva manté tothom alineat i informat. Una cultura positiva motiva els voluntaris per actuar en el seu millor esforç. La gestió operacional del Solid durant l' esdeveniment assegura que el dia s' executa amb calma. I el post- esdeveniment crea una lleialtat i continuïtat que manté el vostre equip durant el temps.

Cada un d'aquests elements reforça la resta. Un voluntari ben entrenat que s' aprecia és més probable que es comuniqui obertament i manejament amb l'estrès. Un esdeveniment ben organitzat que funciona en la frustració de la planificació per a tothom. L' energia i l' energia que inverteixi en la gestió de voluntaris paga una divisió en seguretat, en essència, i la teva pròpia pau de ment.

Per a més informació sobre l' construcció i la gestió dels equips voluntaris, explorar els recursos des d' organitzacions com ara [[FLT: 0]Vulunten Hub [[1FLT], que ofereix guies pràctiques sobre el reclutament i la retenció, o el [[FLT: 2:] 9: 9: 9: 9: 9: 9: 9:], que cobreix estratègies de comunicació i cultura de l' equip. Si esteu cercant eines per a coordinar les planificacions i tasques, [[FLT:] SignSig. upup[FLT: 5] proveeix una plataforma senzilla per a la gestió de canvis voluntaris.

Els voluntaris que apareixen per al vostre esdeveniment us donen quelcom valuós. Les reuniu amb preparació, respecte i la gratitud assegura que el vostre esdeveniment de pintura és memorable per a totes les raons correctes. Aplicar aquestes estratègies, i el vostre equip voluntari no només gestionarà el dia efectiva sinó que també tindrà interès en formar part del vostre proper esdeveniment.