Table of Contents

Защо доброволчеството управление прави или прекъсва вашето Пейнтбол събитие

На събитието по пейнтбол зависи повече от добре поддържаните маркери и от умен макет на полето. Хората, които правят шоуто зад кулисите, имат пряко въздействие върху безопасността, потока и целия опит. Доброволците се занимават с регистрацията, брифингите за безопасност, реферирането, проверките на оборудването и дузина други задачи, които пазят деня от спускане в хаос. Когато доброволците са добре организирани, събитието работи като добре смазана машина. Когато те не са, участниците забелязват разликата незабавно. Инвестирането в управлението на доброволците не е следобмисляне.

Предизвикателството е, че доброволците не са платени персонал. Те дават свободно време, защото те вярват в събитието или общността зад него. Това означава, че традиционните подходи за управление не винаги превеждат. Доброволците се нуждаят от ясна посока, почтителна комуникация, и истински признателност. Те също така се нуждаят от системи, които правят работата си по-лесно, отколкото по-трудно. Следните стратегии ще ви помогнат да изградите екип доброволец, който е подготвен, мотивиран и ефективен от първия играч, пристигнал до финалната игра свирка.

Да положим земята преди Деня на събитията

Работата на управляващите доброволци не започва от сутринта на събитието. Тя започва седмици преди, когато все още планирате разположението на полето и поръчвате боя. Ранната подготовка ви дава време да наемете правилните хора, да ги назначите на позиции, които отговарят на силните им страни и да осигурите обучението, което трябва да успее.

Проектиране на структура за ролята на доброволец

Започнете с картографиране на всяка задача, която трябва да бъде покрита по време на събитието. Разходка през участниците пътуване от пристигане до заминаване. Някой трябва да поздрави играчите на портата. Някой трябва да се справят с откази и регистрация. Някой трябва да управлява станцията хронограф, за да провери маркер скорост. Някой трябва да води брифинги за безопасност. Някой трябва да се справи с оборудване под наем и продажба на боя. Някой трябва да бъде на разположение за първа помощ или спешни случаи. Напишете всичко това, преди да започнете да възлагате хора.

След като имате списък с задачи, свързани с групата задачи в отделни роли. Дайте на всяка роля ясно заглавие и обхват на отговорност. Например, "Регистрационен олово" дръжки чек-ин, откази, и ленти за китки. "Поле Refere" монитори игра, налага правила, и сигнали започва и спира. "Safety офицер" провежда Chronograph проверки и наблюдава покрива барела. Като определени роли предотвратява припокриване, премахва пропуски, и дава на доброволците ясна картина на това, за което те са отговорни.

Създаване на подробни описания на позицията

За всяка роля, напишете кратко описание на позицията, което включва задълженията, ангажимента във времето, всички необходими умения или сертификати, както и веригата на командване. Описанията на позициите служат за множество цели. Те помагат на новобранците да решат коя роля е добра за тях. Те осигуряват отправна точка по време на обучението. Те също така дават на доброволците нещо, за което да се обърнат по време на събитието, ако забравят подробности.

Вместо това, кажете нещо като "управление на оборудването под наем таблица, включително издаване на маркери, шушулки, и маски, събиране на депозити, и се регистрирате връща." Доброволците се справят по-добре, когато очакванията са конкретни, отколкото общи.

Процесът на набиране на персонал

Набиращите доброволци за пейнтбол събитие могат да се възползват от няколко източника. Често бивши доброволци са готови да се върнат, ако имат добър опит. Местните пейнтбол общности, социални медийни групи и форуми са отлични места за намиране на хора, които вече разбират спорта и културата му. Можете да се свържете и с местните спортни екипи, клубове за отдих на открито, или военни и правоприлагащи групи, които може да имат членове, които се интересуват от доброволчество.

Когато се свържете с потенциални доброволци, бъдете прозрачни за това, което изисква ролята и какво ще спечелят от опита. Откроявайте ползите. Доброволците получават опит от събития, изграждат връзки в общността и често получават облаги като безплатна игра, храна или стоки за събитие. Хората са по-склонни да кажат "да," когато разберат стойността на приноса си. Осигурете прост процес на записване, било чрез форма или спред таблица, където доброволците могат да посочат предпочитаната си роля и наличност.

Провеждане на предварителното обучение за провеждане на обучения

Обучението е една от най-важните стъпки, които можете да предприемете, за да създадете доброволци за успех. Тренировъчна сесия не е необходимо да бъде дълга или сложна. Двучасова сесия, проведена седмица преди събитието, може да покрие всичко необходимо за доброволците. Ако е възможно, задръжте обучението на мястото на събитието, така че доброволците да могат да видят разположението на полето и да разберат физическата среда.

По време на обучението, минете през всяка роля в детайли. Демонстрирайте ключови процедури, като например как да използвате хронографа, как да издавате и инспектирате оборудване за наемане и как да се справите с играч, който премахва маската си на терена. Разходете се през аварийните протоколи, включително какво да правите в случай на нараняване, повреда на оборудването или забавяне на времето.

Ако имате доброволци, които са нови за пейнтбол, помислете за комбинирането им с опитни доброволци по време на събитието. Една система приятел намалява тревожността и осигурява вградена структура за поддръжка. Неопитни доброволци се учат бързо, когато работят заедно с някой, който знае въжетата.

Изграждане на наръчник за обучение

Писмено ръководство за обучение служи като справка, която доброволците могат да се консултират в свободното си време. Тя не трябва да бъде дълга. Няколко страници, обхващащи логистиката на събитието, процедурите за безопасност, специфичните инструкции за ролята и списък за контакт е достатъчен. Споделяйте наръчника дигитално преди събитието и разгледайте отпечатването на няколко копия, които да са под ръка за доброволци, които предпочитат физическа справка.

В ръководството трябва да се включат графикът на събитията, имената и информацията за контакт на ключови организатори, карта на полето и съоръжението и обобщение на правилата на играта. Включете списък за всяка роля, така че доброволците да могат да потвърдят, че имат всичко, от което се нуждаят. Добре подготвен наръчник намалява броя на въпросите, на които трябва да отговорите в деня на събитието и дава на доброволците чувство за сигурност.

Стратегии за общуване, които помагат

Когато информацията тече свободно, доброволците се чувстват информирани и свързани. Когато комуникацията се разпадне, хората правят предположения, пропускат актуализации или се чувстват изоставени.

Съобщение преди събитието

Използвайте централизиран комуникационен канал, за да споделяте актуализации с всички доброволци. Приложението за групово съобщение, като WhatsApp, Telegram, или Signal, работи добре, защото позволява мигновена комуникация и работи в различни устройства. Изпратете редовни актуализации през седмиците, водещи до събитието. Споделете графика, графика, инструкциите за паркиране, метеорологичните прогнози и всякакви промени в плана.

В допълнение към груповите съобщения, изпратете имейл на всички доброволци около седмица преди събитието. Включването на всички съществени подробности на едно място: датата, началната час, местоположението, какво да донесете, какво да носите и кого да се свържете с тях в деня. Един източник на имейл намалява шанса за важна информация, която се губи в дълга чат нишка.

Инструменти за комуникация

На сутринта на събитието се проведе кратка среща на всички доброволци преди да пристигнат първите участници. Използвайте тази среща, за да прегледате графика, да потвърдите задачите по роли, да въведете лидери на екипите и да напомните на всички за ключови протоколи за безопасност. Сутрешен брифинг определя тон за деня и дава възможност на доброволците да зададат въпроси в последната минута.

По време на събитието се поддържа открита комуникация между доброволци и организатори. Ръководители на екипи за обучение с двупосочни радиостанции или специален канал за спешни съобщения. Радиостанциите са особено полезни за полеви рефери, които може да не разполагат с телефоните си. Създават ясен протокол за докладване на инциденти, изискват прекъсване или призовават за помощ. Когато доброволците знаят как да се свържат бързо с лицата, вземащи решения, те се чувстват подкрепени и упълномощени.

Въпроси и обратна връзка

Насърчавайте доброволците да задават въпроси през целия ден. Някои доброволци се колебаят да говорят, защото не искат да се появяват неинформирани. Нека знаят по-рано, че въпросите са добре дошли и се очакват. Назначете лице, което отговаря на въпросите на доброволците по време на събитието.

Ако доброволец предложи по-ефективен начин за управление на регистрацията или по-безопасен начин за провеждане на проверка на хронографа, слушайте и помислете за прилагането на промяната. Доброволците често виждат оперативни детайли, които организаторите пропускат.

Насърчаване на положителна доброволческа култура

Доброволците дават свободно време и културата, която създавате, оказва пряко влияние върху опита им. Положителната култура поддържа доброволците ангажирани, намалява оборота и привлича нови доброволци към бъдещи събития. Хората искат да бъдат част от среда, в която се чувстват ценени, уважавани и част от нещо смислено.

Дейности по изграждане на екип

Преди началото на събитието, отделете няколко минути, за да направите едно просто тиймбилдинг упражнение. Тя не трябва да бъде сложна. Бърз ледоразбивач, където доброволците се представят и споделят едно нещо, за което са развълнувани, помага на хората да се свържат. Ако имате доброволци, които работят в различни области на събитието, като регистрация и рефериране, те се възползват от познаването на имената и ролите на другия. Чувството за другарство се развива естествено, когато хората се чувстват част от един и същ екип.

Помислете за организиране на доброволческа игра след събитието или по време на почивка, ако графикът позволява. Позволява доброволци играят един кръг заедно изгражда добра воля и им дава вкус на опита, който те помагат да се създаде. Доброволци, които разбират перспективата на играча често са по-емпатични и ефективни в ролите си.

Признаване и мотивация

Признайте доброволците публично и лично. Просто извикване по време на сутрешния брифинг или споменаване в събитието приключи дълъг път. Ако доброволец се справя добре с трудна ситуация, нека да знаят, че сте забелязали. Особено признание е по-смислено от общата похвала.Каза "Благодаря ви, че останахте спокойни и професионалисти, когато този играч имаше проблем с техния маркер" показва, че обръщате внимание.

Малките символи на признателност също имат значение. Събитие стоки, отстъпка за бъдеща регистрация, безплатен обяд, или подарък карта за местен бизнес са жестове, които доброволците помнят. Не е нужно да харчите много пари.

Борба със стреса и конфликтите

Дълги часове, физическо натоварване, топлина или студ, и трудни участници всички допринасят за стреса. Доброволците могат да станат уморени, разочаровани, или претоварени. Планирайте това и планирайте за него. График редовни почивки, така че доброволците могат да си починат, хидратират и да ядат. Завъртат доброволци между ролите, ако е възможно, за да се предотврати физически щам от повтарящи се задачи.

Когато възникнат конфликти между доброволци или между доброволец и участник, се обърнете към тях спокойно и бързо. Имате определен организатор, който се занимава с решаване на конфликти. Доброволците никога не трябва да се чувстват, че трябва да се справят с злоупотреба участник самостоятелно. Дайте им властта да ескалира ситуациите до вас или на професионалист по сигурността, ако е необходимо. Знаейки, че подкрепата е на разположение намалява тревожността и помага на доброволците да останат съставени под натиск.

Оперативно управление по време на събитието

Доброто планиране поставя сцената, но истинският тест на доброволческия мениджмънт се случва, когато събитието е на живо. В деня, вашата роля се мести от планов на лидер. Доброволците се нуждаят от посока, подкрепа и решаване на проблеми в реално време.

Структура за надзор и поддръжка

Не се опитвайте да управлявате всеки доброволец директно. Обхващането на контрола става неуправляемо отвъд определен брой. Вместо това, назначете екип, който ръководи по-малките групи. Екип за регистрация ръководи трима или четирима доброволци на масата за проверка. Полевият ръководител наблюдава съдиите и служителите по безопасността. Тези екипи водят доклад до вас и се справят с ежедневни въпроси и въпроси в рамките на тяхната област.

Водещите екипи трябва да имат кратко преди събитието, така че те да разберат отговорностите си и да знаят как да се свържат с вас. Те също така трябва да имат властта да вземат незначителни решения, без да чакат вашето одобрение.

Управление на прекъсванията и завъртанията

Доброволци се нуждаят от почивка. Доброволци, които работят в продължение на шест часа без почивка ще правят грешки, ще станат раздразнителни, и изгарят. Създаване на график за почивка, която гарантира, всеки доброволец получава време за почивка, яде и презарежда. За съдии, които са на крака и на слънце, график 10-минутна почивка на всеки час или два. За регистрация доброволци, които са на закрито и седнали, по-дълго, но по-рядко почивки може да работи.

Ако имате ограничен брой доброволци, помислете за въртящ се хора чрез различни роли през целия ден. Доброволец, който прекарва сутрин в регистрация може да вземе следобедна смяна като field Marshall. Ротация поддържа деня интересен, намалява физически щам от повтарящи се задачи, и дава на доброволците по-широк поглед върху начина, по който работи събитието. Тя също така изгражда кръстосано обучение в екипа си, така че ако някой се обади болен или трябва да напусне по-рано, други могат да се включат.

Използвайте прост инструмент за планиране или дъска за проследяване на това кой е в пауза и кой ги покрива. Видимостта в графика предотвратява объркване и гарантира, че всяка станция винаги е на работа.

Приспособяване към променящите се условия

Не събитие отива точно в съответствие с плана. Промените в времето, оборудването прекъсва, играчите пристигат в неочаквани числа, и графики изплъзване. Доброволците търсят за насоки, когато условията се променят. Бъдете готови да адаптирате ролевите задачи в движение. Ако линията за регистрация се увеличава по-бързо от очакваното, издърпайте доброволец от по-малко зает район, за да помогне. Ако областта отнема повече време, за да се нулира между игрите, коригира ротацията така реферите остават свежи.

Използвайте радио или съобщителна система, за да информирате екипа си за водещи и засегнати доброволци. Не приемайте, че всеки забелязва промяна.

Признателност и задържане след приключване на делото

Събитието приключва, но отношенията ви с доброволците продължават. Как се справяте с периода след събитието определя дали доброволците се връщат за следващия. Един внимателен пост-събитие подход изгражда лоялност, събира ценна обратна връзка и укрепва доброволческата ви общност с течение на времето.

Изразяване на благодарност

Благодарете на доброволците си преди да напуснат събитието. Изпратено лично от Вас в устната си благодарност е минимумът. Група благодарност-ви по време на заключителната среща или съобщение кара хората да се чувстват наблюдавани. Последвайте в рамките на 48 часа с персонализиран имейл или съобщение. Споменайте конкретни приноси. "Работата ви в хронографната станция пази всички в безопасност и игрите се движат гладко" носи повече тежест от общо "благодаря за помощта."

Помислете за изпращане на малък благодарствен подарък или пакет грижи. Събитие стоки, код за отстъпка за бъдещи покупки пейнтбол, или на ръка написана бележка всички работят добре. жестът не трябва да бъде голям, но тя трябва да бъде искрен и навременен.

Събиране на обратна връзка

Изпратете кратко проучване за обратна връзка на доброволците в рамките на седмица от събитието. Попитайте какво е минало добре, какво може да бъде подобрено и дали те биха могли да се подобрят отново. Дръжте изследването кратко, за да се уважи тяхното време. Няколко въпроса с няколко въпроса и един въпрос с отворен край е достатъчен. Отзивите, които получавате, ви помагат да усъвършенствате процесите си и да идентифицирате доброволци, които могат да се интересуват от водеща роля следващия път.

Използвайте обратна връзка, за да направите промени. Ако няколко доброволци споменават, че графикът е неясна или че сесията на обучение е твърде близо до датата на събитието, коригирайте подхода си съответно. Демонстриране, че приемате обратна връзка сериозно насърчава доброволците да продължават да предлагат своя принос в бъдеще.

Изграждане на доброволческа общност

Доброволци, които се чувстват свързани с вашата организация, са по-склонни да се върнат. Поддържайте контакт през цялата година, не само когато имате нужда от помощ. Изпращане на случайни актуализации за предстоящите събития, споделяне на снимки и истории от минали събития и канете доброволци на социални събирания или възможности за обучение.

Когато сте изградили силна доброволческа общност, набирането на персонал става по-лесно. Най-добрият ви инструмент за набиране на персонал е положителна препоръка за уста от настоящ или минал доброволец. Отнасяйте се към доброволците си като към партньори в успеха на събитието, а не като временен труд, и те ще станат най-страстните ви защитници.

Да ги обединим

Изпълнението на събитие по пейнтбол е сложна операция, а Вашият екип доброволец е двигателят, който я кара да работи. Започвайки с ясни роли и задълбочено обучение определя силна основа. Ефективна комуникация поддържа всички единни и информирани. Положителната култура мотивира доброволците да изпълняват най-доброто от себе си. Солид оперативно управление по време на събитието гарантира, че денят работи гладко. И следсъбитието признателност изгражда лоялността и приемствеността, която поддържа вашия екип с течение на времето.

Добре обучен доброволец, който се чувства оценен, е по-вероятно да общува открито и да се справя със стреса ефективно. Добре организирано събитие, което върви по график намалява разочарованието за всички. Времето и енергията, които инвестирате в доброволчески мениджмънт, плащат дивиденти в безопасност, удовлетворение от участниците и собствения си мир на ума.

За по-нататъшно четене на изграждането и управлението на доброволчески екипи, изследвайте ресурсите на организации като Volunteer Hub, които предлагат практически ръководства за набиране и задържане, или [По-добър доброволчески блог, който обхваща комуникационни стратегии и тим култура. Ако търсите инструменти за координиране на графици и задачи, SignUp.com предоставя проста платформа за управление на доброволческите смени.

Доброволците, които се появяват на вашето събитие, ви дават нещо ценно. Срещата с тях с подготовка, уважение и благодарност гарантира, че вашето събитие с пейнтбол е запомнящо се по всички правилни причини.