Tại sao việc tự nguyện quản lý lại gây ra hoặc phá vỡ sự kiện tranh vẽ

Sự kiện bóng sơn phụ thuộc vào nhiều dấu hiệu tốt và một cách bố trí trường thông minh. Những người điều hành chương trình đằng sau có ảnh hưởng trực tiếp đến an toàn, lưu và kinh nghiệm tổng thể. Những người tình nguyện quản lý đăng ký, thông báo an toàn, kiểm tra thiết bị, và hàng tá công việc khác giữ cho ngày xuống vào trong sự hỗn loạn. Khi tình nguyện viên là tổ chức tốt, sự kiện chạy như một máy đã được điều khiển tốt. Khi họ không, người tham gia chú ý ngay lập tức. đầu tư vào sự khác nhau.

Thử thách là những người tình nguyện không được trả lương họ cũng cần những hệ thống để làm việc dễ dàng hơn là khó khăn hơn những chiến lược sau đây sẽ giúp bạn xây dựng một nhóm tình nguyện viên được chuẩn bị, thúc đẩy và hiệu quả từ những người đầu tiên đến trò chơi cuối cùng

Đặt công việc làm đất trước khi ngày tàn

Công việc quản lý tình nguyện viên không bắt đầu vào buổi sáng của sự kiện này. bắt đầu từ nhiều tuần trước, khi bạn vẫn đang lên kế hoạch về việc vẽ ngoài đồng và đặt sơn.

Thiết kế một vai trò tình nguyện

Hãy bắt đầu bằng việc lập bản đồ mọi việc cần được đảm bảo trong sự kiện. Hãy đi qua cuộc hành trình tham gia từ lúc đến nơi cần khởi hành. Ai đó cần phải chào đón người cho thuê tại cổng. Ai đó cần phải xử lý các lệnh từ chối và đăng ký. Cần phải chạy trạm ký chronography để kiểm tra vận tốc đánh dấu. Ai đó cần phải dẫn cuộc họp an toàn. Cần phải có người quản lý việc cho người khác thuê và bán đồ sơn. Cần có người sẵn sàng để hỗ trợ hoặc cấp cứu trợ. Hãy ghi lại tất cả những điều này trước khi bạn bắt đầu chỉ định người.

Một khi bạn có danh sách nhiệm vụ, nhóm tác vụ liên quan đến các vai trò riêng biệt. Hãy cho mỗi vai trò một tiêu đề rõ ràng và phạm vi trách nhiệm. Lấy thí dụ, một "Phật kiểm tra và giám sát hộp mực". Một "Các chức năng giám sát" quản lý các chức năng kiểm tra và bao gồm. Có định nghĩa ngăn chặn sự chồng chéo, loại bỏ khoảng cách, và cho các tình nguyện viên một hình rõ ràng về những gì họ chịu trách nhiệm.

Tạo ra mô tả vị trí chi tiết

Trong mỗi vai trò, hãy viết một mô tả ngắn về vị trí bao gồm nhiệm vụ, cam kết thời gian, bất kỳ kỹ năng cần thiết hoặc chứng nhận lệnh, và chuỗi lệnh. mô tả vị trí phục vụ nhiều mục đích.

Hãy giữ những mô tả thực tế và thẳng thắn tránh ngôn ngữ mơ hồ như "giúp nơi cần thiết." Thay vào đó, hãy nói một cái gì đó như "làm chủ các thiết bị thuê bàn, bao gồm các đánh dấu, kén và mặt nạ, thu thập tiền gửi về, và đăng nhập trở lại." Những người tình nguyện làm tốt hơn khi mong đợi cụ thể hơn là nói chung.

Tiến trình tuyển chọn

Những người tình nguyện tham gia vào một sự kiện bóng sơn có thể rút ra từ nhiều nguồn tài liệu. Những người tình nguyện trong quá khứ thường sẵn sàng trở lại nếu họ có một kinh nghiệm tốt. các cộng đồng sơn cầu địa phương, các nhóm truyền thông xã hội, và diễn đàn là những nơi tuyệt vời để tìm những người đã hiểu về thể thao và văn hóa của nó. bạn cũng có thể liên lạc với các đội thể thao địa phương, các câu lạc bộ giải trí ngoài trời, hoặc các nhóm hành pháp quân sự, những người có thể có hứng thú với việc tình nguyện.

Khi bạn tiếp cận với những người tình nguyện, hãy thẳng thắn về những gì vai trò cần thiết và những gì họ sẽ nhận được từ kinh nghiệm. nhấn mạnh những lợi ích. những người tình nguyện đạt được kinh nghiệm sự kiện, xây dựng những kết nối cộng đồng, và thường nhận quyền lợi như trò chơi miễn phí, bữa ăn, hay hàng hóa sự kiện. mọi người thường nói có khi họ hiểu giá trị của sự đóng góp của họ. cung cấp một quá trình đăng nhập đơn giản, thông qua một hình thức hoặc một bảng tính, nơi mà những người tình nguyện có thể chỉ ra vai trò và sự sẵn sàng của họ.

Điều khiển các phiên họp trước buổi họp

Huấn luyện là một trong những bước hiệu quả nhất mà bạn có thể thực hiện để thiết lập những người tình nguyện để thành công một buổi huấn luyện không cần phải dài hay phức tạp một phiên họp hai tiếng được tổ chức một tuần trước khi sự kiện có thể bao gồm tất cả những gì người tình nguyện cần biết nếu có thể, hãy giữ sự huấn luyện tại vị trí sự kiện để những người tình nguyện có thể nhìn thấy bản thiết kế và hiểu về môi trường vật lý

Trong suốt quá trình huấn luyện, hãy xem xét từng vai trò một. Hiển thị các thủ tục khóa, như cách sử dụng ký tự, cách xuất bản và kiểm tra thiết bị thuê, và cách xử lý một người chơi tháo mặt nạ ra trên sân. Hãy đi qua các giao thức khẩn cấp của bạn, bao gồm những gì cần làm trong trường hợp bị thương, một thiết bị thất bại, hoặc một thời tiết chậm trễ. Cho phép dành thời gian cho các câu hỏi và thực hành. người tình nguyện đã thực hiện một nhiệm vụ tự tin hơn nhiều khi họ thực hiện nó sống.

Nếu bạn có những tình nguyện viên mới, hãy xem xét việc kết hợp họ với những tình nguyện viên có kinh nghiệm trong suốt sự kiện, hệ thống bạn bè giảm bớt lo lắng và cung cấp một cấu trúc hỗ trợ xây dựng.

Xây dựng một sách hướng dẫn huấn luyện

Một sách hướng dẫn huấn luyện viết là một tài liệu tham khảo mà các tình nguyện viên có thể tham khảo vào thời gian riêng của họ. Nó không cần phải dài. Một vài trang bao gồm sự kiện hậu cần, thủ tục an toàn, hướng dẫn đóng vai trò cụ thể, và một danh sách chỉ dẫn liên lạc là đủ. Hãy chia sẻ sách hướng dẫn bằng tay trước sự kiện, và xem xét việc in vài bản sao cho những người tình nguyện thích tham khảo.

Sổ tay nên bao gồm lịch sự, tên và thông tin liên lạc của những người tổ chức khóa, bản đồ của lĩnh vực và cơ sở, và tóm tắt các quy tắc của trò chơi. bao gồm một danh sách các vai trò để tình nguyện viên có thể xác nhận họ có mọi thứ họ cần. một hướng dẫn sử dụng tốt giảm thiểu số câu hỏi bạn phải trả lời vào ngày sự kiện và cho người tình nguyện một cảm giác an toàn.

Những hoạt động thông tri hữu hiệu

Khi thông tin được truyền đi tự do, tình nguyện viên cảm thấy thông tin được thông tin và kết nối.

Thông tin liên lạc trước giờ giấc

Dùng kênh liên lạc tập trung để chia sẻ cập nhật với tất cả các tình nguyện viên. Một ứng dụng tin nhắn nhóm như Whats App, Telegram, hoặc tín hiệu, hoạt động tốt vì nó cho phép giao tiếp tức thời và hoạt động trên các thiết bị khác nhau. Gửi cập nhật thường xuyên trong những tuần dẫn tới sự kiện. Chia sẻ lịch, chỉ thị bãi đậu, dự báo thời tiết và thay đổi nào. Tính năng cấu hình sự tin tưởng. Khi các tình nguyện viên biết nơi cần tìm thông tin, họ sẽ ít cảm thấy lo lắng hoặc bối rối.

Ngoài các tin nhắn nhóm, gửi một email toàn diện cho tất cả các tình nguyện viên khoảng một tuần trước sự kiện. Bao gồm tất cả các chi tiết thiết yếu ở một nơi: ngày, bắt đầu thời gian, địa điểm, những gì cần mang lại, những gì để mặc, và những gì để liên lạc vào ngày. Một email đơn nguồn điện giảm khả năng thông tin quan trọng bị mất trong một chỉ chat dài.

Công cụ liên lạc ban ngày

Buổi sáng của sự kiện, tổ chức một cuộc họp ngắn tất cả các hoạt động trước khi những người tham gia đầu tiên đến. sử dụng cuộc họp này để xem lại lịch trình, xác nhận nhiệm vụ, giới thiệu các đội trưởng, giới thiệu các giao thức an toàn quan trọng. một buổi sáng họp thiết lập giai điệu cho ngày và cho các tình nguyện viên một cơ hội để hỏi những câu hỏi cuối cùng vào phút cuối cùng.

Trong sự kiện này, duy trì liên lạc mở giữa những người tình nguyện và tổ chức. Các nhà lãnh đạo đạo công nghệ có radio hai chiều hoặc kênh tin nhắn dành riêng cho các bản cập nhật khẩn cấp. Radio đặc biệt hữu ích cho các trọng tài trường, những người có thể không có quyền truy cập điện thoại. Thiết lập một giao thức rõ ràng cho các sự kiện báo cáo, yêu cầu một sự tạm nghỉ, hoặc gọi trợ giúp. khi các tình nguyện viên biết làm thế nào để có được những người đưa ra quyết định nhanh chóng, họ cảm thấy được hỗ trợ và trao quyền lực.

Giải đáp những thắc mắc và sự trả lời

Hãy khuyến khích những người tình nguyện đặt câu hỏi trong ngày, một số người tình nguyện ngần ngại nói lên ý kiến vì họ không muốn tỏ ra là người không biết gì, cho họ biết sớm những câu hỏi được hoan nghênh và mong đợi.

Nếu một người tình nguyện đề nghị cách hiệu quả hơn để quản lý việc đăng ký hoặc cách an toàn hơn để kiểm tra kỹ lưỡng, hãy lắng nghe và xem xét việc thay đổi.

Vun trồng một nền văn hóa tình nguyện tích cực

Những người tình nguyện dành thời gian cho họ một cách tự do, và văn hóa mà bạn tạo ra có ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm của họ. một nền văn hóa tích cực giữ cho những người tình nguyện tham gia, giảm bớt sự thay đổi, và thu hút những người tình nguyện mới đến với những sự kiện trong tương lai.

Hoạt động hợp tác xây dựng

Trước khi sự kiện bắt đầu, cần phải mất vài phút để thực hiện một bài tập xây dựng nhóm đơn giản không cần phải phức tạp hơn một người phá băng nhanh chóng khi những người tình nguyện giới thiệu bản thân và chia sẻ một điều họ thích thú về việc giúp đỡ mọi người kết nối. nếu bạn có những người tình nguyện làm việc ở những lĩnh vực khác nhau như đăng ký và trọng tài, họ sẽ nhận được lợi ích từ việc biết tên và vai trò của nhau. một cảm giác của những người tình nguyện viên phát triển tự nhiên khi mọi người cảm thấy họ là một phần của cùng một nhóm.

Hãy nghĩ đến việc tổ chức một trò chơi tình nguyện sau sự kiện hoặc trong một kỳ nghỉ nếu có thời gian biểu cho phép, để cho những người tình nguyện chơi một vòng với nhau tạo ra thiện chí và cho họ một cảm nhận về những gì họ đang giúp tạo ra.

Nhận biết và động lực

Nhận diện tình nguyện viên công khai và riêng tư. Một tiếng la hét đơn giản trong buổi họp buổi sáng hoặc một đề cập trong sự kiện kết thúc đi một cách dài. Nếu một tình nguyện viên xử lý một tình huống khó khăn tốt, hãy cho họ biết bạn nhận thấy. công nhận cụ thể có ý nghĩa hơn khen ngợi chung. Nói rằng "Cảm ơn bạn vẫn bình tĩnh và chuyên nghiệp khi người chơi đó có vấn đề với đánh dấu của họ" cho thấy bạn đang chú ý.

Những món quà nhỏ cũng quan trọng.

Giải quyết căng thẳng và xung đột

Những sự kiện về bóng sơn có thể rất mãnh liệt. những giờ dài, sức lực thể chất, nhiệt độ hoặc lạnh, và khó khăn tham gia tất cả đều góp phần vào sự căng thẳng. những người tình nguyện có thể trở nên mệt mỏi, nản lòng hoặc quá tải. dự tính điều này và lên kế hoạch cho nó. nghỉ giải lao thường xuyên để những người tình nguyện có thể nghỉ ngơi, nước uống và ăn uống. xoay xung quanh những người tình nguyện giữa các vai trò nếu có thể để ngăn chặn sự căng thẳng về thể chất không lặp lại công việc.

Khi có xung đột giữa những người tình nguyện hoặc giữa những người tình nguyện hoặc những người tham gia, hãy nói chuyện với họ một cách bình tĩnh và nhanh chóng.

Quản lý hoạt động trong buổi lễ

Kế hoạch tốt sẽ tạo ra sân khấu, nhưng thử nghiệm thực sự của quản lý tình nguyện xảy ra khi sự kiện được thực hiện. Vào ngày đó, vai trò của bạn chuyển từ kế hoạch sang người lãnh đạo. tình nguyện viên cần hướng dẫn, hỗ trợ và giải quyết vấn đề thời gian thực. luôn hiện hữu, dễ truy cập, và đáp ứng là chìa khóa.

Sự quan sát và hỗ trợ kiến trúc

Đừng cố gắng quản lý trực tiếp mọi tình nguyện viên, mà sẽ không quản lý được một số nào đó, thay vào đó, nhóm bổ nhiệm sẽ dẫn đầu những người giám sát nhóm nhỏ hơn. một đội đăng ký dẫn đầu giám sát ba hoặc bốn tình nguyện viên tại bàn kiểm tra.

Đội sẽ có một cuộc họp ngắn trước sự kiện để họ hiểu trách nhiệm của mình và biết cách tiếp cận với bạn, và họ cũng nên có quyền đưa ra những quyết định nhỏ mà không cần sự chấp thuận của bạn.

Giải quyết các rạn nứt và xoay

Những người tình nguyện làm việc trong sáu giờ liên tục mà không có nghỉ giải lao sẽ gây ra lỗi, trở nên bực bội, và bị kiệt sức. Hãy tạo một lịch giải lao để đảm bảo mỗi người tình nguyện có thời gian nghỉ ngơi, ăn uống và nạp lại. Đối với trọng tài đang đứng trên đôi chân và dưới mặt trời, lên chương trình nghỉ ngơi mười phút mỗi giờ, cho những người tình nguyện đăng ký đang ngồi trong nhà và ngồi, nhưng ít thường xuyên hơn có thể nghỉ việc.

Nếu bạn có một số người tình nguyện hạn chế, hãy xem xét việc luân phiên người ta qua các vai trò khác nhau trong suốt ngày. một tình nguyện viên dành buổi sáng tại đăng ký có thể mất một ca trực ban chiều như một cảnh sát trường. quay ngày giữ các căng thẳng thể chất từ các nhiệm vụ lặp lại, và cho các tình nguyện viên một tầm nhìn rộng hơn về hoạt động của sự kiện. nó cũng xây dựng qua đào tạo vào đội ngũ của bạn, vì vậy nếu ai đó gọi điện thoại trong bệnh tật hoặc cần phải rời khỏi sớm, những người khác có thể bước vào.

Dùng một công cụ hoặc bảng trắng đơn giản để theo dõi ai đang giải lao và ai đang che đậy cho họ. Khả năng nhìn vào lịch làm việc sẽ ngăn chặn sự nhầm lẫn và đảm bảo rằng mọi trạm đều được canh gác.

Thích nghi với những thay đổi

Không có sự kiện nào đúng theo kế hoạch. Thay đổi thời tiết, thiết bị hỏng, người chơi đến số không mong đợi, và trượt đi. Người tình nguyện tìm sự hướng dẫn khi có ca trực. Hãy chuẩn bị để điều chỉnh vai trò trên ruồi. Nếu đường dây đăng ký đang tăng nhanh hơn dự kiến, kéo một tình nguyện viên từ vùng ít bận rộn hơn để giúp đỡ. Nếu trường học cần nhiều thời gian để khởi động lại giữa các trò chơi, hãy điều chỉnh lại trọng tài để giữ cho trọng tài được tươi mới.

Hãy liên lạc rõ ràng và nhanh chóng. Hãy dùng hệ thống truyền thanh hoặc tin nhắn để thông báo cho đội tình nguyện viên, đừng cho rằng mọi người đều nhận thấy sự thay đổi.

Sự biết ơn và chú ý sau buổi lễ

Sự kiện kết thúc, nhưng mối quan hệ của bạn với những người tình nguyện tiếp tục. và củng cố cộng đồng tình nguyện của bạn qua thời gian.

Bày tỏ lòng biết ơn

Cảm ơn các tình nguyện viên của các bạn trước khi họ rời khỏi sự kiện. một lời cảm ơn trực tiếp là tối thiểu. một nhóm cảm ơn trong suốt cuộc họp hay thông báo làm cho mọi người cảm thấy được nhìn thấy. tiếp tục trong vòng 48 giờ với một email cá nhân hoặc tin nhắn riêng biệt. đóng góp cụ thể. "Công việc của bạn tại nhà ga chữ ký giữ cho mọi người an toàn và các trò chơi di chuyển trơn tru" có trọng lượng hơn là một "cảm ơn chung vì sự giúp đỡ"

Hãy cân nhắc gửi một món quà nhỏ, hay một gói chăm sóc. một mã giảm giá cho việc mua bóng sơn tương lai, hoặc một ghi chú viết tay tất cả đều hoạt động tốt. cử chỉ không cần phải lớn, nhưng nó nên chân thành và đúng lúc.

Thu hồi thông tin

Gửi một cuộc thăm dò phản hồi ngắn cho tình nguyện viên trong một tuần của sự kiện. Hỏi những gì đã đi, những gì có thể được cải thiện, và liệu họ sẽ tình nguyện một lần nữa. Giữ bản tóm tắt khảo sát để tôn trọng thời gian của họ. một vài câu hỏi đa chọn lựa và một câu hỏi mở cho bình luận là đủ. Phản hồi bạn nhận được giúp bạn tinh chỉnh các tiến trình của bạn và xác định những người tình nguyện có thể quan tâm đến việc tham gia vào một vai trò lãnh đạo lần tới.

Dùng phản hồi để tạo thay đổi. Nếu nhiều tình nguyện viên nói rằng lịch trình không rõ ràng hoặc phiên tập huấn luyện quá gần ngày lễ, hãy điều chỉnh cách tiếp cận phù hợp với thời gian biểu.

Xây dựng một cộng đồng tình nguyện

Những người tình nguyện cảm thấy được kết nối với tổ chức của bạn có thể sẽ trở lại, tiếp tục liên lạc trong năm, chứ không chỉ khi bạn cần giúp đỡ.

Khi bạn xây dựng một cộng đồng tình nguyện mạnh mẽ, tuyển dụng trở nên dễ dàng hơn. công cụ tuyển dụng tốt nhất của bạn là một lời khuyên tích cực từ một tình nguyện viên hiện tại hoặc quá khứ. đối xử với những người tình nguyện của bạn như đối tác trong sự kiện thành công, không phải là lao động tạm thời, và họ sẽ trở thành những người ủng hộ nhiệt tình nhất của bạn.

Cùng nhau mang lại mọi điều

Điều hành một sự kiện bóng sơn là một hoạt động phức tạp và đội tình nguyện của bạn là động cơ giúp nó hoạt động bắt đầu với những vai trò rõ ràng và đào tạo kĩ lưỡng thiết lập một nền tảng vững chắc liên lạc hiệu quả giữ cho mọi người liên kết và thông tin. một nền văn hóa tích cực thúc đẩy những người tình nguyện thực hiện tốt nhất trong suốt sự kiện bảo đảm rằng ngày hoạt động được trôi chảy và sau đó sự cảm kích xây dựng lòng trung thành và sự kiên trì mà duy trì cho đội của bạn qua thời gian

Mỗi một yếu tố này củng cố những yếu tố khác. một tình nguyện viên được đào tạo đầy đủ cảm giác được đánh giá cao sẽ có khả năng giao tiếp cởi mở và xử lý căng thẳng hiệu quả hơn. và sự kiện có tổ chức tốt diễn ra theo thời gian làm giảm sự thất vọng cho tất cả mọi người thời gian và năng lượng mà bạn đầu tư vào quản lý tình nguyện trả tiền cho sự an toàn, sự hài lòng của bạn.

Để đọc tiếp về xây dựng và quản lý các nhóm tình nguyện, khám phá nguồn lực từ các tổ chức như Tình nguyện viên, nó cung cấp hướng dẫn thực tế về tuyển dụng và sự chú ý, hoặc blog tình nguyện tốt hơnNếu bạn đang tìm kiếm công cụ để phối hợp thời gian biểu và công việc, Name cung cấp một nền tảng đơn giản để quản lý các ca tình nguyện.

Những người tình nguyện đến dự sự kiện của bạn đang cho bạn một cái gì đó có giá trị. và sự biết ơn đảm bảo rằng sự kiện bóng sơn của bạn là đáng nhớ cho tất cả các lý do đúng. áp dụng những chiến lược này, và đội tình nguyện của bạn sẽ không chỉ quản lý một ngày hiệu quả mà còn mong đợi được tham gia vào sự kiện tiếp theo của bạn.