Поради щодо управління волонтерами на заході «Особливості»

Чому волонтерський менеджмент робить або переможець вашої події в пейнтболі

Покладання перед днем заходу

Робота волонтерів не починається вранці події. Вона починається тижнів до того, як ви ще плануєте планування поля та замовлення фарби. Ранній підготовка дає вам час набирати правильні люди, присвячуючи їх позиціям, які підходять їх міцності, і забезпечити підготовку, які вони повинні досягти успіху. Обробляти цю фазу створює настій, стрес і волонтерський вигорання.

Розробка структури волонтерської ролі

Створення детальних описів позицій

Для кожної ролі напишіть короткий опис положення, який включає обов'язки, час зобов'язання, будь-які необхідні навички або сертифікати, і ланцюг команди. Описи позицій служать декількома цілями. Вони допомагають рекрутувати рішення, яку роль є хорошим для них. Вони забезпечують посилання на точку під час тренувань. Вони також дають волонтерам щось, щоб повернутися до заходу, якщо вони забудуть деталі.

Зберігати описи практичної та прямопередбачуваної. Уникайте вагової мови, як «допомоги там, де потрібно». Замість цього скаже щось, як «керувати стіл з прокату обладнання, включаючи видачі маркерів, подів, масок, збирання родовищ і повернення.» Волонтери виконують краще, коли очікування бетоні не загальними.

Процес рекрутингу

З декількох джерел можна вивести волонтери для проведення пейнтболів. Пасти волонтери часто готові повернути, якщо вони мали хороший досвід. Місцеві пейнтболи, соціальні медіагрупи, форуми – це відмінні місця для пошуку людей, які вже розуміють спорт та культуру. Також можна дістатися до місцевих спортивних колективів, відкритих рекреаційних клубів, або військових та правоохоронних груп, які можуть мати члени, зацікавлені у волонтерстві.

Коли ви досягнете потенційних волонтерів, будьте прозорими про те, що потрібно роль, і що вони отримають від досвіду. Виділіть переваги. Волонтери отримують досвід заходу, будувати зв'язки громад, і часто отримують локони, як безкоштовні гри, харчування, або події merchandise. Люди швидше за все, говорять так, коли вони розуміють значення їх внеску. Забезпечити простий процес реєстрації, або через форму або таблицю, де волонтери можуть вказувати свою кращу роль і доступність.

Проведення доповідних навчальних заходів

Тренінг – один з найбільш ефективних кроків, які можна взяти на себе волонтерам, щоб стати успішним. Тренінг-сесія не потребує довгого або розробленого. Двогодинна сесія, яка проводиться протягом тижня до події, може обкладати всі волонтери, які повинні знати. Якщо це можливо, утримуйте тренінг на місці події, тому волонтери можуть бачити макет поля та зрозуміти фізичне середовище.

Під час тренувань, пройти кожну роль в деталях. Провести основні процедури, такі як використання хронографа, як видати і перевірити прокат обладнання, і як впоратися з гравцем, який знімає маску на полі. Пройдіть через ваші аварійні протоколи, включаючи те, що робити при травмі, несправності обладнання або затримки погоди. Дозволяє час для питань і практичних практик. Волонтери, які практикували завдання, набагато впевнені, коли вони виконують його жити.

Якщо у вас є волонтери, які нові для пейнтболу, розгляньте парі з досвідченими волонтерами під час заходу. Система buddy знижує занепокоєння і забезпечує вбудовану опорну структуру. Недосвідчені волонтери швидко навчаються, коли вони працюють поруч з кимось, хто знає троси.

Будівництво навчальної посібника

Письмове навчання є довідником, що волонтери можуть звернутися до свого часу. Не потрібно бути довгими. Кілька сторінок, що охоплюють логістичну діяльність, процедури безпеки, інструкції з питань, які ролі та переліку, достатньо. Поділитися посібником цифрово перед походом, і розглянути друк кількох копій, щоб мати на руках волонтерів, які віддають перевагу фізичному довідці.

Доручник повинен включати розклад заходів, імена та контактну інформацію ключових організаторів, карту поля та об’єкта, а також зміст правил гри. У тому числі контрольний список для кожної ролі, тому волонтери можуть підтвердити, що вони мають все необхідне. Добре підготовлений посібник зменшує кількість питань, які потрібно відповісти на день події та дає волонтерам відчуття безпеки.

Стратегії комунікацій, які працюють

Чистий зв’язок – це спина ефективного управління волонтерами. Коли інформація вільно тікає, волонтери відчувають себе поінформованими та підключеними. Коли спілкування зламається, люди роблять припущення, пропускають оновлення або відчуєте. Створюючи сильні звички зв’язку до, під час, і після заходу тримають всі вирівняні.

Передповідна комунікація

Крім групових повідомлень, надсилайте вичерпну електронну пошту всім волонтерам про тиждень до заходу. Включаючи всі необхідні деталі в одному місці: дату, час початку, місце розташування, що принести, що носити, і хто контактувати в день. Одномовний лист знижує ймовірність важливої інформації, яка втратила в довгому чаті.

Інструменти для спілкування з клієнтами

З ранку заходу набуває коротку зустріч всіх мимонтерів перед тим, як прибути перших учасників. Скористайтеся цією зустріччю для перегляду графіка, підтвердженням промовленості, введення командних лідерів, нагадувати всіх ключових протоколів безпеки. Ранок набирає тон на день і дає волонтерам можливість запитати останні хвилини.

Під час заходу, підтримка відкритого спілкування між волонтерами та організаторами. Командні лідери з двосторонньої радіо або виділеного каналу обміну повідомленнями для термінових оновлень. Радіо особливо корисні для польових рецензентів, які не можуть мати своїх телефонів доступним. Сформувати чіткий протокол для звітних інцидентів, запиту про розбиття або виклику на допомогу. Коли волонтери знають, як швидко досягти рішень, вони відчувають підтримку і розширення можливостей.

Питання та відгуки

Заохочувати волонтерів, щоб задати питання протягом дня. Деякі волонтери, які ми повинні говорити, тому що вони не хочуть з'являтися неінформованими. Нехай вони знають рано, що питання вітається і очікувані. Призначте точку, яка відповідає за відповіді на питання волонтерів під час заходу. Це може бути організатором, керівником команди або спеціальним волонтером.

Якщо волонтер пропонує більш ефективний спосіб управління реєстрацією або безпечним способом проведення перевірки хронографа, прослуховування та розгляду реалізації змін. Волонтери часто бачать оперативні деталі, які організатори пропускають. Їхнє розуміння може покращити ваші події з часом.

Сприяє позитивному добровольчому культурі

Волонтери дають можливість вільно жити, а культуру, яку ви створюєте, має прямий вплив на свій досвід. Позитивна культура зберігає волонтерів, які займаються, зменшує оборот, а також залучає нових волонтерів до майбутніх подій. Люди хочуть бути частиною середовища, де вони відчувають цінні, поважні, і частина чогось значущого.

Проекти

Перед початком заходу, зайдіть кілька хвилин, щоб зробити просту командно-будівельну вправу. Вона не потребує бути розробленою. Швидкий льодовий джемпер, де волонтери вводять себе і діляться одна річ, яка збуджена про допомагає людям з'єднатися. Якщо у вас є волонтери, які працюють в різних сферах заходу, такі як реєстрація і рецензування, вони отримують користь від знайомства один одному імена і ролі. Відчуття камарадрине розвивається природно, коли люди відчувають, що вони є частиною тієї ж команди.

Розглядайте організацію волонтерської гри після події або під час перерви, якщо графік дозволяє. Позбавляючи волонтерів, граючи круглу спільно з будує доброго та дає їм смак досвіду, які допомагають створювати. Волонтери, які розуміють перспективу гравця, часто частіше емпатологічно та ефективні у своїх ролях.

Визнання та мотивація

Визначте волонтерів публічно і в приватному порядку. Просте виселення під час ранкового брифінгу або згадки в обгортання події йде довго. Якщо волонтер добре ручить складну ситуацію, нехай їм відомо, ви помітили. Особливе визнання більш значуще, ніж генерична хвальність. Скажіть «Подаруйте вам за перебування спокійно і професіонала, коли цей гравець мав питання з їх маркером» показує, що ви звертаєте увагу.

Невеликі токени вдячності також справа. Заслужений захід, знижка на реєстрацію майбутнього, безкоштовний обід або подарункова картка в місцевий бізнес - це всі жести, які згадують волонтери. Вам не потрібно витрачати багато грошей. Подуманість за жестом - це те, що кількість.

Поручання стресу і конфлікт

Коли конфлікти виникають між волонтерами або між волонтером та учасником, звертайтесь до них спокійно та швидко. У такому випадку організатор, який керує вирішення конфліктів. Волонтери ніколи не відчувають, що вони повинні мати справу з неприпустимим учасником. Подаруйте їм повноваження на ескалацію ситуацій, щоб ви або на професіонал з безпеки, якщо це необхідно. Знаючи, що підтримка доступна, знижує занепокоєння та допомагає волонтерам, які перебувають під тиском.

Операційне управління під час заходу

Доброго дня, але реальний тест волонтерського управління відбувається, коли захід живе. У день зміни ролі від планувальника до лідера. Волонтери потребують спрямованості, підтримки та вирішення проблем в режимі реального часу. Перебування видимих, доступних і відповідальних є запорукою.

Структура та підтримка

Команда веде до проведення заходу, щоб вони зрозуміли свої обов’язки та дізналися, як досягти вас. Вони також повинні мати повноваження приймати незначні рішення, не чекаючи на вашу затвердження. Команда, яка веде створення більш аліментальної організації та зменшує люльки.

Управління перервами та обертань

Волонтери потребують перерви. Волонтери, які працюють протягом шести прямих годин без перерви, повинні зробити помилки, стати дратівливими і вигорнути. Створіть розклад перерви, який забезпечує кожен волонтер, який отримує час для відпочинку, їжі і зарядки. Для суддів, які знаходяться на ногах і на сонці, розкладайте 10 хвилин перерви кожні годину або два. Для реєстрації волонтерів, які знаходяться в приміщенні і сидіння, довший, але менш часті перерви можуть працювати.

Якщо у вас обмежена кількість волонтерів, розгляньте обертати людей по різних ролях протягом дня. Волонтер, який проводить ранок при реєстрації, може зайняти нічний зсув як поле маршал. Rotation зберігає день цікавим, знижує фізичне навантаження від повторюваних завдань, і дає волонтерам більш широкий вигляд, як працює захід. Також він будує переїзд у вашу команду, тому якщо хтось називає хворими або потребує, щоб залишити на початку, інші можуть крок.

Використовуйте простий розкладний інструмент або біла дошка для треку, який знаходиться на розриві і який охоплює їх. Взаємодія в розклад, що запобігає згубленню та забезпечує, що кожна станція завжди працює.

Адаптація до зміни умов

Залишити коментар або відгук про Радіо або месенджери для інформування команди веде і постраждалих волонтерів. Не варто припустити, що кожен помітить зміну. Розширювальний зв'язок запобігає роздратування і гарантує, що волонтери відчувають себе в контрольі, а не плутають.

Пост-винагорода вдячність та затримання

На заході завершуються, але Ваші стосунки з волонтерами продовжуються. Як ви ручите період після події, визначаєте, чи приходять волонтери на наступний. Уважний підхід до пост-винаходу будує лояльність, збирає цінний зворотний зв’язок, зміцнює вашу волонтерську спільноту.

Висловлення висоти

Розглянемо надсилання невеликого подарункового або профілактичного пакету. Запобігання заслуги, дисконтний код для майбутніх пейнтболівок, або рукописна замітка все добре працює. Жести не потрібно бути великими, але це повинно бути щирим і своєчасним.

Зворотній зв'язок

Надішліть коротке опитування відгуків волонтерам протягом тижня події. Запитайте, що добре поширилося, що можна було б знову поліпшити, і чи буде волонтер знову. Тримайте опитування щодо свого часу. Кілька кількох питань, що виникають у вигляді одного відкритого питання для коментарів. Зворотній зв'язок ви отримуєте допомагаєте вам рефінувати процеси та визначити волонтерів, які можуть зацікавити прийняття ролі лідера в наступний раз.

Використовуйте зворотний зв'язок для внесення змін. Якщо кілька волонтерів згадують, що графік незбирався або що тренування було занадто близько до дати проведення заходу, скоригуйте свій підхід відповідно. Продемонструвавши, що ви серйозно заохочуєте волонтерів, щоб забезпечити їх введення в майбутньому.

Створення волонтерського об’єднання

Волонтери, які відчувають себе в організації, швидше за все, повертаються. Забезпечити контакт протягом року, не тільки коли вам потрібна допомога. Відправте від часу оновлення про майбутні події, поділіть фотографії та оповідання з минулих подій, і запрошуйте волонтерів до соціальних зборів або можливостей для тренувань. Проста інформаційна група зберігає спільноту живим між подіями.

Якщо ви будували міцну волонтерську спільноту, рекрутинг стає простіше. Кращий інструмент для рекрутингу – це позитивне слово-рекомендація від поточного або минулого волонтера. Порадуйте своїх волонтерів як партнерів у успіху події, не як тимчасові праці, і вони стануть вашими найбільш пристрасними адвокатами.

Приєднуйся до нас

Кожен з цих елементів зміцнює інші. Волонтерам, який відчуває себе, є більш ймовірним, щоб спілкуватися відкрито і ефективно обробляти стрес. Добре організований захід, який працює на графіку, зменшує розчарування для всіх. Час і енергія, яку ви вкладати в управління волонтерами, оплачує дивіденди в безпеці, задоволеності учасників і власний спокій розуму.

Ми пропонуємо Вам щось цінне. Зустрічайте їх з приготуванням, повагою та вдячністю за те, що Ваше пейнтболське свято запам’ятовується для всіх причин. Застосуйте ці стратегії, а ваша волонтерська команда не тільки ефективно керує днем, але й покажетеся, щоб бути частиною вашого наступного заходу.