Table of Contents

Зашто волонтерско управљање чини или уништи ваше пејнтбол догађај

Пејнтбол догађај зависи од више од само добро одржаваних маркера и паметног распореда поља. Људи који управљају шоу иза кулиса имају директно утицај на безбедност, проток и општо искуство. Волантери се баве регистрацијом, безбедносним брифинзима, судијавањем, провером опреме и десетак других задатака који чувају дан од паљења у хаос. Када су добро организовани, догађај се ради као добро уљављена машина. Када нису, учесници одмах примећују разлику.

У овом случају, волонтери су веома спремни да се удруже са тим који је спреман, мотивисан и ефикасан од првог доласка играча до финалног свистења.

Постављање темеља пре дана догађаја

Уредбивање волонтера не почиње ујутро, већ недељама раније, када још планирате распоред поља и наручујете боје.

Нацртавање структуре волонтерске улоге

Почни са мапом сваког задатка који треба да се покрије током догађаја. Пролази кроз пут учесника од доласка до одласка. Неко мора поздравити играче на вратима. Неко мора да се бави отказима и регистрацијом. Неко мора да управља хронографском стацијом како би проверио брзину маркера. Неко мора да води безбедносне брифинге. Неко мора да суди на терену. Неко мора да управља наемом опреме и продајом боје. Неко мора да буде доступно за прву помоћ или хитне ситуације. Напишите све ово пре него што почнете да додељујете људе.

Када имате листу задатака, групирајте повезане задаце у различите улоге. Дајте свакој улози јасну титулу и опсег одговорности. На пример, "Препис лидер" се бави регистрацијом, отказивањем и наручницима. "Фиелд арбири" прати игру, спроводи правила и сигнали започе и зауставља. "Сохранни официр" врши хронографске провере и надгледа бареле покривце.

Стварање детаљних позиционих описа

За сваку улогу, напишите кратку опис положаја који укључује дужности, време посвећености, било које потребне вештине или сертификације, и ланцу команде. Опис положаја служи више сврха. Они помажу регрутима да одлуче која улога је добра за њих. Они пружају референтну тачку током обуке. Они такође дају волонтерима нешто на што се обрате током догађаја ако забораве детаљ.

Уместо тога, реци нешто попут "управи се за изнајмљивање опреме, укључујући издавање маркера, капсула и маски, прикупљање депозита и снимање повратака". Доброволци боље раде када су очекивања конкретне него општа.

Процес запошљавања

Рекрутирајући волонтере за пејнтбол догађај може извући из неколико извора. Претходни волонтери су често спремни да се врате ако су имали добар искуство. Локалне заједнице пејнтбол, друштвене медијске групе и форуми су одличне мјесеци за пронаћи људе који већ разумеју спорт и његову културу.

Када дођу до потенцијалних волонтера, бидите транспарентни о томе шта улога захтева и шта ће добити од искуства. Подстакнете предности. Доброволци стекну искуство догађаја, изграде заједничке везе и често добијају предности као што су бесплатна игра, оброке или производе догађаја. Људи ће вероватно рећи да када разумеју вредност свог доприноса.

Проводивање тренингских сесија пре догађаја

Тренинг је један од најнапречнијих корака који можете предузети како бисте доброволце припремили за успех. Тренинг сесија не мора бити дуга или детаљна. Двучасна сесија одржана недељу пре догађаја може покрити све што доброволци треба да знају.

У току обуке детаљно прођете сваку улогу. Покажите кључне процедуре, као што су како да користите хронограф, како да издате и прегледате опрему за изнајмљивање, како да се бавите играчем који уклања маску на терену. Проведите своје хитне протоколе, укључујући и шта да урадите у случају повреде, неуспеха опреме или кашњења временског времена.

Ако имате добровољце који су нови у пејнтболу, размислите о томе да их подружите са искусним добровољцима током догађаја.

Стварање рукописа за обуку

Писан рукопис за обуку служи као референција коју волонтери могу да прегледе у своје време. То не мора бити дуго. Неколико страница која покривају логистику догађаја, безбедносне процедуре, инструкције специфичне за улогу и листу контаката је довољно.

У рукопису треба да се налазе распоред догађаја, имена и контактне информације кључних организатора, мапа поља и објеката, а такође и сумирање правила игре.

Сматра се да је могуће да се са њима разговара.

Чиста комуникација је кичма ефикасног управљања волонтерима. Када информације слободно тече, волонтери се осећају информисаним и повезаним. Када комуникација не функционише, људи се претпостављају, пропустију ажурирања или осећају да се не примећују.

Комуникација пре догађаја

Употребите централизован комуникациони канал да бисте делили ажурирања са свим волонтерима. Групска апликација за поруке, као што су WhatsApp, Telegram или Signal, добро функционише јер омогућава инстантну комуникацију и ради на различитим уређајима. Пошаљите редовне ажурирања у недељама пре догађаја. Делите распоређивање, рестри, инструкције за паркинг, прогнозе времена и било које промене планове. Кориснитест гради поверење. Када волонтери знају где тражити информације, мање ће се осећати забринуто или збуњено.

Поред групових порука, послајте свеобухватну е-пошту свим волонтерима око недељу дана пре догађаја. Уключите све неопходне детаље на једном месту: датум, време почетка, локацију, шта да донесете, шта да одете и ко да контактирате у дан.

У дан комуникационих алата

Ујутро, пре доласка првих учесника, проведите кратку састанку само добровољаца. Користете се овим састанком да прегледате распоред, потврдите доделе улога, упознате лидере тима и подсетите све о кључним безбедносним протоколима.

Током догађаја, одржајте отворене комуникације између волонтера и организатора. Опремите вођа тима радио-апаратом или посвећеном мессинг каналом за хитне ажурирања. Радио су посебно корисни за рефери на терену који можда немају приступ својим телефонима.

Распоредавање питања и поврат

Покушајте волонтере да задају питања током дана. Неки волонтери се оклевају да говоре јер не желе да изгледају неинформисани.

Ако волонтер предложи ефикаснији начин управљања регистрацијом или сигурнији начин проверења хронографа, послушајте и размислите о имплементацији промене.

Побуђење позитивне културе добровољства

Доброволци слободно дају свој време, а култура коју стварате има директно утицај на њихов искуство. Позитивна култура држи доброволце ангажоване, смањује проток и привлачи нове доброволце на будуће догађаје. Људи желе да буду део окружења где се осећају вредним, поштовани и део неčega значајан.

Активности за изградњу тимова

Пре него што настане догађај, одвојите неколико минута да урадите једноставну вежбу изградње тима. То не треба да буде детаљно. Брза ледоломка где волонтери упознају себе и деле једну ствар о којој су узбуђени помаже људима да се повеже. Ако имате волонтери који раде у различитим областима догађаја, као што су регистрација и судија, они имају користи од познавања имена и улога једни друге.

Размислите о организовању волонтерске игре након догађаја или током паузе ако распоред дозвољава. Дозвољавање волонтера да играју кругу заједно гради добро вољу и даје им укус искуства који помажу да креирају.

Познавање и мотивација

Ако доброволник добро управља тешким ситуацијама, нека зна да си приметио. Специфично признавање има више значења него општи похвала. Рећи: "Благодарам што си остао спокојен и професионалан када је играч имао проблем са својим маркерима" показује да пажљиво слушаш.

Мали знак захвалности такође је важан. Продај на догађају, попуст на претплату, бесплатни ручак или подачни картица локалном бизнису су све жесте које доброволци запамћују.

Како се носити са стресом и сукобом

Уколико је то могуће, волонтери могу да се одмору, хидратирају и храну, а ако је могуће, да се покрене између улога како би се спречило физичко напор од понављања налагања.

Када се појаве сукоби између волонтера или између волонтера и учесника, решите их спокојно и брзо. Имајте одређеног организатора који се бави решавањем сукоба. Доброволци никада не би требало да осећају да морају само да се баве злостављањем учесника. Дајте им овлашћење да се ситуације ескалишу на вас или на безбедносни професионалца ако је потребно. Знајући да је подршка доступна смањује анксиозност и помаже волонтерама да остану у складу под притиском.

Управљање операцијама током догађаја

Добро планирање поставља стадион, али стварни тест управљања волонтерима се дешава када се догађај одржава на живо.

Структуре надзора и подршке

Не покушајте да управљате свим волонтерима директно. Просек контроле постаје неконтролисаван преко одређеног броја. Уместо тога, назначите вођа тима који надгледају мање групе. Вођа регистрационог тима надгледа три или четири волонтера на табелу за пријаву. Вођа на терену надгледа судија и безбедносне службенике.

Лиди тима треба да имају кратку информацију пре догађаја тако да разумеју своје одговорности и знају како да дођу до вас. Они такође треба да имају овлашћење да доносе мале одлуке без чекања на ваше одобрење.

Управљање прекидима и ротацијама

Доброволци требају одмор. Доброволци који раде шест сати без паузе ће се грешити, раздражати и изгорети. Устави распоред паузе који осигура да сваки доброволник има времена за одмор, храну и поновивање. За судија који су на ногама и на сунцу, распоредите 10 минута паузе сваки сат или два.

Ако имате ограничен број волонтера, размислите о ротирању људи кроз различите улоге током дана. Доброволца који проведе јутрош на регистрацији може узети попладне смену као пољни маршал. Ротација одржава дан интересантан, смањује физичку нагрузну од понављајућих задатака и даје доброволцима шири поглед на како догађај функционише. То такође гради крстосни обука у вашем тиму, тако да ако неко позива болесно или мора да напусти раније, други могу да уђу.

ФЛТ:0 Употребите једноставан алат за планирање или таблу за праћење ко је на паузи и ко их покрива. Видимост у распоред спречава збуњење и осигура да је свака станица увек запосљена.

Приспособавање с променама у условима

Ниједно догађај не иде тачно по плану. Промене времена, прекида опреме, играчи долазе у неочекиваним бројевима, а распоредци се срушавају. Волантери се траже од вас за наведбу када се услови мењају. Будите спремни да прилагодите задате улога на лету. Ако се линија регистрације расте брже него што се очекује, извуците волонтера из мање заузет подручја да вам помогне. Ако на терену траје дуже време да се рестартирају између игара, прилагодите ротацију тако да су судије остану свежи.

Поставите у обзир промене јасно и брзо. Користете радио или мессејтинг систем да бисте информисали вођа тима и погођене волонтере. Не претпостављајте да сви примећују промену.

Посљедишна процена и задржавање

Постатак се завршава, али ваш однос са волонтерима наставља. Како се бавите периоду након догађаја одређује да ли волонтери долазе за следећи.

Изражавање захвалности

Поблагодарите волонтере пре него што напусте догађај. Условна захвалност која се испоручује лично је минимум. Група захвалности током завршног састанака или најаве чини да се људи осећају видљиви. Следите у року од 48 сати персонализованом е-поштовом или поруком. Споменјте специфичне доприносе. "Ваше дело на хронографској станици све је чувало безбедно и игре се беспрекожно крећу" носи више тежине него општи "хвала за помоћ".

Размисли о слању малог поклона за захвалност или пакета за бригу. - Продукција за догађај, код за попуст за будуће купње пејнтбола или рачно написана белешка - све ће добро функционисати.

Сакупљање повратних информација

Пошаљите кратку анкету о повратности волонтерама у року од недељу дана од догађаја. Питајте шта је прошло добро, шта би могло бити побољшано и да ли би поново волонтерирали. Држите анкету кратку да поштују њихов време.

ФЛТ:0 Употребите повратне информације да бисте направили промене. Ако више добровољаца упозоравају да је распоред нејасен или да је сесија обуке била превише близу датума догађаја, прилагодите свој приступ у складу са тим.

Стварање заједнице добровољаца

Доброволци који се осећају повезани са организацијом имају веће шансе да се врате. Држите контакт током целе године, а не само када вам је потребна помоћ. Пошаљите повремене ажурије о предстојећим догађајима, делите фотографије и приче из претходних догађаја, и позивите доброволце на друштвене састанаке или могућности обуке.

Када сте изградили снажну заједницу волонтера, регрутовање постаје лакше. Ваш најбољи алат за регрутовање је позитивна препорука из уста у уста од садашњег или претходног волонтера.

Све је уједињено

Поправљање догађаја пејнтбола је сложна операција, а ваш волонтерски тим је мотор који га чини пословним. Почевши јасним улогама и темељном обукама поставља јаку основу. Ефикасна комуникација чува све у складу и информисана. Позитивна култура мотивише волонтере да обављају најбоље.

Сваки од ових елемената јача друге. Добро обучен волонтер који се осећа захвалан је склонији да комуницира отворено и ефикасно се носи са стресом. Добро организовано догађај које се одржава на распореду смањује фрустрацију за све. Време и енергија које улагате у управљање волонтерима износи дивиденде у сигурности, задовољству учесника и свом душевном миру.

За даље читање о изградњи и управљању волонтерским тимовима, истражите ресурсе у организацијама као што су ФЛТ:0 Волантерски центар, који нуди практичне водице о регрутацији и задржавању, или Блетар Волантерски блог ФЛТ:3, који покрива комуникационе стратегије и културу тима.

Доброволци који се појављују на вашем догађају вам пружају нешто драгоцено. Срећајући их са припремом, поштовањем и захвалношћу осигурава да је ваше пејнтбол догађај запамћен по свим правим разлозима. Применете ове стратегије, и ваш добровољски тим неће само ефикасно управљати дан, већ ће се и надати да ће бити део вашег следећег догађаја.