Table of Contents

Зашто волонтерски менаџмент чини или прекида вашу пејнтбол догађај

Пејнтбол догађај зависи од више од само добро одржаваних маркера и паметног распореда поља. Људи који управљају шоу иза кулиса имају директно утицај на безбедност, проток и општо искуство. Волантери се баве регистрацијом, безбедносним брифинзима, судијавањем, провером опреме и десетина других задатака који чувају дан од паљења у хаос. Када су добро организовани волонтери, догађај се ради као добро уљављена машина. Када нису, учесници одмах примећују разлику.

У питању је изазов да волонтери нису платени особље. Они слободно дају свој време јер верују у догађај или заједницу иза њега. То значи да традиционални приступ управљању не увек преводе. Волонтерима је потребна јасна насока, поштован комуникација и искрена захвалност. Такође им је потребна система која их посао олакшавају, а не отежава.

Следеће стратегије ће вам помоћи да изградите волонтерски тим који је спреман, мотивисан и ефикасан од првог доласка играча до финалног свистења.

Постављање темеља пре дана догађаја

Уредни припреми дају вам време да регрутирате одговарајуће људе, доделите им позиције које одговарају њиховим силним снагама и пружите обуку која им је потребна да би успели.

Настављање структуре волонтерске улоге

Почни мапом сваког задатка који треба да се покрије током догађаја. Пролази кроз пут учесника од доласка до одласка. Неко мора поздравити играче на вратима. Неко мора да се бави отказима и регистрацијом. Неко мора да управља хронографском стацијом како би проверио брзину маркера.

Неко мора да води безбедносне брифинге. Неко мора да суди на терену. Неко мора да управља наемом опреме и продајом боје. Неко мора да буде доступан за прву помоћ или хитне ситуације. Напиши све ово пре него што почнеш да додељуješ људе.

Када имате листу задатака, групирајте повезане задаце у различите улоге. Дајте свакој улози јасну титулу и опсег одговорности. На пример, "Преписник" се бави регистрацијом, отказивањем и наручницима. "Полево судија" прати игру, спроводи правила, и сигнали започе и зауставља. "Сохранни службеник" врши хронографске провере и надгледа барелни покрива.

Стварање детаљних позиционих описа

За сваку улогу, напишите кратку опис положаја који укључује дужности, време посвећености, било које потребне вештине или сертификације, и ланцу команде. Опис положаја служи више сврха. Они помажу регрутима да одлуче која улога је добро погодна за њих. Они пружају референтну тачку током обуке. Они такође дају волонтерима нешто на што се обрате током догађаја ако забораве детаљ.

Уместо тога, реци нешто попут "управи се за изнајмљивање опреме, укључујући издавање маркера, капсула и маски, прикупљање депозита и снимање повратака". Доброволци боље раде када су очекивања конкретне него општа.

Процес запошљавања

Рекрутирајући волонтере за пејнтбол догађај може извући из неколико извора. Протекли волонтери су често спремни да се врате ако су имали добар искуство. Локалне заједнице пејнтбол, друштвене медијске групе и форуми су одличне мјесеци за пронаћи људе који већ разумеју спорт и његову културу.

Када дођеш до потенцијалних волонтера, биди транспарентан о томе шта улога захтева и шта ће добити од искуства. Подстигни предности. Доброволци стекну искуство догађаја, изграде заједничке везе и често добијају предности као што су бесплатна игра, оброке или производно дело. Људи ће вероватно рећи да када разумеју вредност свог доприноса.

Проводивање тренингских сесија пре догађаја

Тренинг је један од најнапречнијих корака који можете предузети како бисте волонтери припремили за успех. Тренинг сесија не мора бити дуга или детаљна. Двучасна сесија одржана недељу пре догађаја може покрити све што волонтери морају знати.

У току обуке детаљно прегледајте сваку улогу. Покажите кључне процедуре, као што су како да користите хронограф, како да издате и прегледате опрему за изнајмљивање, како да се бавите играчем који је уклонио маску на терену. Проведите своје хитне протоколе, укључујући шта да урадите у случају повреде, неуспеха опреме или кашњења временског времена.

Ако имате добровољце који су нови у пејнтболу, размислите о томе да их подружите са искусним добровољцима током догађаја.

Стварање рукописа за обуку

Писмански рукопис за обуку служи као референција коју волонтери могу да прегледе у своје време. Не мора бити дуго. Достатко је неколико страница која покривају логистику догађаја, безбедносне процедуре, инструкције специфичне за улогу и листу контаката.

У рукопису треба да се налазе распоред догађаја, имена и контактне информације кључних организатора, мапа поља и објеката, а такође и сумирање правила игре.

Сматра се да је могуће да се са њима комуницира.

Чиста комуникација је кичма ефикасног управљања волонтерима. Када информације слободно тече, волонтери се осећају информисаним и повезаним. Када комуникација не функционише, људи се претпостављају, пропустију ажурирања или се осећају остављени.

Комуникација пре догађаја

Употребите централизован комуникациони канал да бисте делили ажурирања са свим волонтерима. Група апликација за поруке, као што су WhatsApp, Telegram или Signal, добро функционише јер омогућава инстантну комуникацију и ради на различитим уређајима. Пошаљите редовне ажурирања у недељама пре догађаја. Делите распоређивање, рестри, инструкције за паркирање, прогнозе времена и било које промене у плану. Кориснитест гради поверење.

Када волонтери знају где тражити информације, мање је вероватно да се осећају анксиозно или збуњени.

Поред групаних порука, послајте свеобухватну е-пошту свим волонтерима око недељу дана пре догађаја. Уключите све неопходне детаље на једном месту: датум, време почетка, локацију, шта да донесете, шта да се носите и ко да контактирате у дан.

Оруђе за комуникацију

Ујутро, са први учесницима, проведите кратку састанку добровољаца. Користете се овом састанком да прегледате распоред, потврдите доделе улога, упознате лидере тима и подсетите све о кључним безбедносним протоколима.

Током догађаја, одржајте отворене комуникације између волонтера и организатора. Опремите вођа тима двосмерним радио-апаратима или посвећеном мессинг каналом за хитне ажурирања. Радио су посебно корисни за рефери на терену који можда немају приступ својим телефонима.

Распореда са питањима и повратком

Покушајте волонтере да задају питања током дана. Неки волонтери се осмењују да говоре јер не желе да изгледају неинформирани.

Ако волонтер предложи ефикаснији начин управљања регистрацијом или сигурнији начин проверења хронографа, послушајте и размислите о имплементацији промене. Доброволци често виде оперативне детаље које организатори пропустију. Њихови увид може побољшати ваше догађаје током времена.

Попутовање позитивне културе добровољства

Доброволци слободно дају свој време, а култура коју стварате има директно утицај на њихов искуство. Позитивна култура држи доброволце ангажоване, смањује оборот и привлачи нове доброволце на будуће догађаје. Људи желе да буду део окружења у којем се осећају вредним, поштовани и део неčega значајан.

Активности за изградњу тимова

Пре него што наставе почне, одвојите неколико минута да урадите једноставну вежбу изградње тима. То не треба да буде детаљно. Брза ледоломка где волонтери упознају себе и деле једну ствар о којој су узбуђени помаже људима да се повежу. Ако имате волонтери који раде у различитим областима догађаја, као што су регистрација и судија, они имају користи од познавања једни другима имена и улоге.

Размислите о организовању волонтерске игре након догађаја или током паузе ако распоред дозвољава. Дозвољавање волонтера да играју кругу заједно гради добро вољу и даје им укус искуства који помажу да креирају.

Познавање и мотивација

Ако доброволник добро управља тешким ситуацијама, нека зна да си приметио. Конкретно признавање има више значења него општи похвала. Рећи: "Благодарам што си остао спокојен и професионалан када је играч имао проблем са својим маркерима" показује да пажљиво слушаш.

Мали знак захвалности такође има значење. Имено, и поноса на догађај, попуст на претплату, бесплатни ручак или подачничка картица локалном бизнису су све жесте које доброволци запамћују.

Како се носити са стресом и сукобом

Уколико је било потребно, било би било било било шта што је било могуће да се уради, а да се не може десити.

Када се појаве сукоби између волонтера или између волонтера и учесника, решите их спокојно и брзо. Имајте одређеног организатора који се бави решавањем сукоба. Доброволци никада не би требало да осећају да морају само да се баве злостављањем учесника. Дајте им овлашћење да се ситуације ескалишу на вас или на безбедносни професионалца ако је потребно. Знајући да је подршка доступна смањује анксиозност и помаже волонтерама да остану у складу под притиском.

Управљање операцијама током догађаја

Добро планирање поставља стадију, али стварни тест управљања волонтерима се дешава када се догађај одржава на живо.

Структуре надзора и подршке

Не покушајте да управљате свим волонтерима директно. Просек контроле постаје неконтролисаван преко одређеног броја. Уместо тога, назначите вођа тима који надгледају мање групе. Вођа регистрационог тима надгледа три или четири волонтера на табелу за пријаву. Вођа на терену надгледа судија и службенике безбедности.

Лиди тима треба да имају кратку поруку пре догађаја тако да разумеју своје одговорности и знају како да дођу до вас. Они такође треба да имају овлашћење да доносе мале одлуке без чекања на ваше одобрење.

Управљање прекидима и ротацијама

Доброволци требају одмор. Доброволци који раде шест сати поред без паузе ће се грешити, раздражати и изгорети. Уредити распоред паузе који осигура да сваки доброволци има времена за одмор, храну и поносан. За судија који су на ногама и на сунцу, распоредите 10 минута паузу сваки сат или два.

Ако имате ограничен број волонтера, размислите о ротирању људи кроз различите улоге током дана. Волантер који прелази ујутро на регистрацију може узети попладне смену као пољни маршал. Ротација одржава дан интересантан, смањује физичку нагрузну од понављајућих задатака и даје волонтерима шири поглед на како догађај функционише. То такође гради крстосни обука у вашем тиму, тако да ако неко позива болесно или мора да напусти раније, други могу да уђу.

Користите једноставан алат за планирање или таблу да бисте пратили ко је на паузи и ко их покрива. Визибилност у распореду спречава збуњење и осигурава да је свака станица увек запосљена.

Приспособавање се с променама у условима

Ниједно догађај не иде тачно по плану. Промене времена, прекид опреме, играчи долазе у неочекиваним бројевима, а распоредци се срушавају. Волантери се траже на вас за наведбу када се услови мењају.

Поставите јасну и брзу комуникацију о променама. Користе своје радио или мессејге да бисте информисали вођа тима и погођене волонтере.

Посљедишна захвалност и задржавање

Постатак се завршава, али ваш однос са волонтерима наставља. Како се носиш са периодом након догађаја одређује да ли волонтери долазе за следећи.

Изражавање захвалности

Поблагодарите волонтере пре него што напусте догађај. Условна захвалност која се испоручује лично је минимална. Група захвалности током завршног састанака или најаве чини људе видљивим. Проследите у року од 48 сати персонализованом е-поштовом или поруком. Споменјте специфичне доприносе.

"Ваше дело на хронографској станици све је чувало безбедно и игре се беспрекладно крећу" носи више тежине него генерални "хвала што сте помогли".

Размисли о слању малог поклона за захвалност или пакета за бригу. - Продај на догађају, код за попуст за будуће купње пејнтбол или рачно написана белешка - све ће добро функционисати.

Сакупљање повратних информација

Пошаљите кратку анкету о повратном мишљењу волонтерима у року од недељу дана од догађаја. Питајте шта је прошло добро, шта би могло бити побољшано и да ли би поново волонтерирали. Држите анкету кратку како би поштували њихов време. Достатко је неколико питања више изборних питања и једно отворено питање за коментаре.

Користите повратне информације да направите промене. Ако више добровољаца каже да је распоред нејасен или да је сесија обуке била превише близу датума догађаја, прилагоди свој приступ у складу са тим.

Стварање заједнице добровољаца

Доброволци који се осећају повезани са организацијом имају веће шансе да се врате. Држите контакт током целе године, а не само када вам је потребна помоћ. Пошаљите повремено ажурирања о предстојећим догађајима, делите фотографије и приче из претходних догађаја, и позивите доброволце на друштвене састанаке или могућности обуке.

Када сте изградили снажну заједницу волонтера, регрутовање постаје лакше. Ваш најбољи алат за регрутовање је позитивна препорука усног у уста од садашног или претходног волонтера.

Све је уједно

Поправка догађаја пејнтбола је сложена операција, а ваш волонтерски тим је мотор који га чини пословним. Почевши јасним улогама и темељном обукама поставља јаку основу. Ефикасна комуникација чува све у складу и информисана. Позитивна култура мотивише волонтере да обављају најбоље.

Сваки од ових елемената јача друге. Добро обучен волонтер који се осећа захвалан је склонији да комуницира отворено и ефикасно се носи са стресом. Добро организовано догађај које се одржава на распоређеном плану смањује фрустрацију за све. Време и енергија које улагате у управљање волонтерима износи дивиденде у сигурности, задовољству учесника и свом душевном миру.

За више информација о изградњи и управљању волонтерским тим-ом, истражите ресурсе из организација као што су Хаб волонтера, који нуди практичне водице о регрутацији и задржавању, или Бољи блог волонтери, који обухвата комуникационе стратегије и културу тима. Списање.com пружа једноставну платформу за управљање волонтерским сменама.

Доброволци који се појављују на вашем догађају вам пружају нешто драгоцено. Срећа са њима са припремом, поштовањем и захвалностма осигурава да ће ваше пејтболско догађај бити запамћен по свим правим разлозима. Прикладите ове стратегије, и ваш добровољски тим неће само ефикасно управљати дан, већ ће се и надати да ће бити део вашег следећег догађаја.