Pse është e mundur të bësh një administrim vullnetar ose të prishësh punën e vështirë?

Një ngjarje e bukur varet nga më shumë se shënuesit e mirëqëndrueshëm dhe nga planimetria e mirë në terren, njerëzit që drejtojnë shfaqjen pas skenave kanë një ndikim të drejtpërdrejtë në sigurinë, rrjedhën dhe përvojën e përgjithshme. Vullnetarët trajtojnë regjistrimin, informimin e sigurisë, arbitrimin, kontrollet e pajisjeve dhe një duzinë detyrash të tjera që e mbajnë ditën nga rënia në kaos. kur vullnetarët janë të mirëorganizuar, veprimtaria shkon si një makinë e mirë-bërë. Kur ata nuk janë pjesëmarrës, vëreni menjëherë ndryshimin.

Sfida është që vullnetarët nuk paguhen për stafin, ata japin kohën e tyre lirisht sepse besojnë në këtë ngjarje ose komunitetin pas saj. kjo do të thotë që qasjet tradicionale të menaxhimit nuk përkthejnë gjithmonë. Vullnetarët kanë nevojë për drejtim të qartë, komunikim të respektueshëm dhe çmueshmëri të vërtetë.

Të hedhim terren para ditës së ngjarjeve

Puna e menaxhimit të vullnetarëve nuk fillon në mëngjes, fillon javë më parë, kur ende planifikon planin e fushës dhe porositjen. Përgatitja e hershme ju jep kohë të rekrutoni njerëzit e duhur, t'i caktoni në pozicione që u përshtaten fuqive të tyre dhe të sigurojnë stërvitjen që u duhet për të pasur sukses.

Të projektojmë një strukturë të rolit vullnetar

Nisni me harta çdo detyrë që duhet të mbulohet gjatë ngjarjes. "Shkoni nëpër udhëtimin pjesëmarrës nga mbërritja në nisje." Dikush duhet të përshëndetë lojtarët në portë. Dikush duhet të merret me vaiversët dhe regjistrimin. Dikush duhet të drejtojë stacionin e kronografisë për të kontrolluar shpejtësinë e shënuesit. Dikush duhet të drejtojë udhëzimet e sigurisë. Dikush duhet të arbitrojë në terren. Dikush duhet të menaxhojë paisjet me qira dhe shitjet e bojës.

Pasi të keni një listë detyrash, detyra të lidhura me grupe në role të veçanta. Jepni çdo rol një titull të qartë dhe një sferë përgjegjësie. Për shembull, një "Udhëheqje e Kontrollit" trajton kontrollin, vaiversët dhe shiritat e dorës. Një monitorues "Angjestrash," vë në zbatim rregullat, sinjalet dhe ndalon. Një "Guxhër i Sigurimit" kryen kontrollet e kronografisë dhe mbikqyr pjesën e fuçive. Duke pasur rolet e përcaktuara mbishtrënda, eliminojnë boshllëqet, dhe jep një mënyrë të qartë se çfarë janë përgjegjës për fotografinë.

Krijon përshkrime të hollësishme të pozicionit

Për çdo rol, shkruani një përshkrim të shkurtër të pozicionit që përfshin detyrat, angazhimin kohor, ndonjë aftësi ose çertifikimin e kërkuar dhe zinxhirin e komandës. Përshkrimi i pozicionit shërben me shumë qëllime. Ata i ndihmojnë rekrutët të vendosin se cili rol është i përshtatshëm për ta. Ata sigurojnë një pikë referimi gjatë stërvitjes.

Në vend të kësaj, thoni diçka si "menaxhim të pajisjeve me qira, duke përfshirë edhe tregues, gastë dhe maska, mbledhjen e depozitave dhe kthimin e prerjeve." Volunerët kryejnë më mirë kur shpresat janë konkrete se sa të përgjithshme.

Procesi i ripërcaktimit

Vullnetarët që marrin pjesë në një veprimtari të tillë mund të tërhiqen nga disa burime. shpesh vullnetarët e kaluar janë të gatshëm të kthehen nëse kanë pasur një përvojë të mirë.

Kur të arrish tek vullnetarët e mundshëm, ji transparent rreth asaj që kërkon roli dhe asaj që do të fitojnë nga përvoja, vër në dukje dobitë; vullnetarët fitojnë përvojë, ndërtojnë lidhje të komunitetit dhe shpesh marrin pers si lojë falas, vakte ose mallra të rastit. Njerëzit ka më shumë gjasa të thonë po kur kuptojnë vlerën e kontributit të tyre.

Të drejtojmë seancat e stërvitjes para-event

Një sesion treinimi nuk ka nevojë të jetë i gjatë apo i përpunuar. Një sesion dy-orësh i zhvilluar një javë para veprimtarisë mund të mbulojë çdo gjë që vullnetarët duhet të dinë. nëse është e mundur, mbaje stërvitjen në vendin e ngjarjes kështu që vullnetarët mund të shohin planin e fushës dhe të kuptojnë mjedisin fizik.

Gjatë trajnimit, shko në çdo rol në detaje. Trego procedurat kyçe, si të përdorësh kronografin, si të hapësh e të kontrollosh pajisjet me qira dhe si të merresh me një lojtar që heq maskën në fushë.

Nëse keni vullnetarë të rinj për të pikturuar, mendoni që të çiftoheni me vullnetarë me përvojë gjatë ngjarjes. një sistem shokësh pakëson ankthin dhe siguron një strukturë mbështetëse të ndërtuar.

Ndërtojnë një manual stërvitjeje

Disa faqe që mbulojnë logjistikën, procedurat e sigurisë, udhëzimet e rëndësishme dhe listën e kontakteve janë të mjaftueshme.

Manuali duhet të përfshijë programin e ngjarjeve, emrat dhe informacionet e kontaktit të organizatorëve kryesorë, një hartë të fushës dhe të strukturës, dhe një përmbledhje të rregullave të lojës. Përfshini një listë për çdo rol, në mënyrë që vullnetarët të konfirmojnë se kanë çdo gjë që u duhet. Një manual i përgatitur mirë redukton numrin e pyetjeve që duhet të përgjigjeni ditën e ngjarjes dhe u jep vullnetarëve një ndjenjë sigurie.

Strategji komunikimi që funksionojnë

Kur informacioni rrjedh lirisht, vullnetarët ndihen të informuar dhe të lidhur. Kur komunikimi prishet, njerëzit bëjnë supozime, humbin të dhënat ose ndihen të lënë mënjanë.

Komunikimi para-event

Një aplikacion për mesazhet e grupit, si: WhatsApp, Telegrafi, ose sinjali, funksionon mirë sepse lejon komunikimin e menjëhershëm dhe funksionon nëpër pajisje të ndryshme. Dërgoni të reja të rregullta në javët që çojnë në ngjarje. Ndajini me të tjerët programin, listën, udhëzimet e parkimit, parashikimet e motit dhe çdo ndryshim në plan.

Përveç mesazheve të grupit, dërgo një email të plotë për të gjithë vullnetarët rreth një javë para ngjarjes. Përfshi të gjitha detajet thelbësore në një vend: datën, fillimin e kohës, vendndodhjen, çfarë të sjellë, çfarë të veshë, dhe që të kontaktojë në ditën. Një email me një burim të vetëm redukton mundësinë e humbjes së informacionit të rëndësishëm në një fill të gjatë bisedash.

Mjete komunikimi me ditë

Në mëngjes të veprimtarisë, mbani një takim të shkurtër të plotë, para se të vijnë pjesëmarrësit e parë. Përdor këtë takim për të shqyrtuar programin, konfirmo detyrat e rolit, prezantoni drejtuesit e ekipit dhe kujtoji të gjithë protokolleve kryesore të sigurisë.

Gjatë veprimtarisë, mbani komunikim të hapur midis vullnetarëve dhe organizatorëve. Drejtuesit e ekipit të Equip me radio dy kalimesh ose një kanal mesazhesh të dedikuara për të kryer risi urgjente. Radiot janë veçanërisht të dobishme për arbitrat e fushës që nuk kanë telefona të arritshëm. Vendosni një protokoll të qartë për raportimin e incidenteve, kërkoni një pushim ose thirrje për ndihmë. kur vullnetarët dinë shpejt se si të arrijnë tek vendim-marrësit, ata ndjehen të mbështetur dhe të fuqizuar.

Pyetje dore dhe ushqim

Inkurajoji vullnetarët të bëjnë pyetje gjatë gjithë ditës, disa vullnetarë ngurrojnë të flasin sepse nuk duan të duken të informuar.

Nëse një vullnetar sugjeron një mënyrë më të efektshme për të administruar regjistrimin ose një mënyrë më të sigurt për të kryer një çek kronografik, dëgjoni dhe mendoni për zbatimin e ndryshimit. Voluneristët shpesh shohin hollësi operacionale që organizatorët nuk i kanë bërë.

Nxitin një kulturë vullnetare pozitive

Një kulturë pozitive mban vullnetarët të angazhuar, ul kthimin dhe tërheq vullnetarët e rinj drejt ngjarjeve të ardhshme.

Veprimtaritë e ndërtimit të ekipit

Para se të fillojë ngjarja, merr disa minuta për të bërë një stërvitje të thjeshtë të ekipit, nuk ka nevojë të jetë e përpunuar.

Të mendojmë për organizimin e një loje vullnetare pas ngjarjes ose gjatë një pushimi, nëse programi lejon, duke i lënë vullnetarët që të luajnë një raund së bashku ndërton vullnetin e mirë dhe u jep atyre një shije të përvojës që po ndihmojnë për të krijuar.

Njohja dhe motivimi

Një thirrje e thjeshtë gjatë informimit të mëngjesit ose një përmendje në përfundim të ngjarjes shkon në një rrugë të gjatë. Nëse një vullnetar merret me një situatë të vështirë, bëji të ditur që e ke vënë re. njohja e veçantë është më domethënëse se lavdërimi i përgjithshëm. duke thënë: "Faleminderit që qëndroni të qetë dhe profesional kur ai lojtar kishte një problem me shënuesin e tyre" tregon se po i kushtoni vëmendje.

Edhe një shenjë e vogël vlerësimi, por është e rëndësishme të bësh një punë të vogël, të bësh një ulje në regjistrimin e ardhshëm, të hash drekë falas ose një kartë dhuratash për një biznes lokal, të gjitha gjestet që u kujtohen vullnetarëve.

Stresi dhe konflikti

Disa vullnetarë mund të lodhen, të acarohen ose të jenë të tronditur.

Kur lindin konflikte mes vullnetarëve ose mes vullnetarëve, ose një vullnetari, thuaju atyre me qetësi dhe shpejt: " Ki një organizues të caktuar që trajton zgjidhjen e konflikteve.

Menaxhimi operacional gjatë veprimtarisë

Planifikimi i mirë e vendos skenën, por prova e vërtetë e menaxhimit vullnetar ndodh kur ndodh kjo ngjarje është e gjallë.

Supervizionet dhe strukturat mbështetëse

Mos u mundoni të menaxhoni drejtpërdrejt çdo vullnetar, hapësira e kontrollit bëhet e pamenazhueshme përtej një numri të caktuar, por emëroni skuadrat që mbikqyrin grupet më të vogla.

Skuadra e parë duhet të ketë pak para se të vijë kjo ngjarje, kështu që ata i kuptojnë përgjegjësitë e tyre dhe dinë si të të arrijnë.

Pushimet dhe lëvizjet e administrimit

Vullnetarët kanë nevojë për pushim, një vullnetar që punon për gjashtë orë rresht pa pushim do të bëjë gabime, do të acarohet dhe do të digjet; do të krijojë një program pushimi që siguron që çdo vullnetar të pushojë, të hajë dhe të mbushë; për arbitrat që janë në këmbë dhe në diell, programoni 10 minuta pushim çdo orë ose dy herë, për të regjistruar vullnetarët që janë brenda dhe ulur, por mund të punojnë më shumë pushime të shpeshta.

Nëse keni një numër të kufizuar vullnetarësh, mendoni për rotacionin e njerëzve gjatë gjithë ditës, një vullnetar që kalon mëngjesin në regjistrim mund të bëjë një ndryshim pasdite si mareshaI.

Përdor një mjet të thjeshtë programimi ose një dërrasë të bardhë për të gjurmuar kush është në pushim dhe kush po i mbulon ato. Dukshmëria në orar parandalon konfuzionin dhe siguron se çdo stacion është gjithmonë i ngarkuar.

Përshtatja me kushtet në ndryshim

Ndryshimet e motit, ndërprerjet e pajisjeve, lojtarët arrijnë në numra të papritur dhe programet e tyre nuk janë në rregull. Vullnetarët kërkojnë drejtim kur kushtet ndryshojnë.

Përdor sistemin e radios ose të mesazheve për të informuar skuadrën që drejton vullnetarët dhe që ndikon te të tjerët, mos mendo se çdokush vëren një ndryshim.

Pas-e-event Cmueshmëria dhe Ripërcaktimi

Një qasje e kujdesshme pas tëventit ndërton besnikërinë, mbledh reagime të vlefshme dhe forcon komunitetin tuaj vullnetar me kalimin e kohës.

Të shprehim mirënjohje

Një grup i falenderuar gjatë takimit të mbylljes ose lajmërimit i bën njerëzit të ndihen të sigurt. dhe vazhdon brenda 48 orëve me një e-mail të personalizuar ose mesazh.

Të mendosh për një dhuratë të vogël falënderimi ose një paketë kujdesi.

Mbledhja e ushqimit

Pyet se çfarë shkoi mirë, çfarë mund të përmirësohej dhe nëse do të dilnin vullnetarë, mbajeni sondazhin të shkurtër për të respektuar kohën e tyre.

Përdor reagime për të bërë ndryshime. Nëse shumë vullnetarë përmendin se programi ishte i paqartë ose se sesioni i stërvitjes ishte shumë pranë datës së ngjarjes, përshtateni mënyrën tuaj të të vepruarit në përputhje me këtë. Duke treguar se ju merrni reagime serioze inkurajoni vullnetarët që të vazhdojnë të ofrojnë kontributin e tyre në të ardhmen.

Ndërtimi i një bashkësie vullnetare

Dëshmitarët që ndihen më të lidhur me organizatën tuaj, ka më shumë të ngjarë të kthehen, të mbajnë kontakt gjatë gjithë vitit, jo vetëm kur keni nevojë për ndihmë.

Kur keni ndërtuar një komunitet të fortë vullnetar, rekrutimi bëhet më i lehtë, mjeti juaj më i mirë është një rekomandim pozitiv fjalë për fjalë nga një vullnetar i tanishëm ose i së kaluarës.

Të sjellim së bashku

Një kulturë pozitive i nxit vullnetarët të kryejnë më të mirën e tyre. Menaxhimi i fortë operativ gjatë veprimtarisë siguron që dita të funksionojë mirë dhe vlerësimi pas-evetëndërtueshëm ndërton besnikërinë dhe vazhdimësinë që mban ekipin tuaj gjatë kohës.

Një vullnetar i stërvitur mirë, që ndihet i vlerësuar, ka më shumë gjasa të komunikojë hapur dhe ta trajtojë stresin me efektshmëri.

Për lexim të mëtejshëm mbi ndërtimin dhe menazhimin e ekipeve vullnetare, eksplorojnë burime nga organizata si blogu Voltouner Hub , i cili ofron udhëzues praktikë për rekrutimin dhe ruajtjen më mirë [plaundues [FT:3], i cili mbulon strategjitë e komunikimit dhe kulturën e ekipit. Nëse po kërkon mjete për koordinimin e programeve dhe detyrave, me vlerë [plaintere]: [p] e thjeshtë vullnetare për një platformë vullnetare. [5]

Vullnetarët që shfaqen për ngjarjen tënde po të japin diçka të vlefshme, duke i takuar me përgatitje, respekt dhe mirënjohje, sigurojnë që ngjarja e lyshjes suaj të jetë e paharrueshme për të gjitha arsyet e duhura.