Окончательный руководство по проведению благотворительного собрания по пейнтболу

Почему стоит посетить благотворительный фонд Paintball

Пейнтбол сочетает адреналин, командную работу и веселье на свежем воздухе, что делает его идеальным средством для сбора денег и осведомленности о достойном деле. В отличие от гала-ужина или молчаливого аукциона, благотворительная акция пейнтбола привлекает более молодую, более активную демографическую группу и вызывает волнение, которого часто не хватает традиционным сборщикам средств. Спонсоры любят ассоциировать свой бренд с насыщенным действием опытом, а участники уходят с запоминающимися историями, которые поддерживают их связь с вашей миссией. При правильной структуре вы можете превратить день пейнтбола в значительный источник дохода при укреплении общественных связей.

Это руководство проведет вас через каждый этап проведения благотворительного сбора средств для пейнтбола; от постановки целей и выбора места проведения до запуска безопасных игр и последующего наблюдения с донорами. Являетесь ли вы опытным организатором мероприятий или волонтером впервые, эти шаги помогут вам спланировать мероприятие, которое является одновременно финансово успешным и действительно приятным. Помимо собранных долларов, хорошо организованное мероприятие по пейнтболу строит товарищество, способствует здоровой конкуренции и знакомит с новой аудиторией в спорте. К концу этого руководства у вас будет полный план для выполнения безопасного, прибыльного и незабываемого сбора средств.

Определение ваших целей и структуры сбора средств

Прежде чем заказать поле или заказать пейнтболы, решите, как именно вы будете собирать деньги. Четкая финансовая цель и четко определенная структура облегчают продажу билетов, найм спонсоров и измерение успеха. Начните с вопроса: сколько вам нужно собрать? Какие ресурсы у вас уже есть? Кто в вашем сообществе может помочь?

Выберите благотворительность или причину

Выберите авторитетную некоммерческую организацию, которая соответствует ценностям вашего сообщества. Местные продовольственные банки, молодежные спортивные программы, ветераны и организации или медицинские исследовательские фонды являются общим выбором. Подтвердите, что организация готова продвигать мероприятие и делиться его историями воздействия. Наличие страстного бенефициара мотивирует как участников, так и добровольцев. Сильное партнерство также открывает двери для существующей донорской базы благотворительности для перекрестного продвижения.

Установить цель по сбору средств

Например, если вы ожидаете 100 игроков и планируете взимать 50 долларов за вход, базовый доход составляет 5000 долларов. Добавьте корпоративное спонсорство, комиссионные сборы, продажи лотерей и концессии, чтобы достичь цели. Разбейте цель на вехи, чтобы сохранить высокий импульс во время кампании. Цель растяжения 120% вашей цели может вдохновить на предоставление в последнюю минуту.

Потоки доходов, которые нужно учитывать

Диверсифицировать доходы для снижения риска и максимизировать общий доход:

Регистрационные взносы игроков – включать пейнтбол допуск, прокат снастей, и несколько сотен пейнтболов. Предлагать ранние птичьи скидки, чтобы управлять ранними регистрациями. Рассмотрим многоуровневые цены: индивидуальный, команда из пяти, корпоративная команда.
Спонсорские пакеты – местные предприятия платят за права на именование, размещение баннеров или “captain” позиции в командах. Создать как минимум три уровня: золото ($1000+), серебро ($500), бронза ($250) с соответствующими преимуществами.
Участники, только пожертвования Разрешите людям спонсировать игроков или делать прямые пожертвования без игры. Настройте простую страницу онлайн-пожертвований.
Побочные аттракционы – взимать плату за лотерею, молчаливый аукцион или “ стрелять в кабинку ref” где участники платят дополнительно, чтобы нацелиться на добровольца.
Концессии и товары Продажа продуктов питания, напитков и футболок для мероприятий. Предварительный заказ, чтобы оценить спрос и избежать остатков.
Страницы группового сбора средств Поощряйте каждую команду устанавливать свою собственную цель сбора средств с помощью такой платформы, как Classy или Givebutter. Игроки могут просить друзей и семью о залоге за выбывание или за игру.

Выбор места и оборудования

Место проведения задает тон всему событию. Профессиональный пейнтбольный комплекс предлагает инфраструктуру безопасности, полевые конструкции и оборудование для аренды. Если вы используете частную собственность, вы должны привести все защитные механизмы и соответствие страхованию. Выбор влияет на ваш бюджет, ответственность и общий опыт участников.

Профессиональные поля для пейнтбола

Ассоциация игроков в пейнтбол Используя сертифицированный PPA-объект, можно снизить страховую ответственность и успокоить нервных родителей.

Частная земля или DIY

Если у вас есть доступ к большой лесистой местности, вы можете строить временные поля с использованием надувных бункеров, бочек и сетки. Такой подход требует аренды переносных станций заполнения CO2, покупки масок и маркеров и найма сертифицированных судей. Страховые расходы могут быть выше, но вы получаете полный контроль над планировкой и графиком. Настройки DIY лучше всего подходят для опытных организаторов, которые уже имеют отношения с поставщиками пейнтбола.

Контрольный список необходимого оборудования

Пейнтбольные маркеры (механические или электронные) и т. Д.; по одному на игрока плюс резервные копии. Убедитесь, что они недавно обслуживаются.
Очки или маски с полной печатью, соответствующие стандартам ASTM F1776.
Алые пейнтболы (стандартная заливка, биоразлагаемая рекомендуется) – вычислить 500 раундов на игрока за полдня.
СО2 или HPA-цистерны: достаточное количество для дневных и запланированных игр.
Хронограф для проверки скорости маркера остается безопасным (ниже 280 кадров в секунду). Проверяйте каждый маркер при регистрации и случайным образом в течение дня.
Набор первой помощи с мытьем глаз, перчатками и повязками. По возможности, имейте специального медицинского волонтера.
Баррикадная сетка для защиты зрителей и постановочных площадок высотой не менее 8 футов.
Портативные туалеты и станции мытья рук, если в помещении нет удобств.
Радиосвязь для судей и организаторов.

Юридическое, страховое и безопасное соответствие

Пренебрежение ответственностью может сорвать ваш сбор средств и поставить участников под угрозу. Каждый хозяин должен понимать правовую базу для пейнтбольных событий. Соблюдение защищает вашу организацию, место проведения и каждого игрока на поле.

Разрешения и разрешения

Свяжитесь с отделом парков вашего города или округа, чтобы получить специальное разрешение на мероприятие. Если вы используете коммерческое поле, убедитесь, что его существующие разрешения покрывают благотворительные мероприятия. Для частной земли письменное соглашение с землевладельцем должно включать пункт о хранении и доказательство страхования ответственности. Начните этот процесс не менее чем за 60 дней до мероприятия.

Страховое покрытие

Вам необходимо страхование общей ответственности, которое покрывает травмы участников и имущественный ущерб. Во многих областях есть своя собственная политика, которая может распространяться на ваше мероприятие за плату. Если вы арендуете поле, попросите сертификат страхования, называя вашу организацию в качестве дополнительного застрахованного. Для событий DIY, такие компании, как Коллективное спортивное страхование Предлагайте краткосрочное покрытие событий. Ожидайте заплатить 300-800 долларов за однодневную политику в зависимости от ожидаемой посещаемости.

Отказы и планы на случай чрезвычайных ситуаций

Каждый участник и зритель должны подписать отказ, признающий присущие пейнтболу риски. Обеспечить четкие экстренные процедуры, включая ближайший адрес больницы и назначенного точечного человека для травм. Обучить добровольцев распознавать признаки теплового истощения, обезвоживания или маскировать проблемы с туманом. Иметь письменный план действий в чрезвычайных ситуациях и делиться им со всеми сотрудниками до начала мероприятия.

Построение Buzz и продажа билетов

Продвижение должно начаться не менее чем за шесть недель до мероприятия. Сильная маркетинговая кампания стимулирует ранние продажи билетов и обеспечивает спонсоров. Используйте сочетание цифровой и офлайн-тактики для охвата различных сегментов вашего сообщества.

Стратегия социальных медиа

Местные партнерства

Попросите компании повесить листовки в окна, упомянуть событие в своих информационных бюллетенях или спонсировать команду. Небольшое спонсорство в размере 250 долларов может охватывать баннер на поле, выкрики в социальных сетях и стенд на мероприятии. Взамен бизнес получает положительное воздействие сообщества. Дойти до магазинов пейнтбола, спортивных баров, розничных торговцев на открытом воздухе и даже кафе рядом с местом проведения.

Прямая и электронная почта

Отправляйте персонализированные приглашения прошлым донорам и добровольцам. Включите прямую ссылку на ваш регистрационный портал. Для более старых демографических групп физические открытки с QR-кодом могут быть эффективными. Сохраните сообщение кратким: дата, местоположение, причина и призыв к действию. Разделите свой список: прошлые участники получают коды ранних птиц; неигроки получают варианты пожертвования.

День событий Логистика

Тщательно спланированный график предотвращает хаос и максимизирует игровое время. Волонтеры должны знать свои роли и быть готовыми к ранней настройке. Прибыть как минимум за два часа до регистрации игрока для настройки полей и тестирования оборудования.

Волонтерские роли и обучение

Регистрационный стол Проверяйте игроков, собирайте отказы, распространяйте браслеты. Используйте распечатанные списки регистрации на скоростных линиях.
Офицер охраны Проведите первичный инструктаж по безопасности, следите за соблюдением масок, применяйте вилки для ствола. Этот человек имеет право прекратить игру.
Судья – ходить по полю, вызывать элиминации, управлять границами игры. Нанимать опытных судей пейнтбола, если это возможно.
Менеджер по оборудованию – обработать ремонт маркеров, заправки CO2 и хронографы. Ведите журнал проблем с оборудованием.
Концессии и товары Продай еду, напитки и свог для мероприятий. У тебя много изменений и мобильная платежная система.
Фотограф/видеооператор – захват экшн-снимков для пост-событийного маркетинга. Получить подписанные фоторелизы от всех участников.

Проведите краткий осмотр с добровольцами за час до открытия ворот. Подчеркните, что правила безопасности распространяются на всех, включая персонал.

Образец временной шкалы

8:00 утра – Настройка: полевая инспекция, сетка, хронографическая станция, регистрационные таблицы, водные станции.
9:00 Открывается регистрация игроков, отпускаются отказы от процедур, выпускаются браслеты, распространяются маркеры аренды.
9:30 утра Обязательный инструктаж по безопасности и распределение снастей. Покажите, как использовать заглушки и маски.
10:00 Первый раунд игр (3-4 коротких матча, по 10-15 минут каждый). Поворот команды, чтобы убедиться, что все играют.
12:00 – Обедный перерыв: игроки поворачиваются к концессиям, розыгрышу лотереи или молчаливому аукциону. Рассмотрим “лучший командный фото” конкурс.
1:00 вечера – Послеобеденная сессия: захват флага, ликвидация или VIP-сценарии. Включите специальный “zombie swap” раунд для дополнительных пожертвований.
3:30 вечера – Финальный матч или матч чемпионата между лучшими командами по сбору средств.
4:00 вечера – Церемония награждения: трофеи для лучших сборщиков средств, лучшая команда, больше всего духа. Спасибо спонсорам и волонтерам.
4:30 вечера Разбивка, возврат снаряжения, спасибо участникам, когда они уходят. Считайте пожертвования и депозиты немедленно.

Питание и гидратация

Игровые форматы, которые поддерживают игроков

Разнообразие предотвращает скуку и поощряет участие всех уровней навыков. Разработайте смесь быстрых игр на выбывание и объективных матчей. Объявляйте правила каждой игры четко перед началом.

Классическая ликвидация

Две команды начинаются с противоположных сторон. Игроки выходят, когда ударяется пейнтболом, который оставляет видимую отметку. Последняя команда выигрывает. Держите раунды короткими (10-15 минут), чтобы выбывшие игроки могли быстро воссоединиться. Для больших групп, разделенных на несколько полей или используйте правило “воскресение”, где игроки возвращаются после 5-минутной паузы.

Захват флага

Каждая команда защищает флаг на своей базе. Цель состоит в том, чтобы захватить флаг противника и вернуть его на свою базу без выстрела. Этот формат вознаграждает скорость и связь. Добавьте поворот: флаг-носитель не может стрелять, но может передать флаг товарищу по команде.

VIP-защита

Один игрок в каждой команде обозначен VIP и носит отличительный жилет. Если VIP устраняется, вся команда проигрывает. VIP не может стрелять, но может отдавать приказы. Этот режим отлично подходит для корпоративных команд с четким лидером.

Зомби Своп для благотворительности

Специальный раунд, в котором выбывшие игроки могут “купить обратно в ” с небольшим пожертвованием (например, $5). Все доходы от раунда идут непосредственно на причину. Объявить этот вариант во время брифинга по безопасности, чтобы игроки приносили наличные или мобильную готовность к оплате. Вы также можете запустить “последний стоящий человек ” бонусный раунд, где победитель получает приз и признание донора.

Последующие меры и отчетность о воздействии

Событие не заканчивается, когда последний пейнтбол уволен. Сильное наблюдение превращает одноразовых участников в долгосрочных сторонников. Планируйте свое сообщение после события до самого события.

Благодарность Коммуникация

Отправьте персонализированные электронные письма или тексты в течение 48 часов. Спасибо всем по имени, включите ссылку на фотогалерею и объявите общую собранную сумму. Если вы превысили свою цель, подчеркните это достижение. Для спонсоров, предоставьте краткую информацию с такими показателями, как посещаемость, охват социальных сетей и упоминания в СМИ. Включите четкий “что’s Next” призыв к действию, например, присоединиться к списку рассылки благотворительности&rsquo или посетить следующее мероприятие.

Поделитесь историями и медиа

Загрузите видео с основными моментами на YouTube и социальные каналы. Напишите сообщение в блоге или статью в новостной рассылке, описывающую энергию дня и разницу, которую будут приносить деньги. Включите цитаты от игроков и представителя благотворительности. Пользовательский контент от участников часто является наиболее аутентичным маркетингом на следующий год.

Соберите обратную связь на следующий год

Отправьте короткий опрос (от трех до пяти вопросов), в котором вы узнаете, что понравилось участникам больше всего и что может улучшиться. Спросите, будут ли они снова присутствовать или обратиться к другу. Используйте эти данные, чтобы уточнить свое планирование для следующего издания. Также спросите, заинтересованы ли какие-либо участники в том, чтобы стать волонтерами или спонсорами для следующего мероприятия.

Заключительные советы и выводы

Проведение благотворительного сбора средств для пейнтбола - это высокоэнергетический, командный способ добиться реальных изменений. Устанавливая четкие финансовые цели, сотрудничая с безопасным местом, продвигая агрессивно и запуская хорошо организованные игры, вы создаете событие, которое генерирует шум и доход. Ключом является подготовка: безопасное страхование, обучение добровольцев и разработка графика, который балансирует веселье и безопасность. Не забудьте следовать стандарту ASTM F1776 для очков для пейнтбола и консультироваться с такими ресурсами, как: Национальная ассоциация пейнтбола для дополнительных рекомендаций по мероприятиям. Для некоммерческого сбора средств лучшие практики Национальный совет некоммерческих организаций Предлагает шаблоны и советы.

Когда вы будете следовать вышеприведенному плану, вы не только будете собирать средства, но и строить прочные отношения в вашем сообществе. Теперь загрузите свой маркер, сплотите свою команду и начните планировать благотворительное мероприятие по пейнтболу, о котором все будут говорить в течение многих лет.