Kodėl savanorių valdymas daro ar sugadina jūsų pentbolo renginį

Paintball renginys priklauso ne tik nuo gerai prižiūrėtų žymeklių ir protingo laukinio išdėstymo. Šou vykdantieji už kulis turi tiesioginį poveikį saugumui, srautu ir bendroms patirtims. Savanoris tvarko registraciją, saugos briefings, arbitražą, įrangos patikrinimus ir dešimtys kitų užduočių, kurie laiko dieną neleisti į chaosą. Kai savanoriai yra gerai organizuoti, renginys veikia kaip gerai užkrėsta mašina. Kai jie nėra, dalyviai iš karto pastebi skirtumą.

Tai reiškia, kad tradiciniai valdymo metodai ne visada verčia. Savanoriams reikia aiškios kryptys, pagarbos komunikacija ir tikra vertybė. jiems taip pat reikia sistemų, kurios palengvina jų darbą, o ne sunkiau.

Įkūrimas iki įvykio dienos

Savanorių valdymas prasideda ne renginio rytą, o kelias savaites anksčiau, kai dar planuojate aikštės išdėstymą ir užsakysite dažą.

Savanorių darbo struktūros kūrimas

Pradėkite išnagrinėdami kiekvieną užduotį, kurią reikia atlikti renginio metu. Vaikščiokite per dalyvių kelionę nuo atvykimo iki išvykimo. Kas nors turi pasveikinti žaidėjus vartose. Kas nors turi tvarkyti atleidimus ir registraciją. Kas nors turi valdyti kronografo stotį, kad patikrintų žymenų greitį.

Kas nors turi vadovauti saugos briefingams. Kas nors turi būti teisminkas lauke. Kas nors turi valdyti įrangos nuomos ir dažų pardavimus. Kas nors turi būti prieinamas pirmosios pagalbos ar skubios pagalbos. Išskyrus viską, prieš pradėdami paskirti žmones.

Kai turite užduočių sąrašą, suskirstykite susijusias užduotis į atskirus vaidmenis. Duokite kiekvienam vaidmeniui aiškią pavadinimą ir atsakomybės sritį. Pavyzdžiui, "Registracijos vadovas" tvarko patikrinimą, atleidimus ir žiedus. "Field Arbitrai" stebi žaidimą, priima taisykles ir signalas prasideda ir lieka. "Safeity Officer" atlieka kronografo patikrinimus ir prižiūri barelinių uždangos.

Išsami pozicijos aprašymai

Kiekvienai pareigai rašykite trumpą pozicijos aprašymą, kuriame nurodomos pareigos, laiko įsipareigojimas, visi reikalingi įgūdžiai ar sertifikacijos ir komandos grandinė. Pavadinimas apie pozicijas turi daugybę tikslų. Jie padeda rekrutams nuspręsti, kuri jiems tinkama pareiga. Jie suteikia nuorodos tašką mokymosi metu. Jie taip pat suteikia savanoriams kažką, į ką jie gali kreiptis, jei pamiršta apie detales.

Palikite paprastu ir paprasta. Išvykite neaiškios kalbos, pavyzdžiui, "pagalėkite, kai reikia". O tik pasakykite kažką panašaus į "valdyti įrangos nuomos lentelę, įskaitant žymenų, kauklių ir kaukės išleidimą, indėlius surinkimą ir užrašų užrašymą".

Įmonimo procesas

Įdarbinimas savanorių pentbolo renginiui gali būti iš kelių šaltinių. Pastarūs savanoriai dažnai nori grįžti, jei jie turėjo gerą patirtį. Vietinės pentbolo bendruomenės, socialinės žiniasklaidos grupės ir forumai yra puikios vietos rasti žmones, kurie jau supranta sportą ir jo kultūrą. Taip pat galite kreiptis į vietines sporto komandas, laukojo klubus ar kariuomenės ir teisėsaugos grupes, kurios gali turėti narių, suinteresuotą savanoriškai dirbti.

Kai kreipėsi į galimus savanorius, būk skaidrus apie tai, ko reikalauja vaidmuo ir ką jie iš patirties gaus. Pasirinkite naudos. savanoriai įgyja renginių patirtį, palaiko bendrijos ryšius ir dažnai gauna tokias privilegijas kaip nemokamas žaidimas, valgymai ar renginių prekes. Žmonės labiau linkę pasakyti "taip", kai supranta savo indėlio vertę. Pasirinkite paprastą registracijos procesą, arba per formą arba lentelę, kurioje savanoriai gali nurodyti savo pageidaujamą vaidmenį ir prieinamumą.

Įvykimo treniruotės

Mokymas yra vienas iš įmaniausių žingsnių, kuriuos galite imtis, kad savanoriai būtų pasirengę sėkmingai. Mokymo sesija nebūtinai turi būti ilga ar sudėtingas. Dvi valandos, trunkančios prieš savaitę, sesija gali apimti viską, ką savanoriai turi žinoti. Jei įmanoma, mokymą atlikite renginio vietoje, kad savanoriai galėtų pamatyti laukų išdėstymą ir suprasti fizinę aplinką.

Mokymo metu išsamiai perskaitykite kiekvieną vaidmenį. Parodykite pagrindines procedūras, tokias kaip chronografo naudojimas, kaip išduoti ir patikrinti nuomos įrangą, kaip valdyti žaidėją, kuris nuimasi kaukė aikštėje. Paskaitykite savo skubios pagalbos protokolus, įskaitant tai, ką daryti, jei sužalojas, įranga nesilaiko arba vėluos. Leiskite laiko klausimams ir praktinei praktikai. Savanoriai, kurie jau praktikuoja užduotį, yra daug labiau pasitikintys, kai ją atlieka gyvi.

Jei turite savanorių, kurie yra naujai mokę, apsvarstykite, kad renginio metu juos susitvarkysite su patyrusiais savanoriais.

Įvairinimo vadovą

Rašyta mokymo vadovėlis yra nuorodą, kurią savanoriai gali susipažinti savo laiku. Ji nebūtinai turi būti ilga. pakanka kelios puslapiai, kuriuose pateikiami įvykių logistikos, saugos procedūros, vaidmenų specifikacijos instrukcijos ir kontaktų sąrašas. Prieš įvykį dalijokite vadovėliu skaitmeniniu būdu ir apsvarstykite spausdinti keletą kopijų, kad savanoriai, kurie pageidauja fizinę nuorodą, galėtų turėti prie rankos.

Į instrukciją turėtų būti įtrauktas renginio grafikas, pagrindinių organizatorių vardai ir kontaktinė informacija, aikštės ir įrenginio žemėlapis bei žaidimo taisyklių santrauka.

Veiklinės komunikacijos strategijos

Kai informacija laisvai skleidžia, savanoriai jaustasi informuoti ir sujungti. Kai komunikacija praradasi, žmonės daro prielaidų, praleidžia atnaujinimus arba jaučiasi atleisti.

Informacija prieš įvykį

Naudokite centralizuotą komunikacijos kanalą, kad dalintumėtesi atnaujinimais su visais savanoriais. Grupės pranešimų programa, pavyzdžiui, WhatsApp, Telegramas ar Signal, veikia gerai, nes ji leidžia greitą ryšį ir veikia įvairiuose įrenginiuose. Reguliariai atnaujinkite savaites iki renginio. Pasidalinkite grafiką, sąrašą, automobilių stovėjimo aikštelės instrukcijas, progą ir bet kokius planų pakeitimus. Konsistencė stiprina pasitikėjimą.

Kai savanoriai žino, kur ieškoti informacijos, jie yra mažiau linkę jaustis nerimauti ar supainioti.

Be grupinių pranešimų, apie savaitę prieš renginį išsiųskite išsamų el. Pašto visiems savanoriams. Įtraukite visas būtinas detales vienoje vietoje: datą, pradėjimo laiką, vietą, ką pasiimti, ką dėvėti ir su kuo susisiekti per dieną. Viename šaltinio el. Pašto laiške sumažėja galimybė, kad svarbios informacijos prarastų ilgoje pokalbių temoje.

Komunikato diena

Rytą, prieš atvykstant į renginį, turite surengti trumpą savanorių susitikimą. Naudokite šį susitikimą peržiūrėti tvarkaraštį, patvirtinti užduotis, pristatyti komandos vadovus ir priminti visiems pagrindinius saugos protokolus.

Įgyvendinkite atvirą ryšį tarp savanorių ir organizatorių. Įrengkite komandos vadovus dviem krypčių radijo arba specialiu pranešimų kanalu skubios atnaujinimų. Radijos yra ypač naudingos laukinių teisėjų, kurie gali neturėti savo telefono prieinamumo. Įdiegtumėte aiškų protokolą pranešti apie incidentus, prašyti atostogų ar kreiptis dėl pagalbos. Kai savanoriai žino, kaip greitai pasiekti sprendimų priimančius, jie jaustasi remiami ir įgalinti.

Klausimų ir atsiliepimų tvarkymas

Padrąsinkite savanorius užduoti klausimus visą dieną. Kai kurie savanoriai stovi kalbėti, nes nenori atrodyti nesuprantami. Paaiškinkite jiems, kad klausimai yra laukiami ir tikėtina. Pasirinkite asmenį, atsakantį už savanorių klausimus renginio metu. Tai gali būti organizatorius, komandos vadovas arba atsidavęs savanorių koordinatorius.

Jei savanoris siūlo efektyvesnį būdą valdyti registraciją arba saugesnį būdą atlikti kronografo patikrinimą, klausykitės ir apsvarstykite, kaip įgyvendinti šį pakeitimą.

Padedant gerokai savanoriškai dirbti

Savanoriams laisvai suteikiama jų laikas, o jūsų sukurta kultūra tiesiogiai veikia jų patirtį. Pozityvi kultūra priima savanorius, mažina apyvartą ir pritraukia naujų savanorių į būsimus renginius. Žmonės nori būti aplinkos dalimi, kurioje jie jaustasi vertinami, gerbiami ir yra kažko prasmingo dalimi.

Komandų kūrimo veikla

Prieš pradedant renginį, praleiskite keletą minučių atlikti paprastą komandos kūrimo pratimą. Ji nereikia būti sudėtingas. Greitas ledas, kuriame savanoriai pristatys save ir pasidalins vienu dalyku, dėl kurio jie džiaugiasi, padeda žmonėms susijungti. Jei turite savanorus, dirbančius skirtingose renginio srityse, pavyzdžiui, registracijoje ir arbitražu, jie pasinaudoja žinodami vienas kito vardus ir vaidmenis.

Jei planuojama, po renginio ar per pauzę organizuokite savanorių žaidimą. Laukti savanorių žaisti kartu stiprina gerą valią ir suteikia jiems galimybę pajusti savo patirtį.

Žinėjimas ir motyvacija

Jei savanorius gerai tvarko sudėtingą situaciją, pasakyk jiems, kad tai pastebėjote. Konkrecinis pripažinimas yra reikšmingesnis nei bendra pasisveikinimas.

Taip pat svarbu, kad būtų galima pasidžiaugti mažomis padėkos ženklomis.

Kaip valdyti stresą ir konfliktus

Įvairūs renginiai gali būti intensyvūs. Ilgas valandas, fizinis pastangos, karšta ar šalta, ir sunkūs dalyviai visi prisideda prie streso. Savankiai gali tapti pavargę, nusivylę ar aplenktas. Iš anksto tai ir planuokite. Reguliariai planuokite paliautus, kad savanoriai galėtų atsipalaiduoti, hidratuoti ir valgyti. Savankiai, jei įmanoma, sukeltų tarp vaidmenų, kad būtų išvengta fizinio įtempimo iš pasikartojančių užduočių.

Kai tarp savanorių ar tarp savanoriaus ir dalyvio kyla konfliktas, reikia jį išspręsti ramiai ir greitai. Turiu paskirtą organizatorių, kuris sprendžia konfliktus. Savanoriai niekada neturėtų jaustis, kad turi spręsti prievartą vykdančio dalyvio vienas. Duok jiems įgaliojimus, kad prireikus padėtis padidėtų jums arba saugumo specialistui. Žinant, kad yra paramos, sumažėja nerimas ir padeda savanoriams išlaikyti ryžtą spaudžiant.

Įdarbinimo valdymas renginio metu

Geras planavimas pradeda, tačiau tikroji savanorių valdymo testa vyksta kai renginys vyksta. Dieną jūsų vaidmuo perkelia nuo planavimo iki lyderio. Savanoriams reikia vadovavimo, paramos ir realaus laiko problemų sprendimo.

Priežiūros ir paramos struktūros

Neprarandykite valdyti kiekvieną savanorių tiesiogiai. Kontrolės trukmė tampa nevaldinama per tam tikrą skaičių. Vietoj to paskirkite komandos vadovus, kurie prižiūri mažesnes grupes. Registracijos komandos vadovas prižiūri tris ar keturis savanorius į registracijos stalą. Lauko vadovas prižiūri teisėjus ir saugos pareigūnus. Ši komanda vadovauja pranešimui jums ir tvarko kasdieninius klausimus ir klausimus savo teritorijoje.

Komandos vadovai turėtų turėti pranešimą prieš renginį, kad suprastų savo atsakomybę ir žinotų, kaip pasiekioti jus. Jie taip pat turėtų turėti įgaliojimus priimti nedidelius sprendimus, laukiant jūsų patvirtinimo. Komandos vadovai galiojantys sukuria greitesnę organizaciją ir mažina spragų kaligą.

Skirties ir rotacijų valdymas

Jei savanoriui reikia pailsėti, bet jis dirba šešias valandas iš eilės ir ne pailsėja, jis gali padaryti klaidas, susijaudinti ir susigristi. Įdėkite pailsėjimo grafiką, kuris užtikrintų, kad kiekvienas savanorius turi laiko atostogoti, valgyti ir atsinaudoti. Atsirinkime 10 minučių pailsę kas valandą ar dvi.

Jei turite ribotą savanorių skaičių, apsvarstykite, kad žmonės per dieną sukurs skirtingus vaidmenis. Savankė, kuris matosi ryte registruojant, gali imtis popietę darbo paėmimo kaip lauko maršalas. Rotation palaiko dieną įdomią, sumažina fizinį krūvą nuo pakartotinių užduočių ir suteikia savanoriams platesnį vaizdą, kaip renginys veikia. Tai taip pat stiprina kryžminį mokymą jūsų komandos, todėl jei kas nors skambina serga ar turi išvykti anksčiau, kiti gali įsitraukti.

Naudokite paprastą tvarkaraščio įranką arba plačią lentelę, kad būtų galima stebėti, kas yra atostogų metu ir kas juos apsižymi. Įgyvendinant tvarkaraščius, galima išvengti painiavos ir užtikrinti, kad kiekviena stotis būtų nuolat įdarbinama.

Prisitaikymas prie pokyčių

Nė vienas renginys nevyksta tiksliai pagal planą. Laikas keičiasi, įranga traukia, žaidėjai atvyksta netikėtai, o grafikos slepiasi. Savanoriai ieško jums patarimų, kai pasikeičia sąlygos. Būkite pasirengę pritaikyti vaidmenų užduotis iš karto. Jei registracijos linija auga greičiau nei tikėtasi, paimkite savanorių iš mažiau užimto regiono, kad padėtų. Jei laukui užtrunka ilgiau, kad atsistatydintų tarp žaidimų, pakoreguokite rotaciją, kad teisėjai liktų švieži.

Išskyrus ir greitai komunikuokite su pokyčiais. Naudokite radijo arba pranešimų sistemą, kad informuotumėte komandos vadovus ir paveiktus savanorius.

Įvertinimas ir išlaikymas po įvykio

Pasirinkimas baigėsi, tačiau jūsų santykiai su savanoriais tęsiasi. Kaip jūs elgiatės po renginio, nustatoma, ar savanoriai sugrįš kitą kartą.

Dėkojimas

Paskelbėkite savo savanorius, kol jie išeis iš renginio. Minimalias žodinis padėkos žodinis pateikimas asmeniškai. Paskelbimas arba pranešimas, kai grupė yra dėkingas, leidžia žmonėms jaustis pastebimi. Paskambinkite per 48 valandas su asmeniniu laišku ar pranešimu. Paskambinkite konkrečius įnašus.

"Jūsų darbas kronografo stotyje saugojasi visus ir žaidimai vyksta sklandžiai" yra svarbesnis nei bendra "ačiū už pagalbą".

Įsivaizduokite, kad galite atsiųsti mažą padėkos dovaną arba rūpinimąsi, kad būtų galima gauti renginio prekes, nuolaidų kodą, kad ateityje galėtumėte nusipirkti pintrą, ar rankraščiu.

Susirinkimas

Paskambinkite savanorių, kurie yra pasirengę dalyvauti renginyje, apie tai, kas buvo gerai, ką galima pagerinti ir ar jie vėl norėtų dalyvauti savanoriškai. Laikykite apklausą trumpu, kad būtų gerbiama jų laikas.

Naudokitės atsiliepimais padaryti pakeitimus. Jei keli savanoriai pasakyta, kad renginio laikas buvo neaiški arba kad treniruotė buvo per arti renginio datos, atitinkamai pritaikyk savo požiūrį.

Savanorių bendruomenės kūrimas

Savanoriai, kurie jaučiasi su jūsų organizacija susieti, greičiausiai grįš. Laikykite ryšį per metus, o ne tik tada, kai jums reikia pagalbos. Siųskite kartais atnaujinimus apie ateinančius renginius, dalinkite nuotraukomis ir istorijomis iš ankstesnių renginių ir kviečiame savanorius į socialinius susirinkimus ar mokymų galimybes. Paprastas naujienlaiškas ar privačios socialinės žiniasklaidos grupės išlaiko bendruomenę gyva tarp renginių.

Kai susikūrėte stiprią savanorių bendruomenę, įdarbinimas tampa lengvesnis. Jūsų geriausias įdarbinimo įrankis yra teigiamas žodžio į burną rekomendacija iš dabartinio ar ankstesnio savanoriaus.

Visi kartu

Paintball renginio valdymas yra sudėtingas procesas, o jūsų savanorių komanda yra variklis, kuris jį veikia. Pradedant nuo aiškių vaidmenų ir išsamų mokymąsi, nustatomas tvirtas pamatas. Efikas komunikacija užtikrina, kad visi būtų suderinti ir informuoti. Pozityvi kultūra motyvuoja savanorius atlikti savo geriausią darbą. Solidus veiklos valdymas renginio metu užtikrina, kad diena tektų sklandžiai.

Kiekvienas iš šių elementų stiprina kitus. Gerą apmokytas savanorius, kuris jaučiasi vertinamas, labiau linkęs atvirai bendrauti ir veiksmingai valdyti stresą. Gerą organizuotas renginys, kuris vyksta pagal planą, sumažina visų nusivylimą.

Daugiau informacijos apie savanorių komandų kūrimą ir valdymą galite sužinoti iš tokių organizacijų kaip Savanoriški centras, kuris siūlo praktines vadovybes įdarbinimui ir išlaikymui, arba Geresnis savanorių tinklasJei ieškote priemonių, kuriomis galima koordinuoti grafiką ir užduotis, Įrašymas.com suteikia paprastą platformą savanorių darbo posėdžių valdymui.

Jei pasirūpinsime, kad jūsų renginys būtų nepakartojamas, tai užtikrinsime, kad jūsų renginys būtų nepakartojamas dėl visų teisingų priežasčių.