Miért a önkéntesek vezetése teszi vagy tönkreteszi a paintball eseményt

A paintball rendezvény nem csak jól karbantartott jelzőkről és okos mezőtervezésről függ. A színfalak mögött a műsor vezetői közvetlen hatással vannak a biztonságra, a áramlásra és az általános élményre. A önkéntesek a regisztrációt, a biztonsági tájékoztatásokat, a bírák, a berendezések ellenőrzését és egy tucat más feladatot végzik, amelyek megakadályozzák, hogy a nap káoszba kerüljön. Amikor a önkéntesek jól szervezettek, az esemény jól megrendezett géppel működik. Amikor nem, a résztvevők azonnal észreveszik a különbséget.

A kihívás az, hogy a önkéntesek nem fizetett személyzet. A munkavállalók szabadon adják idejüket, mert hisznek az eseményben vagy a mögöttük álló közösségben. Ez azt jelenti, hogy a hagyományos menedzsment megközelítések nem mindig fordítják. A önkénteseknek egyértelmű irányításra, tiszteletteljes kommunikációra és valódi megbecsülésre van szükségük. Szükségük van olyan rendszerekre is, amelyek megkönnyítik a munkájukat, nem pedig nehezebbé teszik. Az alábbi stratégiák segítenek abban, hogy felépítsenek egy önkéntes csapatot, amely felkészült, motivált és hatékony az első játékos megérkezése óta a végső játék sípjába.

Az esemény napját megelőzően alapját tettek

A önkéntesek kezelésének munkája nem az esemény reggelén kezdődik. Hónapokkal korábban kezdődik, amikor még a mező kidolgozását tervezi és festékeket rendel.

A önkéntesek szerepének kialakítása

Kezdje meg azzal, hogy megjelölje minden feladatot, amit az esemény során el kell fedni. Csináljon át a résztvevő utazását a megérkezéstől a távozáshoz. Valakinek kell üdvözölnie a játékosokat a kapunál. Valakinek kell kezelnie a mentességeket és a regisztrációt. Valakinek kell vezetnie a kronográfállomást a jelző sebesség ellenőrzésére. Valakinek kell vezetnie a biztonsági tájékoztatásokat. Valakinek kell bírálni a mezőn. Valakinek kell kezelnie a berendezések bérlését és a festék értékesítését. Valakinek kell lennie rendelkezésre elsősegély vagy vészhelyzet.

Írja le mindezt, mielőtt elkezdne a személyeket kinevezni.

Ha már van egy feladatlistája, csoportosítsa a kapcsolódó feladatokat különféle szerepekbe. Adjon minden szerepre egy egyértelmű címet és a felelősség terjedelmét. Például egy "Regisztrációs vezető" kezeli a bejelentést, a mentesítéseket és a karkötőket. Egy "Feld-bíró" figyelemmel kíséri a játékot, érvényesíti a szabályokat, és a jelek kezdődik és áll. Egy "biztonsági tisztviselő" időmérő ellenőrzést végez és felügyeli a hordófedeleket.

Tisztán leírás a helyzetről

Minden szerepre írjon le egy rövid pozíció leírását, amely magában foglalja a feladatokat, az időkötelezettséget, a szükséges készségeket vagy tanúsítványokat, valamint a parancsnokság láncát. A pozíció leírása több célt szolgál. Segítenek a bevételeknek eldönteni, hogy melyik szerepe alkalmas nekik. A képzés során referenciapontot biztosítanak.

A leírásokat használható és egyszerűdjenek. Kerülje a vagó nyelvet, mint például "segítsen, ha szükség van rá". Ehelyett mondjon valamit, mint "kezelje a berendezések bérleti asztalát, beleértve a jelzőket, a kapszulákat és a maszkot, a betéteket gyűjtést és a megtérülést".

A felvételi folyamat

A paintball rendezvényre való önkéntesek felvétele több forrásból származik. A korábbi önkéntesek gyakran hajlandók visszatérni, ha jó tapasztalatuk volt. A helyi paintball közösségek, a közösségi médiacsoportok és a fórumok kiváló helyek, ahol olyan embereket találhatnak, akik már megértik a sportot és a kultúráját.

Ha kapcsolatba lépsz a potenciális önkéntesekkel, legyen átlátható arról, hogy mit igényel a szerepe és mit kapnak ki az élményből. Fontosítsd ki az előnyöket. A önkéntesek tapasztalatot szereznek az eseményen, kapcsolatot építenek a közösséggel, és gyakran juttatásokat kapnak, mint például ingyenes játék, étkezés vagy esemény árut. Az emberek hajlamosabbak igent mondani, ha megértik hozzájárulásának értékét. Szükséges legyen egy egyszerű regisztrációs folyamat, vagy egy formán keresztül vagy egy táblázaton, ahol a önkéntesek megmutathatják a kedvenc szerepüket és elérhetőségüket.

Az esemény előtti képzési ülések elvégzése

A képzés az egyik leghatékonyabb lépés, amit tehetsz az önkéntesek sikerhez való felkészítéséhez. A képzés nem kell hosszúnak vagy részletesnek lennie. Az esemény előtt egy héttel tartott kétórás ülés mindent lefedhet, amit a önkénteseknek tudniuk kell. Ha lehetséges, a képzést a rendezvény helyszínén tartod, hogy a önkéntesek lássák a tereptervezést és megértsék a fizikai környezetet.

A képzés során részletesen átnézze az egyes szerepeket. Mutassa meg a kulcsfontosságú eljárásokat, mint például a kronográf használatát, a bérleti berendezés kiadását és ellenőrzését, valamint a pályán elhelyezkedő játékos kezelését. Átnézze a vészprotokollokat, beleértve a sérülés, a berendezés meghibásodása vagy az időjárás késedelem esetén mit kell tennie. Adjon időt a kérdésekre és a gyakorlati gyakorlatra.

Ha önkéntesek vannak, akik újonnan ismerik a paintballot, fontolja meg, hogy a rendezvény során párosítsuk őket tapasztalt önkéntesekkel.

A képzési kézikönyv készítése

A képzésről szóló írásos kézikönyv olyan hivatkozásként szolgál, amelyet a önkéntesek saját idejüket igénybe vehetnek. Nem kell hosszúnak lennie. Néhány oldal, amely lefedi az esemény logisztikáját, a biztonsági eljárásokat, a szerep-specifikus utasításokat és a kapcsolattartó listát.

A kézikönyvnek tartalmaznia kell az esemény menetrendjét, a fő szervezők nevét és kapcsolattartási adatait, a mezőt és a létesítményt, valamint a játék szabályainak összefoglalását. Be kell foglalni minden szerepre vonatkozó ellenőrző listát, hogy a önkéntesek megerősíthessék, hogy mindenre van szükségük.

A kommunikációs stratégiák, amelyek működnek

A jóval kommunikálódott önkéntesek a hatékony önkéntesek kezelésének gerincköve. Amikor az információ szabadon áramlik, az önkéntesek tájékozottak és kapcsolatban érzik magukat. Amikor a kommunikáció megszakad, az emberek feltételezéseket tesznek, nem kapnak frissítéseket, vagy úgy érzik, hogy ki vannak zárva.

Az esemény előtti kommunikáció

A csoportos üzenetküldő alkalmazás, mint a WhatsApp, a Telegram vagy a Signal, jól működik, mert lehetővé teszi azonnali kommunikációt és különböző eszközökön keresztül működik. Regisztrált frissítéseket küld az esemény előtti hetekben. Oszd meg a menetrendet, a parkolási utasításokat, az időjárási előrejelzéseket és a terv bármely változását. A következetesség építi a bizalmat. Amikor a önkéntesek tudják, hol keressenek információt, kevésbé valószínű, hogy aggódnak vagy zavarban vannak.

A csoportos üzenetek mellett egy hét előtti átfogó e-mail küldést küldjön minden önkéntesnek. Minden lényeges részletet egy helyen kell feltüntetni: dátumot, kezdési időt, helyszínt, mit kell hozni, mit kell viselni, és kivel kell kapcsolatba lépni a napon. Egy e-mail egyetlen forrásból csökkenti a sok fontos információ elvesztésének esélyeit egy hosszú csevegés alatt.

A kommunikációs eszközök napjai

Az esemény reggelén, az első résztvevők megérkezése előtt tartsa egy rövid önkéntes találkozót. Használja ezt a találkozót, hogy áttekintsük a menetrendet, megerősítse a feladatokat, bemutatja a csapatvezetőket, és emlékeztesse mindenkit a legfontosabb biztonsági protokollokról.

A rendezvény során tartsuk fenn a önkéntesek és a szervezők közötti nyílt kommunikációt. A csapatvezetőknek kétirányú rádiók vagy egy speciális üzenetküldő csatorna kell legyen a sürgős frissítésekhez. A rádiók különösen hasznosak azok számára, akiknek nincs hozzáférése a telefonjukhoz. Hozzuk létre egy egyértelmű protokollot a balesetekről való jelentéshez, a szünet kérésére vagy a segítségért való felhívásra. Amikor a önkéntesek tudják, hogyan tudjanak gyorsan elérni a döntéshozókat, támogatást és felhatalmazást éreznek.

Kérdések kezelése és visszajelzések

Az önkénteseknek arra kell ösztönözniük, hogy egész nap kérdéseiket tegyenek fel. Néhány önkéntes nem hajlandó felmondani, mert nem akarnak, hogy tájékozatlannak tűnjenek.

Ha egy önkéntes javasolja, hogy hatékonyabb módon kezelje a regisztrációt vagy biztonságosabban végezze a kronográfát, figyeljen rá és fontolja meg, hogy végrehajtja a változtatást.

A jó önkénteskedés kultúrájának előmozdítása

A önkéntesek szabadon adják az idejüket, és a kultúrát, amit létrehoznak, közvetlen hatással van a tapasztalataikra. A pozitív kultúra a önkéntesek bevonására, a forgalom csökkentésére és új önkéntesek vonzására vonzza a jövőbeni eseményekre. Az emberek olyan környezetben akarnak lenni, ahol értékeltnek, tiszteletben tartják magukat, és része lehetnek valaminek, ami értelmes.

Csapatépítő tevékenységek

A rendezvény megkezdése előtt néhány percet kell tölteni egy egyszerű csapatépítési gyakorlatra. Nem kell kifinomulnia. Egy gyors jégtöző, ahol a önkéntesek bemutatják magukat és megosztják egy dologgal, amiért izgatottak, segít a kapcsolatot. Ha önkéntesek dolgoznak az esemény különböző területein, mint például a regisztráció és a bírósági, akkor előnyben részesülnek attól, hogy ismerik egymást a nevek és a szerepek.

A program lehetővé teszi, hogy a résztvevők együtt játsszanak, és a résztvevők jóindulatot és a tapasztalatok élményét élveznek.

Beismerés és motiváció

Ha egy önkéntes jól kezel egy nehéz helyzetet, mondja meg neki, hogy észrevetted. A konkrét elismerés sokkal jelentősebb, mint a általános dicséret.

A jótékonyoknak nem kell sok pénzt költeniük, hanem a jótékony jelzés, amely számít, hogy a jelenségre a vásárlók a jótékonyakat adják.

A stressz és a konfliktus kezelése

A paintball rendezvények intenzívek lehetnek. Hosszú órákat, fizikai erőfeszítéseket, meleget vagy hideget, és nehéz résztvevők mind hozzájárulnak a stresszhez. A önkéntesek fáradtnak, frusztrálódnak vagy túlterhelődhetnek. Előre kell számolnod erre és tervezd meg.

Ha önkéntesek vagy önkéntesek és résztvevők között konfliktus keletkezik, nyugodtan és gyorsan kezelje őket. Szükség esetén ne legyen önkéntesek, hogy egy olyan szervezőt kapjanak, aki a konfliktusok megoldását kezelheti.

Az esemény során a műveleti menedzsment

A jó tervezés állítja elő a színpadot, de a önkéntesek menedzsmentének igazi tesztje akkor történik, amikor a rendezvény élőben történik. A nap folyamán a szerepe a tervezőtől a vezetőre változik. A önkénteseknek irányításra, támogatásra és valós idejű problémamegoldásra van szükségük. A láthatóság, a hozzáférhetőség és a reakcióérzékenység kulcsfontosságú.

A felügyeleti és támogatási szervek

A jelentkezési csapat vezetője három vagy négy önkénteset felügyeli a beutazási asztalnál. A mezőgazdasági vezető felügyeli a bírákat és a biztonsági tisztviselőket. Ezek a csapatok jelentést tesznek Önnek, és a területükön lévő mindennapi kérdéseket és kérdéseket kezelnek.

A csapatvezetőknek előtti előzetes tájékoztatóval kell rendelkezniük, hogy megértsék a felelősségüket és tudják, hogyan tudjanak elérni Önt.

A szünetek és a forgások kezelése

A önkénteseknek szünetre van szükségük. Egy önkéntes, aki hat órát egyenesen szünet nélkül dolgozik, hibákat követ el, idegesedik és kimerül.

Ha a munkatársak száma korlátozott, fontolja meg, hogy az emberek különböző szerepekben dolgoznak a nap folyamán. Egy önkéntes, aki reggelit tölt a regisztráció során, délután műszakban is részt vehet mint a mezőgazdasági parancsnok. A rotáció a napot érdekesnek tartja, csökkenti a ismétlődő feladatok fizikai fáradtságát, és szélesebb körben látja az esemény működését. Ez is felépíti a csapatot, így ha valaki betegnek hív, vagy korán kell távoznia, mások léphetnek be.

Használjon egy egyszerű menetrendszert vagy egy táblázatot, hogy nyomon kövesse, ki van szünetben, és ki fedezi őket. A menetrendben való láthatóság megakadályozza a zavarokat, és biztosítja, hogy minden állomás mindig személyzettel legyen.

Az változó körülményekhez való alkalmazkodás

A játékok nem haladnak pontosan a terv szerint. Az időjárás változik, a felszerelés szünet, a játékosok váratlan számban érkeznek, a menetrendek megcsúsznak. A önkéntesek a körülmények megváltozásakor iránymutatást keresnek. Készüljetek fel arra, hogy a szerepet a járatban alkalmazkodjatok. Ha a regisztrációs sor vártnál gyorsabban növekszik, vonjátok ki egy önkénteset egy kevésbé forgalmas területről, hogy segítsen.

A változásokról egyértelműen és gyorsan beszélj. Használd a rádió- vagy üzenetküldő rendszeredet, hogy tájékoztassa a csapat vezetőit és az érintett önkénteseket. Ne feltételezd, hogy mindenki észreveszi a változást.

Az esemény utáni értékelés és megtartás

A rendezvény véget ér, de az önkéntesekkel való kapcsolat folytatódik. Az, hogy hogyan kezeljük az esemény utáni időszakot, meghatározza, hogy a önkéntesek visszatérnek-e a következőre.

Hálásak vagyunk

Köszönjük önkénteseknek, mielőtt elmennek az eseményről. A szóbeli köszönés, amelyet személyesen mondanak, minimális. A záró találkozó vagy bejelentés során a csoport köszönése úgy érzi, hogy látják az embereket. 48 órán belül személyre szabott e-mail vagy üzenettel kövessük. Említsenek konkrét hozzájárulásokat. "A munkád a kronográfállomáson mindenki biztonságban volt, és a játékok zökkenőmentesen haladtak" nagyobb súlyt hordoz, mint a általános "köszönöm a segítségért".

Gondolj bele, hogy küldj egy kis köszönő ajándékot vagy gondozási csomagot. Az esemény árut, a jövőbeli paintball vásárlásaira vonatkozó kedvezményes kódot vagy kézzel írt jegyzetet.

Változás

A jelentés megkezdése után egy héten belül küldjön egy rövid visszajelző felméréset az önkénteseknek. Kérdezze meg, mi ment jól, mit lehetne javítani, és hogy újra önkéntesek-e. Tartsa rövidnek a felméréset, hogy tiszteletben tartsa az időüket. Néhány több választási kérdés és egy nyitott kérdés a megjegyzésekhez elegendő. A kapott visszajelzés segít finomítani a folyamatokat és azonosítani azokat a önkénteseket, akik érdeklődhetnek a vezetői szerepet vállalni a következő alkalommal.

Használd a visszajelzést, hogy változtass. Ha több önkéntes említette, hogy a program nem volt egyértelmű, vagy hogy a képzés túl közel volt a rendezvény időpontjához, akkor módosítsa a megközelítést ennek megfelelően.

Egy önkéntes közösség felépítése

A szervezethez való kapcsolatot érő önkéntesek nagyobb valószínűséggel térnek vissza. Tartsák a kapcsolatot az egész évben, nem csak akkor, ha segítségre van szükségük. Küldjétek időnként frissítéseket a jövőben zajló eseményekről, osztjátok meg a korábbi eseményekről készült fotókat és történeteket, és hívjátok meg önkénteseket a társadalmi összejövetelekre vagy képzési lehetőségekre. Egy egyszerű hírlevél vagy egy magán közösségi médiacsoport tartja életben a közösséget az események között.

Ha egy erős önkéntes közösséget építettél, a bevételek könnyebbé válnak. A legjobb bevételek eszköz a jelenlegi vagy korábbi önkéntesek pozitív száj-e-sáj ajánlása. A önkénteseket partnerként kell kezelned a sikerhez, nem ideiglenes munkavállalóként, és ők lesznek a legszigorúbb ügyvédjeid.

Összehozzuk

A paintball rendezvények rendezése bonyolult művelet, és önkéntes csapatod a motor, amely az eredményeket eredményezi. A világos szerepek és alapos képzés kezdete erős alapot állít fel. A hatékony kommunikáció mindenki számára összehangolt és tájékozott. A pozitív kultúra motiválja a önkénteseket, hogy a legjobban teljesítsék. A rendezvény során a szilárd működési menedzsment biztosítja, hogy a nap sikeresen haladjon. Az esemény utáni értékelés pedig a hűséget és a folyamatosságot építi fel, amelyek tartják a csapatot az idő során.

A jótanulott önkéntes, aki értékeli magát, nagyobb valószínűséggel nyitott kommunikál és hatékonyan kezel a stresszt. Egy jól szervezett esemény, amely a naplón belül zajlik, csökkenti a frusztrációt mindenki számára.

További olvasás a önkéntes csapatok létrehozásáról és vezetéséről a Önkéntesek központjaA munkavállalók számára a munkaerő-felvételi és a munkafogadási tevékenységek terén nyújtott gyakorlati útmutatók Jobb önkéntes blogHa a menetrendeket és feladatokat összehangoló eszközöket keres, a következőket is meg kell vizsgálni: A SignUp.com egyszerű platformot biztosít a önkéntes műszakok kezelésére.

A önkéntesek, akik a rendezvényre jelen vannak, értékes dolgokat adnak neked. Ha felkészüléssel, tisztelettel és hálával találkozol velük, biztosítja, hogy a paintball rendezvényed minden jó okból emlékezetes legyen.