טיפים לניהול צוות מתנדבים באירועי משחק

למה ניהול מתנדבים עושה או שובר את אירוע ה-Colleball שלך

אירוע כדור צבעים תלוי יותר מאשר רק סמנים בעלי חיים גבוהים ופריסת שדה חכמה.האנשים שמנהלים את המופע מאחורי הקלעים יש השפעה ישירה על בטיחות, זרימה, ואת החוויה הכוללת. המתנדבים מטפלים ברישום, קיצורי בטיחות, התייחסות, בדיקות ציוד ותריסר משימות אחרות שמונעות את היום מירידה לתוך הכאוס.

האתגר הוא שמתנדבים אינם משלמים צוות.הם נותנים את זמנם בחופשיות משום שהם מאמינים באירוע או בקהילה שמאחוריו.זה אומר שגישות ניהול מסורתיות לא תמיד מתרגמים.מתנדבים זקוקים לכיוון ברור, לתקשורת מכובדת ולהערכה אמיתית.הם גם זקוקים למערכות שהופכות את עבודתם לקלה יותר מאשר קשה יותר.אסטרטגיות הבאות יעזרו לכם לבנות צוות מתנדבים שמוכן, מוטיבציה ויעיל מהבוא הראשון למשחק הסופי.

הכנת עבודות לפני יום האירוע

העבודה של מתנדבים ניהולית אינה מתחילה בבוקר האירוע.זה מתחיל שבועות לפני, כאשר אתם עדיין מתכננים את הפריסה של השדה והזמנת צבע.הכנה מוקדמת מעניקה לכם זמן לגייס את האנשים הנכונים, להקצות אותם לעמדות שמתאימות לחוזק שלהם, ולספק את ההכשרה שהם צריכים כדי להצליח.להבהב שלב זה יוצר בלבול, מתח, ושרוף מתנדבים.

עיצוב מבנה תפקיד מתנדבים

התחל על ידי מיפוי כל משימה שיש לכסות במהלך האירוע.לך דרך המסע של המשתתף מלהגיע ליציאה.מישהו צריך לברך שחקנים בשער.מישהו צריך לטפל בויתורים וברישום. מישהו צריך להפעיל את תחנת הכרונוגרף כדי לבדוק מהירות סימון.מישהו צריך להוביל סקירות בטיחות.מישהו צריך להתייחס על המגרש.

ברגע שיש לך רשימת משימות, משימות הקשורות לקבוצה לתפקידים נפרדים.תן לכל תפקיד כותרת ברורה והיקף של אחריות.לדוגמה, "עופרת של רישום" מטפלות ב- Check-in, ב-Despenrs ובפרקים. A "Field Referee" לפקח על המשחק, לאכוף כללים, וסימנים מתחילים ועצורים. "קצין בטיחותי" מנהל ographs ומשגיח על עמדות.

יצירת תיאורים מפורטים

לכל תפקיד, לכתוב תיאור עמדה קצר הכולל את החובות, את המחויבות של הזמן, את הכישורים הנדרשים או ההסמכה, ואת שרשרת הפיקוד. תיאורי עמדות משרת מטרות מרובות. הם מסייעים לגייסים להחליט איזה תפקיד הוא מתאים להם.הם מספקים נקודת התייחסות במהלך האימון.הם גם נותנים למתנדבים משהו להתייחס אחורה במהלך האירוע אם ישכחו פרטים.

שמור את התיאורים מעשיים ופשוטים. להימנע משפה מעורפלת כמו "לעזור מאיפה שנדרש" במקום, לומר משהו כמו "למנות את שולחן השכרת הציוד, כולל הנפקת סמנים, פודים ומסכות, איסוף פיקדונות, ותשואות כניסה" המתנדבים מבצעים טוב יותר כאשר הציפיות הן קונקרטיות ולא כלליות.

תהליך הגיוס

גיוס מתנדבים לאירועי כדור צבע יכול לצייר ממספר מקורות.מתנדבים בעבר מוכנים לעתים קרובות לחזור אם יש להם ניסיון טוב. קהילות צבעוניות מקומיות, קבוצות מדיה חברתית, ופורומים הם מקומות מצוינים למצוא אנשים שכבר מבינים את הספורט והתרבות שלו.You יכול גם להגיע לצוותים ספורט מקומיים, מועדוני בילוי בחוץ, או קבוצות צבאיות ואכיפה שאולי יש להם חברים מעוניינים במתנדבים.

כאשר אתה מגיע למתנדבים פוטנציאליים, להיות שקוף על מה התפקיד דורש ומה הם יקבלו מהניסיון.לאור את היתרונות.מתנדבים לצבור ניסיון אירוע, לבנות קשרים קהילתיים, ולעתים קרובות לקבל הטבות כמו משחק חופשי, ארוחות, או סחורה אירוע. אנשים נוטים יותר לומר כן כאשר הם מבינים את הערך של התרומה שלהם.

ביצוע אימוני Pre-event Training Sessions

אימון הוא אחד השלבים המשפיעים ביותר שניתן לנקוט כדי להקים מתנדבים להצלחה.פגישת אימון לא צריך להיות ארוך או מפורט.פגישת שעתיים שהתקיימה שבוע לפני האירוע יכולה לכסות את כל מה שמתנדבים צריכים לדעת.אם אפשרי, להחזיק את ההכשרה במיקום האירוע כך שמתנדבים יכולים לראות את פריסת השדה ולהבין את הסביבה הפיזית.

במהלך אימון, לעבור כל תפקיד בפירוט.דיש הליכים מרכזיים, כגון כיצד להשתמש הכרונוגרף, כיצד לבצע ולבדוק ציוד שכירות, וכיצד לטפל שחקן מסיר את המסיכה שלהם על המגרש. ללכת דרך פרוטוקולי החירום שלך, כולל מה לעשות במקרה של פציעה, כשל בציוד, או עיכוב מזג אוויר.אפשר זמן לשאלות ותרגול על ידיים.

אם יש לכם מתנדבים חדשים לצילום, מומלץ לצמד אותם עם מתנדבים מנוסים במהלך האירוע.מערכת של חברויות מקטין את החרדה ומספקת מבנה תמיכה מובנה.מתנדבים מנוסים לומדים במהירות כאשר הם עובדים לצד מישהו שמכיר את החבל.

בניית מדריך הדרכה

מדריך הדרכה כתוב משמש כאות התייחסות לכך שמתנדבים יכולים להתייעץ על הזמן שלהם.אין צורך להיות ארוך.כמה דפים המכסים לוגיסטיקה, נהלי בטיחות, הוראות ספציפיות לתפקיד, ורשימת אנשי הקשר מספיקה.שתף את המדריך הדיגיטלי לפני האירוע, ולשקול להדפיס כמה עותקים שיש ביד למתנדבים המעדיפים התייחסות פיזית.

המדריך צריך לכלול את לוח הזמנים של האירוע, את השמות ואת פרטי הקשר של מארגני מפתח, מפה של השדה והמתקן, וסיכום כללי המשחק.כולל רשימה עבור כל תפקיד, כך שמתנדבים יכולים לאשר שיש להם כל מה שהם צריכים.מדריך מוסמך היטב מקטין את מספר השאלות שאתה צריך לענות על האירוע ונותן תחושה של אבטחה.

אסטרטגיות תקשורת שעובדות

תקשורת ברורה היא עמוד השדרה של ניהול מתנדבים יעיל.כאשר מידע זורם בחופשיות, המתנדבים מרגישים מיודעים ומחוברים.כאשר התקשורת מתפרקת, אנשים מניחים הנחות, מפספסים עדכונים, או מרגישים בחוץ.הקמת הרגלי תקשורת חזקים לפני, במהלך, ולאחר האירוע ממשיך כולם להתיישר.

תקשורת מוקדמת

השתמש ערוץ תקשורת מרכזי כדי לשתף עדכונים עם כל המתנדבים. אפליקציה להעברת הודעות קבוצתיות, כגון WhatsApp, טלגרם או אות, עובד היטב כי זה מאפשר תקשורת מיידית ופועל על פני מכשירים שונים. שלח עדכונים קבועים בשבועות המובילים לאירוע. Share the לוח הזמנים, ה-roster, הוראות חניה, תחזיות מזג אוויר, וכל שינוי בתוכנית.

בנוסף להודעות קבוצתיות, שלח אימייל מקיף לכל המתנדבים כשבוע לפני האירוע.מנעו את כל הפרטים החיוניים במקום אחד: התאריך, התחל זמן, מיקום, מה להביא, מה ללבוש, ומי לפנות ביום.מייל של קוד אחד מקטין את הסיכוי של מידע חשוב שאבד בחוט צ'אט ארוך.

יום התקשורת

בבוקר האירוע, יש פגישה קצרה של כל המשתתפים לפני שהמשתתפים הראשונים מגיעים. השתמש בפגישה זו כדי לבדוק את לוח הזמנים, לאשר משימות תפקיד, להציג את מנהיגי הצוות, ולזכור את כולם של פרוטוקולי בטיחות מפתח. a בוקר מתקצר את הטון ליום ונותן למתנדבים הזדמנות לשאול שאלות אחרונות דקות.

במהלך האירוע, לשמור על תקשורת פתוחה בין מתנדבים ומארגני צוות של Equip עם שני רדיוים או ערוץ הודעות ייעודי לעדכונים דחופים.רדיוs שימושיים במיוחד עבור שופטים שדה אשר אולי אין להם טלפונים נגישים. להקים פרוטוקול ברור לדיווח אירועים, בקשה לפסקה או קריאה לעזרה. כאשר מתנדבים יודעים כיצד להגיע מקבלי החלטות במהירות, הם מרגישים נתמך ומעצימים.

שאלות ו- Feedback

לעודד מתנדבים לשאול שאלות במהלך היום.כמה מתנדבים מהססים לדבר כי הם לא רוצים להופיע ללא הודעה, לדעת מוקדם כי שאלות יתקבלו בברכה וצפוי.לחתום על אדם נקודה האחראי לענות על שאלות התנדבות במהלך האירוע.זה יכול להיות מארגן, מנהיג צוות, או מתאם מתנדב ייעודי.

להיות מוצפן משוב במהלך ואחרי האירוע, אם מתנדב מציע דרך יעילה יותר לנהל רישום או דרך בטוחה יותר לנהל בדיקה קרונוגרף, להקשיב ולחשב ביישום השינוי.מתנדבים רואים לעתים קרובות פרטים תפעוליים שמפספסים את התובנות שלהם יכולים לשפר את האירועים שלך לאורך זמן.

טיפוח תרבות התנדבותית חיובית

המתנדבים נותנים את זמנם בחופשיות, והתרבות שיצרתם משפיעה ישירות על הניסיון שלהם.תרבות חיובית ממשיכה לעודד מתנדבים, להפחית את המחזור, ומושכת מתנדבים חדשים לאירועים עתידיים.אנשים רוצים להיות חלק מהסביבה שבה הם מרגישים מוערכים, מכובדים, וחלק ממשהו משמעותי.

פעילויות גיבוש צוות

לפני תחילת האירוע, לקחת כמה דקות לעשות תרגיל גיבוש צוות פשוט.זה לא צריך להיות מפורט. פורץ קרח מהיר שבו מתנדבים מציגים את עצמם ולשתף דבר אחד הם נרגשים על עוזר לאנשים להתחבר.אם יש לך מתנדבים שעובדים בתחומים שונים של האירוע, כגון רישום והכוונה, הם נהנים מיודעים שמות ותפקידים של זה.

שקול לארגן משחק התנדבותי לאחר האירוע או במהלך הפסקה אם לוח הזמנים מאפשר למתנדבים לשחק עגול יחד בונה רצון טוב ונותן להם טעימה מהחוויה שהם עוזרים ליצור.מתנדבים שמבינים את נקודת המבט של השחקן הם לעתים קרובות יותר אמפתיים ויעילים בתפקידיהם.

הכרה ומוטיבציה

הכירו מתנדבים בפומבי ובפרטיות.זעקה פשוטה במהלך הבוקר או אזכור בחתלתף האירוע הולך בדרך ארוכה.אם מתנדב מטפל במצב קשה, יידעו אותם ששמים לב.הכרה ספציפית משמעותית יותר מאשר שבחים גנריים.

אסימונים קטנים של הערכה גם חשובים.מוצרי אירועים, הנחה על רישום עתידי, ארוחת צהריים חינם, או כרטיס מתנה לעסק מקומי הם כל מחווה שמתנדבים זוכרים.אתה לא צריך לבזבז הרבה כסף.המחשבות מאחורי המחווה היא מה שקובע.

לחץ וסכסוכים

אירועי גלגל צבע יכולים להיות אינטנסיביים.שעות ארוכות, מאמץ גופני, חום או קר, ומשתתפים קשים תורמים ללחץ.מתנדבים עלולים להיות עייפים, מתוסכלים, או מוצפת.מנצלים את זה ולתכנן עבור זה.תזמן הפסקות קבועות כך שמתנדבים יכולים לנוח, להתייבב ולאכול. לרוטט מתנדבים בין תפקידים אם אפשר למנוע מתח פיזי ממשימות חוזרות.

כאשר סכסוכים מתעוררים בין מתנדבים או בין מתנדב לבין משתתף, לטפל בהם בשלווה ובמהירות.יש מארגן ייעודי המטפל בפתרון סכסוכים.מתנדבים לא צריכים להרגיש שהם צריכים להתמודד עם משתתף מתעלל בלבד. תן להם את הסמכות להסלים מצבים לך או מקצועי אבטחה אם יש צורך. הידיעה כי תמיכה זמינה מקטין חרדה ומסייעת להישאר מורכבים תחת לחץ.

ניהול תפעולי במהלך האירוע

תכנון טוב קובע את הבמה, אבל המבחן האמיתי של ניהול מתנדבים מתרחש כאשר האירוע חי.ביום, התפקיד שלך משתנה ממתכננים למנהיג.מתנדבים זקוקים לכיוון, לתמיכה ולפתרון בעיות בזמן אמת.להישאר גלוי, נגיש, ותגובה הוא מפתח.

מבנה Supervision and Support Structures

אל תנסו לנהל את כל המתנדבים באופן ישיר.הטווח של השליטה הופך לבלתי ניתן להשגה מעבר למספר מסוים.במקום זאת, צוות מינוי מוביל המפקח על קבוצות קטנות יותר. צוות רישום מוביל פיקוח על שלושה או ארבעה מתנדבים בטבלה.שדה מוביל לפקח על השופטים וקציני הבטיחות.הקבוצה הזו מובילה את הדיווח בפניכם ומטפלת בשאלות ובנושאים יומיומיים בתוך האזור שלהם.

לצוותים יש צורך קצר לפני האירוע, כך שהם מבינים את האחריות שלהם ויודעים להגיע אליכם.הם צריכים גם להיות בעלי הסמכות לקבל החלטות קלות מבלי לחכות לאישורכם.צוות ההעצמה יוצר ארגון זריז יותר ומפחית את צווארי הבקבוק.

ניהול הפסקות ורוטאות

המתנדבים צריכים הפסקה.מתנדב שעובד במשך שש שעות רצופות ללא הפסקה הולך לעשות טעויות, להיות עצבני, לשרוף.ליצור לוח זמנים של הפסקה המבטיח שכל מתנדב מקבל זמן לנוח, לאכול, לטעון מחדש.עבור שופטים שנמצאים על הרגליים ובשמש, לקבוע הפסקה של 10 דקות בכל שעה או שעתיים.

אם יש לך מספר מוגבל של מתנדבים, לשקול לסובב אנשים באמצעות תפקידים שונים לאורך היום. מתנדב לבלות את הבוקר ברישום יכול לקחת משמרת אחר הצהריים כמו מטרד שדה. רוטציה שומר היום מעניין, מפחית את המתח הפיזי ממשימות חוזרות, ונותן למתנדבים ראייה רחבה יותר של איך האירוע פועל.זה גם בונה את המעבר לצוות שלך, אז אם מישהו קורא חולה או לעזוב מוקדם, יכול לעזוב את זה יכול ללכת אחר צעד.

השתמש בכלי לוח זמנים פשוט או לוח לבן כדי לעקוב אחר מי על הפסקה ומי מכסה עבורם. ההסתברות ללוח הזמנים מונעת בלבול ומבטיחה שכל תחנה תמיד עובדת.

הסתגלות לשינוי התנאים

לא קורה בדיוק על פי התוכנית.מזג אוויר שינויים, הפסקות ציוד, שחקנים מגיעים למספרים בלתי צפויים, ומדריכים של המתנדבים מחפשים אותך להדרכה כאשר התנאים משתנים. להיות מוכן להתאים את תפקידם על זבוב.אם קו הרישום גדל מהר יותר מאשר צפוי, למשוך מתנדב מאזור פחות עסוק כדי לעזור.אם השדה לוקח יותר כדי לאפס בין משחקים, להתאים את המפנה נשאר טרי.

שינויים קושרים בבירור ובמהירות, השתמש במערכת הרדיו או ההודעות שלך כדי ליידע את הצוות מוביל ומתנדבים שנפגעו.אל תניחו שכולם מבחינים בשינוי. תקשורת אקספוסית מונעת תסכול ולהבטיח כי מתנדבים מרגישים בשליטה ולא מבולבלים.

פוסט-אפילוט נספח ותשומת לב

האירוע מסתיים, אך מערכת היחסים שלכם עם מתנדבים ממשיכה.איך אתם מטפלים בתקופה שלאחר האירוע קובעת האם המתנדבים חוזרים לאותה גישה פוסט-שבעה מתחשבת בונה נאמנות, מתכנסת משוב רב ערך ומחזקת את קהילת המתנדבים שלכם לאורך זמן.

ביטוי הכרת תודה

תודה למתנדבים לפני שהם עוזבים את האירוע.תודה מילולית, אתה מועבר באופן אישי הוא המינימום. קבוצה תודה לך במהלך הפגישה או ההודעה הסגירה גורמת לאנשים להרגיש לראות. לעקוב בתוך 48 שעות עם דוא"ל או הודעה אישית. "העבודה שלך בתחנת הכרונוגרף שמרה על כולם בטוחים והמשחקים נעים בצורה חלקה" נושאת יותר משקל מאשר "תודה" גנרית לעזרה.

שקול לשלוח חבילה קטנה של תודה או חבילת טיפול. , קוד הנחה עבור רכישות עתידיות של כדור צבע, או הערה בכתב יד כל העבודה היטב.המחווה אינה צריכה להיות גדולה, אבל זה צריך להיות כנה ובזמן.

עקבו אחרי Feedback

שלח סקר משוב קצר למתנדבים בתוך שבוע של האירוע.שאל מה היה יכול לשפר, ואם הם היו מתנדבים שוב.שמור את הסקר קצר כדי לכבד את זמנם.כמה שאלות מרובות choice והשאלה פתוחה אחת להערות היא מספיק.הפידבק שאתה מקבל עוזר לך לחדד את התהליכים שלך לזהות מתנדבים שעשויים להיות מעוניינים לקחת תפקיד מנהיגות בפעם הבאה.

השתמש משוב כדי לבצע שינויים. אם מתנדבים רבים ציינו כי לוח הזמנים לא ברור או כי הפגישה האימונים הייתה קרובה מדי למועד האירוע, להתאים את הגישה שלך בהתאם.מחיש כי אתה לוקח משוב מעודד באופן רציני מתנדבים להמשיך להציע את הקלט שלהם בעתיד.

בניית קהילה התנדבותית

מתנדבים שמרגישים מחוברים לארגון שלך נוטים יותר לחזור.לשמור על קשר לאורך כל השנה, לא רק כאשר אתה צריך עזרה. שלח עדכונים מדי פעם על אירועים עתידיים, לשתף תמונות וסיפורים מאירועים קודמים, ולהזמין מתנדבים למפגשים חברתיים או להזדמנויות הכשרה.עלון פשוט או קבוצה פרטית של מדיה חברתית שומר על הקהילה בין אירועים.

כאשר בניתם קהילה התנדבותית חזקה, הגיוס הופך לקל יותר.כלי הגיוס הטוב ביותר שלכם הוא המלצה חיובית של מילה-אוזן ממתנדב נוכחי או עבר. לטפל במתנדבים שלכם כשותפים להצלחה של האירוע, לא כעבודה זמנית, והם יהפכו לתומכים נלהבים ביותר שלכם.

להביא את הכל ביחד

הפעלת אירוע כדור צבע היא פעולה מורכבת, וצוות המתנדבים שלך הוא המנוע שגורם לו לעבוד. החל בתפקידים ברורים והכשרה יסודית קובע בסיס חזק. תקשורת יעילה שומרת על כולם מתואמים ומודיעה.תרבות חיובית מניעה מתנדבים לבצע את המיטב.ניהול תפעולי סולידריות במהלך האירוע מבטיח כי היום פועל בצורה חלקה. ופוסט-אפילו לא בונה את הנאמנות וההמשכיות שקבוצתך לאורך זמן.

כל אחד מהאלמנטים האלה מחזק את האחרים.מתנדב מיומן שמרגיש מוערך יותר צפוי לתקשר בגלוי ולטפל בלחצים ביעילות.אירוע מאורגן היטב שפועל על לוח הזמנים מקטין את התסכול של כולם.הזמן והאנרגיה שאתה משקיע בתשלומים לניהול מתנדבים משלמים דיבידנדים בביטחון, שביעות רצון של משתתפים, ואת השקט שלך של המוח.

לקריאה נוספת על בניית צוותים מתנדבים, לחקור משאבים מארגונים כמו המתנדביםהמציע מדריכים מעשיים על גיוס ושימור, או בלוג מתנדבים, אשר מכסה אסטרטגיות תקשורת ותרבות צוות.אם אתה מחפש כלים לתאם לוחות זמנים ומשימות, SignUp.com מספק פלטפורמה פשוטה לניהול שינויים מתנדבים.

המתנדבים שעולים לאירוע שלכם נותנים לכם משהו חשוב.פגשו אותם בהכנות, כבוד והתודה מבטיחים שאירועי כדור הצבעים שלכם בלתי נשכחים לכל הסיבות הנכונות.ליישם אסטרטגיות אלו, והצוות המתנדבים שלכם לא רק יתנהל את היום ביעילות, אלא גם יצפה להיות חלק באירוע הבא שלכם.