Συμβουλές για τη διαχείριση του προσωπικού εθελοντών στο Paintball Event σας

Γιατί η Εθελοντική Διαχείριση Κάνει ή Διαλύει το Γεγονός του Ζωδίου σας

Οι άνθρωποι που τρέχουν την παράσταση πίσω από τα παρασκήνια έχουν άμεση επίδραση στην ασφάλεια, τη ροή και τη συνολική εμπειρία. Οι εθελοντές χειρίζονται την εγγραφή, ενημερώσεις ασφάλειας, διαιτητές, ελέγχους εξοπλισμού, και μια ντουζίνα άλλες εργασίες που κρατούν την ημέρα από την πτώση στο χάος. Όταν οι εθελοντές είναι καλά οργανωμένο, η εκδήλωση τρέχει σαν μια καλολαδωμένη μηχανή. Όταν δεν είναι, οι συμμετέχοντες παρατηρούν τη διαφορά αμέσως. Η επένδυση του χρόνου στη διαχείριση εθελοντών δεν είναι μια μεταγενέστερη σκέψη.

Είναι μια στρατηγική προτεραιότητα που καθορίζει αν το γεγονός σας πετυχαίνει ή αγωνίζεται.

Η πρόκληση είναι ότι οι εθελοντές δεν είναι πληρωμένο προσωπικό. Δίνουν το χρόνο τους ελεύθερα, επειδή πιστεύουν στην εκδήλωση ή την κοινότητα πίσω από αυτό. Αυτό σημαίνει ότι οι παραδοσιακές προσεγγίσεις διαχείρισης δεν μεταφράζουν πάντα. Οι εθελοντές χρειάζονται σαφή κατεύθυνση, σεβαστή επικοινωνία, και πραγματική εκτίμηση. Επίσης, χρειάζονται συστήματα που κάνουν τις δουλειές τους ευκολότερη και όχι πιο δύσκολη.

Οι ακόλουθες στρατηγικές θα σας βοηθήσουν να δημιουργήσετε μια εθελοντική ομάδα που είναι προετοιμασμένη, υποκινούμενη, και αποτελεσματική από την άφιξη του πρώτου παίκτη στο τελικό σφυρίχτρο παιχνιδιού.

Θέσιμο της εργασίας στο έδαφος πριν από την ημέρα του γεγονότος

Η εργασία της διαχείρισης εθελοντών δεν ξεκινά το πρωί της εκδήλωσης. Ξεκινά εβδομάδες πριν, όταν είστε ακόμα σχεδιασμό της διάταξης του πεδίου και την παραγγελία χρωμάτων. Πρώιμη προετοιμασία σας δίνει το χρόνο να στρατολογήσετε τους σωστούς ανθρώπους, να τους αναθέσει θέσεις που ταιριάζουν στις δυνάμεις τους, και να παρέχει την εκπαίδευση που χρειάζεται για να επιτύχει.

Σχεδιάζοντας μια Δομή Εθελοντικού Ρόλου

Ξεκινήστε χαρτογραφώντας κάθε εργασία που πρέπει να καλυφθεί κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης. Περπατήστε μέσα από το ταξίδι του συμμετέχοντα από την άφιξη στην αναχώρηση. Κάποιος πρέπει να χαιρετήσει τους παίκτες στην πύλη. Κάποιος πρέπει να χειριστεί απαλλαγές και εγγραφή. Κάποιος πρέπει να τρέξει το σταθμό χρονογράφου για να ελέγξει την ταχύτητα του δείκτη.

Κάποιος πρέπει να οδηγήσει ενημερώσεις για την ασφάλεια. Κάποιος πρέπει να διαιτητεύσει στο πεδίο. Κάποιος πρέπει να διαχειριστεί τις ενοικιάσεις εξοπλισμού και τις πωλήσεις χρωμάτων. Κάποιος πρέπει να είναι διαθέσιμος για πρώτες βοήθειες ή καταστάσεις έκτακτης ανάγκης. Γράψτε όλα αυτά κάτω πριν αρχίσετε να αναθέτετετε σε ανθρώπους.

Όταν έχετε μια λίστα εργασιών, ομαδικές εργασίες σε διακριτούς ρόλους. Δώστε κάθε ρόλο ένα σαφές τίτλο και το πεδίο της ευθύνης. Για παράδειγμα, ένα ⁇ Εγγραφή Lead ⁇ χειρίζεται check-in, παραιτήσεις, και περικάρπια. A ⁇ πευθύνων Διαιτητής ⁇ παρακολουθεί gameplay, επιβάλλει κανόνες, και τα σήματα ξεκινά και σταματά. A ⁇ Ασφαλής Αξιωματικός ⁇ διεξάγει ελέγχους χρονογράφου και επιβλέπει καλύμματα βαρελιών. Έχοντας καθορισμένους ρόλους αποτρέπει την επικάλυψη, εξαλείφει τα κενά, και δίνει στους εθελοντές μια σαφή εικόνα του τι είναι υπεύθυνοι.

Δημιουργία λεπτομερών περιγραφών θέσης

Για κάθε ρόλο, γράψτε μια σύντομη περιγραφή θέσης που περιλαμβάνει τα καθήκοντα, τη δέσμευση χρόνου, τυχόν απαιτούμενες δεξιότητες ή πιστοποιήσεις, και την αλυσίδα της διοίκησης. Οι περιγραφές θέσης εξυπηρετούν πολλούς σκοπούς. Βοηθούν τους νεοσύλλεκτους να αποφασίσουν ποιος ρόλος είναι κατάλληλος για αυτούς. Παρέχουν ένα σημείο αναφοράς κατά τη διάρκεια της εκπαίδευσης.

Αποφύγετε ασαφή γλώσσα όπως ⁇ βοήθεια όπου χρειάζεται ⁇ Αντ 'αυτού, ας πούμε κάτι σαν ⁇ διαχειριστείτε τον πίνακα ενοικίασης εξοπλισμού, συμπεριλαμβανομένης της έκδοσης μαρκαδόρων, λοβών, και μάσκες, τη συλλογή καταθέσεων, και επιστροφές υλοτομίας ⁇ Οι εθελοντές εκτελούν καλύτερα όταν οι προσδοκίες είναι συγκεκριμένες και όχι γενικές.

Η διαδικασία πρόσληψης

Οι εθελοντές του παρελθόντος είναι συχνά πρόθυμοι να επιστρέψουν αν είχαν μια καλή εμπειρία. Τοπικές κοινότητες paintball, ομάδες κοινωνικών μέσων και φόρουμ είναι εξαιρετικά μέρη για να βρείτε ανθρώπους που ήδη κατανοούν το άθλημα και τον πολιτισμό του. Μπορείτε επίσης να φτάσετε σε τοπικές αθλητικές ομάδες, υπαίθριους συλλόγους αναψυχής, ή στρατιωτικές και αστυνομικές ομάδες που μπορεί να έχουν μέλη που ενδιαφέρονται για τον εθελοντισμό.

Όταν προσεγγίζετε πιθανούς εθελοντές, να είστε διαφανείς για το τι απαιτεί ο ρόλος και τι θα κερδίσουν από την εμπειρία. Τονίστε τα οφέλη. Οι εθελοντές αποκτούν εμπειρία εκδήλωσης, δημιουργούν κοινωνικές συνδέσεις και συχνά λαμβάνουν προνόμια όπως δωρεάν παιχνίδι, γεύματα ή εμπορεύματα εκδήλωσης. Οι άνθρωποι είναι πιο πιθανό να πουν ναι όταν κατανοούν την αξία της συνεισφοράς τους. Παρέχετε μια απλή διαδικασία εγγραφής, είτε μέσω μιας φόρμας είτε ενός υπολογιστικού φύλλου, όπου οι εθελοντές μπορούν να δείξουν τον προτιμώμενο ρόλο και τη διαθεσιμότητα τους.

Διεξαγωγή των Προ-εκδηλώσεων Συνεδριών Εκπαίδευσης

Η εκπαίδευση είναι ένα από τα πιο επιρρεπή βήματα που μπορείτε να κάνετε για να δημιουργήσετε εθελοντές για επιτυχία. Μια εκπαιδευτική συνεδρία δεν χρειάζεται να είναι μακρά ή περίτεχνη. Μια διωρη συνεδρία που πραγματοποιείται μια εβδομάδα πριν από την εκδήλωση μπορεί να καλύψει όλα τα μέλη που πρέπει να γνωρίζουν. Αν είναι δυνατόν, να κρατήσει την εκπαίδευση στην τοποθεσία εκδήλωση ώστε οι εθελοντές να μπορούν να δουν τη διάταξη του πεδίου και να κατανοήσουν το φυσικό περιβάλλον.

Κατά τη διάρκεια της εκπαίδευσης, να περάσει κάθε ρόλο λεπτομερώς. Αποδείξτε βασικές διαδικασίες, όπως πώς να χρησιμοποιήσετε το χρονογράφο, πώς να εκδώσει και να επιθεωρήσει τον εξοπλισμό ενοικίασης, και πώς να χειριστεί έναν παίκτη που αφαιρεί μάσκα τους στο πεδίο. Περπατήστε μέσω πρωτοκόλλων έκτακτης ανάγκης σας, συμπεριλαμβανομένου τι να κάνετε σε περίπτωση τραυματισμού, βλάβης εξοπλισμού, ή μια καθυστέρηση του καιρού. Αφήστε το χρόνο για ερωτήσεις και hands-on πρακτική. Εθελοντές που έχουν ασκήσει μια εργασία είναι πολύ πιο σίγουροι όταν την εκτελούν ζωντανά.

Αν έχετε εθελοντές που είναι νέοι στο paintball, σκεφτείτε να τους συνδυάσετε με έμπειρους εθελοντές κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης. Ένα σύστημα φίλων μειώνει το άγχος και παρέχει μια ενσωματωμένη δομή υποστήριξης.

Κατασκευή ενός εκπαιδευτικού εγχειριδίου

Ένα γραπτό εγχειρίδιο εκπαίδευσης χρησιμεύει ως αναφορά που οι εθελοντές μπορούν να συμβουλευτούν για τον χρόνο τους. Δεν χρειάζεται να είναι μεγάλη. Μερικές σελίδες που καλύπτουν την εφοδιαστική εκδήλωση, διαδικασίες ασφάλειας, οδηγίες ⁇ όλων και μια λίστα επαφών είναι επαρκής.

Το εγχειρίδιο θα πρέπει να περιλαμβάνει το πρόγραμμα εκδηλώσεων, τα ονόματα και τα στοιχεία επικοινωνίας των βασικών οργανωτών, ένα χάρτη του πεδίου και των εγκαταστάσεων, και μια περίληψη των κανόνων παιχνιδιού. Συμπεριλάβετε μια λίστα ελέγχου για κάθε ρόλο, ώστε οι εθελοντές να μπορούν να επιβεβαιώσουν ότι έχουν ό, τι χρειάζονται. Ένα καλά προετοιμασμένο εγχειρίδιο μειώνει τον αριθμό των ερωτήσεων που πρέπει να απαντήσετε την ημέρα εκδήλωσης και δίνει στους εθελοντές μια αίσθηση ασφάλειας.

Στρατηγικές Επικοινωνίας που Λειτουργούν

Όταν οι εθελοντές διακόπτουν την επικοινωνία, κάνουν υποθέσεις, χάνουν ενημερώσεις ή αισθάνονται ότι δεν έχουν ακόμη. Καθιερώνοντας ισχυρές συνήθειες επικοινωνίας πριν, κατά τη διάρκεια και μετά το γεγονός, κρατά τους πάντες ευθυγραμμισμένους.

Προ-εκδηλωμένη επικοινωνία

Χρησιμοποιήστε ένα κεντρικό κανάλι επικοινωνίας για να μοιραστείτε ενημερώσεις με όλους τους εθελοντές. Μια εφαρμογή ομαδικών μηνυμάτων, όπως WhatsApp, Telegram, ή Signal, λειτουργεί καλά επειδή επιτρέπει την άμεση επικοινωνία και λειτουργεί σε διαφορετικές συσκευές. Αποστολή τακτικών ενημερώσεων τις εβδομάδες που προηγούνται της εκδήλωσης. Μοιραστείτε το πρόγραμμα, το ρόστερ, οδηγίες στάθμευσης, προβλέψεις καιρού, και οποιεσδήποτε αλλαγές στο σχέδιο. Συνέπεια δημιουργεί εμπιστοσύνη.

Όταν οι εθελοντές γνωρίζουν πού να ψάξουν για πληροφορίες, είναι λιγότερο πιθανό να αισθάνονται άγχος ή σύγχυση.

Εκτός από τα ομαδικά μηνύματα, στείλτε ένα ολοκληρωμένο email σε όλους τους εθελοντές περίπου μια εβδομάδα πριν από την εκδήλωση. Συμπεριλάβετε όλα τα βασικά στοιχεία σε ένα μέρος: την ημερομηνία, την ώρα έναρξης, την τοποθεσία, τι να φέρει, τι να φορέσει, και ποιον να επικοινωνήσετε την ημέρα. Ένα ενιαίο-πηγή email μειώνει την πιθανότητα σημαντικών πληροφοριών να χαθεί σε ένα μακρύ νήμα συνομιλίας.

Εργαλεία Επικοινωνίας

Το πρωί της εκδήλωσης, πραγματοποιήστε μια σύντομη συνάντηση όλων των εθελοντών πριν φτάσουν οι πρώτοι συμμετέχοντες. Χρησιμοποιήστε αυτή τη συνάντηση για να επανεξετάσετε το πρόγραμμα, επιβεβαιώσετε τις αναθέσεις ⁇ όλων, να παρουσιάσετε τους ηγέτες της ομάδας και να υπενθυμίσετε σε όλους τα βασικά πρωτόκολλα ασφάλειας. Μια πρωινή ενημέρωση θέτει τον τόνο της ημέρας και δίνει στους εθελοντές την ευκαιρία να κάνουν ερωτήσεις της τελευταίας στιγμής.

Κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης, διατηρείτε ανοιχτή επικοινωνία μεταξύ εθελοντών και οργανωτών. Ιπποδρομήστε τους ηγέτες της ομάδας με αμφίδρομα ⁇ διόφωνα ή ένα ειδικό κανάλι μηνυμάτων για επείγουσες ενημερώσεις. Τα ⁇ διόφωνα είναι ιδιαίτερα χρήσιμα για τους διαιτητές πεδίου που μπορεί να μην έχουν τα τηλέφωνά τους προσβάσιμα. Καθιερώστε ένα σαφές πρωτόκολλο για την αναφορά περιστατικών, ζητώντας διακοπή, ή ζητώντας βοήθεια. Όταν οι εθελοντές γνωρίζουν πώς να φτάσουν γρήγορα τους υπεύθυνους λήψης αποφάσεων, αισθάνονται ότι υποστηρίζονται και εξουσιοδοτούνται.

Χειρισμός ερωτήσεων και Ανατροφοδότηση

Ενθαρρύνετε τους εθελοντές να κάνουν ερωτήσεις όλη την ημέρα. Μερικοί εθελοντές διστάζουν να μιλήσουν, επειδή δεν θέλουν να εμφανιστούν ανενημέρωτοι. Να τους ενημερώσετε από νωρίς ότι οι ερωτήσεις είναι ευπρόσδεκτες και αναμενόμενες. Αναθέστε ένα άτομο-σημείο που είναι υπεύθυνο για την απάντηση των εθελοντικών ερωτήσεων κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης.

Αν ένας εθελοντής προτείνει έναν πιο αποτελεσματικό τρόπο για να διαχειριστεί την εγγραφή ή έναν ασφαλέστερο τρόπο για να διεξάγει έναν έλεγχο χρονογράφο, ακούστε και σκεφτείτε την εφαρμογή της αλλαγής. Οι εθελοντές συχνά βλέπουν επιχειρησιακές λεπτομέρειες που οι διοργανωτές αστοχούν.

Η Προώθηση μιας Θετικής Εθελοντικής Πολιτισμού

Οι εθελοντές δίνουν το χρόνο τους ελεύθερα, και ο πολιτισμός που δημιουργείτε έχει άμεσο αντίκτυπο στην εμπειρία τους. Μια θετική κουλτούρα κρατά τους εθελοντές απασχολημένους, μειώνει τον κύκλο εργασιών, και προσελκύει νέους εθελοντές σε μελλοντικά γεγονότα. Οι άνθρωποι θέλουν να είναι μέρος ενός περιβάλλοντος όπου αισθάνονται ότι εκτιμούν, σέβονται, και μέρος κάτι που έχει νόημα.

Δραστηριότητες Ομαδοποίησης

Πριν ξεκινήσει η εκδήλωση, πάρτε λίγα λεπτά για να κάνετε μια απλή ομαδική άσκηση. Δεν χρειάζεται να είναι περίτεχνη. Ένα γρήγορο παγοθραυστικό όπου οι εθελοντές συστήνονται και μοιράζονται ένα πράγμα που είναι ενθουσιασμένοι με βοηθά τους ανθρώπους να συνδεθούν. Αν έχετε εθελοντές που εργάζονται σε διαφορετικούς τομείς της εκδήλωσης, όπως η εγγραφή και η διαιτητική, επωφελούνται από το να γνωρίζουν ο ένας τα ονόματα και τους ρόλους του άλλου.

Η οργάνωση ενός παιχνιδιού εθελοντών μετά την εκδήλωση ή κατά τη διάρκεια ενός διαλείμματος αν το επιτρέπει το πρόγραμμα. Αφήνοντας τους εθελοντές να παίξουν έναν γύρο μαζί, δημιουργεί καλή θέληση και τους δίνει μια γεύση της εμπειρίας που βοηθούν στη δημιουργία.

Αναγνώριση και Κίνητρο

Αν ένας εθελοντής χειριστεί μια δύσκολη κατάσταση καλά, ενημερώστε τους ότι το έχετε παρατηρήσει. Η ειδική αναγνώριση είναι πιο σημαντική από το γενικό έπαινο. Λέγοντας ⁇ Σας ευχαριστώ που παραμένετε ήρεμοι και επαγγελματίες όταν ο παίκτης είχε ένα θέμα με το δείκτη τους ⁇ δείχνει ότι δίνετε προσοχή.

Μικρές ενδείξεις εκτίμησης επίσης έχει σημασία. Εμπορευματοκιβώτιο, έκπτωση για μελλοντική εγγραφή, δωρεάν γεύμα, ή μια κάρτα δώρου σε μια τοπική επιχείρηση είναι όλες οι χειρονομίες που οι εθελοντές θυμούνται.

Χειρισμός του Στρες και των Συγκρουόμενων

Οι εθελοντές μπορεί να κουραστούν, απογοητευμένοι ή να κατακλύσουν. Προβλέπετε τακτικά διαλείμματα ώστε οι εθελοντές να μπορούν να ξεκουραστούν, να ενυδατωθούν και να φάνε. Περιστρέψτε τους εθελοντές μεταξύ ⁇ όλων, αν είναι δυνατόν, για να αποτρέψετε τη σωματική πίεση από επαναλαμβανόμενες εργασίες.

Όταν ανακύπτουν συγκρούσεις μεταξύ εθελοντών ή μεταξύ εθελοντών και συμμετεχόντων, απευθύνεστε σε αυτούς ήρεμα και γρήγορα. Έχετε έναν καθορισμένο οργανωτή που χειρίζεται την επίλυση συγκρούσεων. Οι εθελοντές δεν πρέπει ποτέ να αισθάνονται ότι πρέπει να αντιμετωπίσουν μόνο έναν καταχρηστικό συμμετέχοντα. Δώστε τους την εξουσία να κλιμακώνουν καταστάσεις σε εσάς ή σε έναν επαγγελματία ασφαλείας, αν χρειαστεί. Γνωρίζοντας ότι η υποστήριξη είναι διαθέσιμη μειώνει το άγχος και βοηθά τους εθελοντές να παραμείνουν υπό πίεση.

Λειτουργική Διαχείριση Κατά τη διάρκεια του γεγονότος

Ο καλός σχεδιασμός θέτει το σκηνικό, αλλά η πραγματική δοκιμή της διαχείρισης εθελοντών συμβαίνει όταν η εκδήλωση είναι ζωντανή. Την ημέρα, ο ρόλος σας μετατοπίζεται από προγραμματιστής σε ηγέτη. Οι εθελοντές χρειάζονται κατεύθυνση, υποστήριξη, και σε πραγματικό χρόνο επίλυση προβλημάτων.

Εποπτεία και Δομές Υποστήριξης

Μην προσπαθήσετε να διαχειριστείτε κάθε εθελοντή άμεσα. Το εύρος του ελέγχου γίνεται αχειροποίητο πέρα από έναν ορισμένο αριθμό. Αντ 'αυτού, διορίστε την ομάδα οδηγεί που επιβλέπει μικρότερες ομάδες. Μια ομάδα εγγραφής επικεφαλής επιβλέπει τρεις ή τέσσερις εθελοντές στο check-in τραπέζι. Ένα πεδίο επικεφαλής επιβλέπει τους διαιτητές και τους αξιωματικούς ασφαλείας.

Οι επικεφαλής της ομάδας θα πρέπει να έχουν μια σύντομη πριν από την εκδήλωση, ώστε να κατανοήσουν τις ευθύνες τους και να γνωρίζουν πώς να σας φτάσουν. Θα πρέπει επίσης να έχουν την εξουσία να λαμβάνουν μικρές αποφάσεις χωρίς να περιμένουν την έγκρισή σας.

Διαχείριση Διακοπών και Περιστροφών

Ένας εθελοντής που εργάζεται για έξι συνεχόμενες ώρες χωρίς διάλειμμα πρόκειται να κάνει λάθη, να γίνει ευερέθιστος, και να καεί έξω. Δημιουργήστε ένα πρόγραμμα διαλείμματος που εξασφαλίζει κάθε εθελοντής παίρνει χρόνο για να ξεκουραστεί, να φάει, και να επαναφορτίσει. Για τους διαιτητές που είναι στα πόδια τους και στον ήλιο, προγραμματίστε ένα διάλειμμα 10 λεπτών κάθε ώρα ή δύο. Για εθελοντές που είναι σε εσωτερικό χώρο και κάθονται, περισσότερο αλλά λιγότερο συχνά διαλείμματα μπορεί να λειτουργήσει.

Αν έχετε περιορισμένο αριθμό εθελοντών, σκεφτείτε την εκ περιτροπής των ανθρώπων μέσα από διαφορετικούς ρόλους καθ 'όλη τη διάρκεια της ημέρας. Ένας εθελοντής που περνά το πρωί στην εγγραφή μπορεί να λάβει μια απογευματινή βάρδια ως μάρσαλ τομέα. Περιστροφή κρατά την ημέρα ενδιαφέρουσα, μειώνει τη σωματική πίεση από επαναλαμβανόμενες εργασίες, και δίνει στους εθελοντές μια ευρύτερη άποψη για το πώς λειτουργεί η εκδήλωση. Επίσης, χτίζει διασταυρούμενη κατάρτιση στην ομάδα σας, έτσι ώστε αν κάποιος καλεί σε ασθένεια ή πρέπει να φύγει νωρίς, άλλοι μπορούν να παρέμβουν.

Χρησιμοποιήστε ένα απλό εργαλείο προγραμματισμού ή ένα πίνακα για να παρακολουθείτε ποιος είναι σε διάλειμμα και ποιος καλύπτει για αυτούς. Η ορατότητα στο πρόγραμμα αποτρέπει τη σύγχυση και εξασφαλίζει ότι κάθε σταθμός είναι πάντα στελεχωμένο.

Προσαρμογή στις Αλλαγές Συνθήκες

Δεν υπάρχει εκδήλωση πηγαίνει ακριβώς σύμφωνα με το σχέδιο. Αλλαγές του καιρού, διακοπή του εξοπλισμού, οι παίκτες φθάνουν σε απροσδόκητους αριθμούς, και τα προγράμματα γλιστρούν. Εθελοντές αναζητούν σε σας για καθοδήγηση όταν οι συνθήκες αλλάζουν. Να είστε έτοιμοι να προσαρμόσετε τις αναθέσεις ⁇ όλων στην πτήση. Αν η γραμμή εγγραφής αυξάνεται γρηγορότερα από το αναμενόμενο, τραβήξτε έναν εθελοντή από μια λιγότερο πολυάσχολη περιοχή για να βοηθήσει.

Αν το πεδίο παίρνει περισσότερο χρόνο για να επανενταχθούν μεταξύ των παιχνιδιών, ρυθμίστε την περιστροφή έτσι ώστε οι διαιτητές να παραμείνουν φρέσκοι.

Χρησιμοποιήστε το σύστημα ραδιοφώνου ή μηνυμάτων για να ενημερώσετε τους οδηγούς της ομάδας και τους εθελοντές που επηρεάζονται. Μην υποθέτετε ότι ο καθένας παρατηρεί μια αλλαγή.

Εκτίμησις και Διατήρηση μετά το συμβάν

Η εκδήλωση τελειώνει, αλλά η σχέση σας με εθελοντές συνεχίζεται. Πώς θα χειριστείτε την περίοδο μετά την εκδήλωση καθορίζει αν οι εθελοντές επιστρέφουν για την επόμενη. Μια στοχαστική προσέγγιση μετά το συμβάν χτίζει πίστη, συγκεντρώνει πολύτιμη ανάδραση και ενισχύει την εθελοντική σας κοινότητα με την πάροδο του χρόνου.

Εκφράζοντας Ευγνωμοσύνη

Ένα λεκτικό ευχαριστώ που παραδίδεται από το πρόσωπο είναι το ελάχιστο. Μια ομάδα ευχαριστιών κατά τη διάρκεια της τελικής συνεδρίασης ή ανακοίνωση κάνει τους ανθρώπους να αισθάνονται δει. Ακολουθήστε το μέσα σε 48 ώρες με ένα εξατομικευμένο email ή μήνυμα. Αναφορά συγκεκριμένες συνεισφορές. ⁇ Η εργασία σας στο σταθμό χρονογράφο κράτησε τους πάντες ασφαλείς και τα παιχνίδια κινούνται ομαλά ⁇ μεταφέρει περισσότερο βάρος από ένα γενικό ⁇ ευχαριστώ για τη βοήθεια.

Σκεφτείτε την αποστολή ενός μικρού ευχαριστήρια δώρο ή πακέτο φροντίδας. Γεγονός εμπόρευμα, ένας κωδικός έκπτωσης για τις μελλοντικές αγορές paintball, ή ένα χειρόγραφο σημείωμα όλα λειτουργούν καλά. Η χειρονομία δεν χρειάζεται να είναι μεγάλη, αλλά θα πρέπει να είναι ειλικρινής και επίκαιρη.

Συγκέντρωση Ανατροφοδότησης

Στείλτε μια σύντομη έρευνα ανάδρασης σε εθελοντές μέσα σε μια εβδομάδα από την εκδήλωση. Ρωτήστε τι πήγε καλά, τι θα μπορούσε να βελτιωθεί, και αν θα ήταν και πάλι εθελοντές. Κρατήστε την έρευνα σύντομη για να σεβαστεί το χρόνο τους. Μερικές ερωτήσεις πολλαπλών επιλογών και μια ανοιχτή ερώτηση για σχόλια είναι επαρκής. Η ανάδραση που λαμβάνετε σας βοηθά να βελτιώσετε τις διαδικασίες σας και να προσδιορίσετε εθελοντές που μπορεί να ενδιαφέρονται για την ανάληψη ενός ηγετικού ρόλου την επόμενη φορά.

Χρησιμοποιήστε ανατροφοδότηση για να κάνετε αλλαγές. Αν πολλοί εθελοντές αναφέρουν ότι το πρόγραμμα ήταν ασαφές ή ότι η εκπαιδευτική συνεδρία ήταν πολύ κοντά στην ημερομηνία εκδήλωσης, ρυθμίστε την προσέγγισή σας ανάλογα.

Οικοδόμηση μιας Εθελοντικής Κοινότητας

Οι εθελοντές που αισθάνονται συνδεδεμένοι με την οργάνωσή σας είναι πιο πιθανό να επιστρέψουν. Διατηρήστε επαφή όλο το χρόνο, όχι μόνο όταν χρειάζεστε βοήθεια. Στείλτε περιστασιακές ενημερώσεις για επερχόμενες εκδηλώσεις, μοιραστείτε φωτογραφίες και ιστορίες από προηγούμενες εκδηλώσεις, και προσκαλέστε εθελοντές σε κοινωνικές συγκεντρώσεις ή ευκαιρίες κατάρτισης.

Όταν έχετε χτίσει μια ισχυρή εθελοντική κοινότητα, η πρόσληψη γίνεται ευκολότερη. Το καλύτερο εργαλείο πρόσληψης σας είναι μια θετική πρόταση λέξη-of-mouth από έναν τρέχοντα ή το παρελθόν εθελοντή. Αντιμετωπίστε τους εθελοντές σας ως εταίρους στην επιτυχία της εκδήλωσης, όχι ως προσωρινή εργασία, και θα γίνουν πιο παθιασμένοι υποστηρικτές σας.

Συναθροίζοντάς τα Όλα

Η εκτέλεση ενός paintball event είναι μια σύνθετη επιχείρηση, και η εθελοντική ομάδα σας είναι η μηχανή που το κάνει να λειτουργήσει. Ξεκινώντας με σαφείς ρόλους και η πλήρης εκπαίδευση θέτει ένα ισχυρό θεμέλιο. Η αποτελεσματική επικοινωνία κρατά όλους ευθυγραμμισμένους και ενημερωμένους. Μια θετική κουλτούρα παρακινεί τους εθελοντές να εκτελούν στα καλύτερά τους. Η σταθερή επιχειρησιακή διαχείριση κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης εξασφαλίζει ότι η ημέρα τρέχει ομαλά.

Ένα καλά εκπαιδευμένο εθελοντής που αισθάνεται ότι εκτιμάται είναι πιο πιθανό να επικοινωνήσει ανοιχτά και να χειριστεί το άγχος αποτελεσματικά. Ένα καλά οργανωμένο γεγονός που τρέχει σύμφωνα με το χρονοδιάγραμμα μειώνει την απογοήτευση για όλους. Ο χρόνος και η ενέργεια που επενδύετε στη διαχείριση εθελοντών πληρώνει μερίσματα σε ασφάλεια, ικανοποίηση από τους συμμετέχοντες, και τη δική σας ειρήνη του μυαλού.

Για περαιτέρω ανάγνωση σχετικά με την οικοδόμηση και διαχείριση των ομάδων εθελοντών, διερευνήστε τους πόρους από οργανισμούς όπως η Υποβοήθηση εθελοντών, η οποία προσφέρει πρακτικούς οδηγούς για την πρόσληψη και τη διατήρηση, ή Καλύτερος εθελοντής blog, η οποία καλύπτει τις στρατηγικές επικοινωνίας και την ομαδική κουλτούρα. Εγγραφή.com παρέχει μια απλή πλατφόρμα για τη διαχείριση των εθελοντικών βάρδιες.

Οι εθελοντές που εμφανίζονται για την εκδήλωση σας σας δίνουν κάτι πολύτιμο. Συναντώντας τους με προετοιμασία, σεβασμό και ευγνωμοσύνη εξασφαλίζει ότι η εκδήλωση paintball σας είναι αξέχαστη για όλους τους σωστούς λόγους. Εφαρμόστε αυτές τις στρατηγικές, και η εθελοντική ομάδα σας δεν θα διαχειριστεί μόνο την ημέρα αποτελεσματικά, αλλά θα ανυπομονεί επίσης να είναι μέρος της επόμενης εκδήλωσης σας.