"تيبز" لإدارة موظفي المتطوعين في مناسبة "الباكرة"
Table of Contents
لماذا يقوم المتطوعون بعمل أو يكسرون حفلتك
إن حدث كرة الدهان يعتمد على أكثر من مجرد علامات متماسكة جيداً وعلى تصميم ميداني ذكي، فالناس الذين يديرون العرض خلف المشاهد لهم تأثير مباشر على السلامة والتدفقات والخبرة العامة، إذ يتولى المتطوعون التسجيل، وإحاطات السلامة، والإحالة، والتحقق من المعدات، وعشرات المهام الأخرى التي تحافظ على اليوم من الهبوط إلى الفوضى، وعندما يكون المتطوعون منظمين تنظيماً جيداً، فإن الحدث يُمثل آلة متطورة.
والتحدي هو أن المتطوعين ليسوا موظفين مدفوعي الأجر، وأنهم يعطون وقتهم بحرية لأنهم يؤمنون بالحدث أو المجتمع الذي خلفه، وهذا يعني أن النهج التقليدية للإدارة لا تترجم دائما، وأن المتطوعين بحاجة إلى توجيه واضح، وإلى اتصالات محترمة، وإلى تقدير حقيقي، وأنهم بحاجة أيضا إلى نظم تجعل وظائفهم أسهل من أن تكون أصعب، كما أن الاستراتيجيات التالية ستساعدكم على بناء فريق متطوع يكون مستعدا ومدفوعا وفعالا من أول لاعب يصل إلى المباراة النهائية.
"الحياة قبل يوم الحدث"
إن عمل إدارة المتطوعين لا يبدأ في صباح الحدث، بل يبدأ قبل أسابيع، عندما تزمع التخطيط الميداني والطلاء، فالإعداد المبكر يتيح لك الوقت لتوظيف الأشخاص المناسبين، ويعينهم في مواقع تناسب قوتهم، ويوفر التدريب اللازم لهم، ويخلق الارتباك والإجهاد والحرق الطوعي.
تصميم هيكل لدور المتطوعين
ابدأوا برسم كل مهمة يجب تغطيتها خلال الحدث، وتحركوا من خلال رحلة المشاركين من الوصول إلى المغادرة، على أحدهم أن يحيي اللاعبين عند البوابة، على شخص ما أن يتعامل مع التنازلات والتسجيل، على شخص ما أن يدير محطة الكرونوجات للتحقق من سرعة العلامات، على شخص ما أن يقود جلسات إحاطة السلامة، على شخص ما أن يتحكم في الميدان،
بمجرد أن تكون لديك قائمة مهمة، مهام الفريق ذات أدوار متميزة، تعطي كل دور عنواناً واضحاً ونطاقاً للمسؤولية، على سبيل المثال، يتعامل "القائد المسؤول" مع القيد، التنازلات، و الأصفاد، و"المرسل الميداني" يرصد اللعب، وينفذ القواعد، و الإشارات تبدأ وتتوقف.
إعداد وصف مفصل للمواقع
ولكل دور، يرجى كتابة وصف لمواقف قصيرة تشمل الواجبات، والالتزام الزمني، وأي مهارات أو شهادات مطلوبة، وتسلسل القيادة، وتخدم توصيفات المواقف أغراضا متعددة، وتساعد على تعيين الموظفين في تحديد الدور الذي هو مناسب لهم، كما أنها توفر نقطة مرجعية أثناء التدريب، كما أنها تعطي المتطوعين شيئا للإشارة إليه خلال الحدث إذا نسيوا التفاصيل.
وبدلا من ذلك، قل شيئاً مثل "اطلب طاولة استئجار المعدات، بما في ذلك إصدار العلامات، والأقنعة، وجمع الودائع، وعائدات قطع الأشجار"
عملية التوظيف
ويمكن أن يستمد من عدة مصادر من المتطوعين السابقين الذين كانوا في السابق استعدادهم للعودة إذا كانت لديهم خبرة جيدة، كما أن المجتمعات المحلية لكرة الطلاء، ومجموعات وسائط الإعلام الاجتماعية، والمنتديات هي أماكن ممتازة لإيجاد أشخاص يفهمون بالفعل الرياضة وثقافتها، ويمكن أيضا الاتصال بفرق الرياضة المحلية، ونوادي الترفيه في الهواء الطلق، أو الجماعات العسكرية وجماعات إنفاذ القانون التي قد يكون لها أعضاء مهتمون بالتطوع.
وعندما تصلون إلى المتطوعين المحتملين، تكونوا شفافين بشأن الدور الذي يتطلبه وما سيكتسبونه من التجربة، وتبرزون الفوائد، ويكسبون المتطوعون خبرة في المناسبات، ويقيمون صلات مجتمعية، وكثيرا ما يتلقون روايات مثل اللعب الحر، أو الوجبات، أو البضائع التي يُحدثونها، ويرجح أن يوافق الناس على ذلك عندما يفهمون قيمة مساهمتهم، ويوفرون عملية بسيطة للإشارة، إما من خلال شكل أو جدول أعمال، حيث يمكن للمتطوعين أن يُفضلوا أن يُوا.
عقد دورات تدريبية قبل بدء التشغيل
التدريب هو أحد أكثر الخطوات تأثيراً التي يمكن أن تتخذها لتكوين المتطوعين من أجل النجاح، ولا حاجة إلى أن تكون دورة تدريبية طويلة أو متطورة، وقد تغطي جلسة مدتها ساعتين تعقد قبل أسبوع من انعقاد الحدث كل ما يحتاج إليه المتطوعون من معرفة، وإذا أمكن، تنظيم التدريب في موقع الحدث بحيث يتمكن المتطوعون من رؤية التصميم الميداني وفهم البيئة المادية.
وأثناء التدريب، تمضي في كل دور بالتفصيل، وتُظهر الإجراءات الرئيسية، مثل كيفية استخدام الكرونوغرافي، وكيفية إصدار وفحص معدات الإيجار، وكيفية التعامل مع لاعب يزيل قناعه في الميدان، والسير عبر بروتوكولات الطوارئ الخاصة بك، بما في ذلك ما ينبغي القيام به في حالة الإصابة، أو إخفاق المعدات، أو تأخير في الطقس، وإتاحة الوقت للأسئلة والممارسة العملية، والمتطوعون الذين يمارسون مهمة أكثر ثقة بكثير عندما يقومون بها.
إن كان لديك متطوعون جدد في لعبة الرسام، فإنظر في أزواجهم مع متطوعين ذوي خبرة خلال الحدث، نظام الأصدقاء يقلل من القلق ويوفر هيكل دعم مبني، ويتعلم المتطوعون غير المخبرون بسرعة عندما يعملون مع شخص يعرف الحبال.
وضع دليل تدريبي
ويُعد دليل تدريبي كتابي مرجعاً يمكن للمتطوعين أن يتشاوروا في وقتهم الخاص، ولا يلزم أن يكون ذلك طويلاً، إذ أن عدداً قليلاً من الصفحات التي تغطي لوجستيات الأحداث، وإجراءات السلامة، والتعليمات الخاصة بالدور، وقائمة الاتصال كافية، وتقاسم الدليل الرقمي قبل الحدث، والنظر في طباعة بعض النسخ للمتطوعين الذين يفضلون الإشارة المادية.
وينبغي أن يتضمن الدليل جدول الأحداث، وأسماء المنظمين الرئيسيين، ومعلومات الاتصال بهم، وخريطة للميدان والمرافق، وموجز لقواعد اللعب، وأن يتضمن قائمة مرجعية لكل دور يمكن للمتطوعين أن يؤكدوا أن لديهم كل ما يحتاجون إليه، ويقلل دليل جيد الإعداد من عدد الأسئلة التي يتعين عليكم الإجابة عنها في يوم الحدث ويعطي المتطوعين إحساسا بالأمن.
استراتيجيات الاتصالات
فالتواصل الواضح هو العمود الفقري للإدارة الفعالة للمتطوعين، وعندما يتدفق المتطوعون بحرية، يشعرون بالوعي والتواصل، وعندما ينقطع الاتصال، يقدم الناس افتراضات أو يفتقدون التحديثات أو يشعرون بالمغادرة، ويقيمون عادات اتصال قوية قبل الحدث وأثناءه وبعده، ويبقي الجميع على اتصال.
الاتصالات السابقة للاختراع
(ج) استخدام قناة اتصال مركزية لتبادل المعلومات مع جميع المتطوعين، كما يعمل تطبيق للتواصل الجماعي، مثل ماساب أو تيليغرام أو سينال، على نحو جيد، لأنه يتيح الاتصال الفوري والعمل عبر مختلف الأجهزة، ويرسل تحديثات منتظمة في الأسابيع التي تسبق الحدث، ويتقاسم الجدول الزمني، والقائمة، وتعليمات وقوف السيارات، والتنبؤات الجوية، وأي تغييرات في الخطة، ويعزز التناسق الثقة، ويعرف المتطوعون أين يُحتمل أن يُشوَّشَوا المعلومات.
وبالإضافة إلى رسائل المجموعات، أرسل رسالة إلكترونية شاملة إلى جميع المتطوعين قبل حوالي أسبوع من وقوع الحدث، تتضمن جميع التفاصيل الأساسية في مكان واحد: التاريخ، والوقت الذي يبدأ فيه، والموقع، وما الذي سيجلب، وما يلبس، ومن سيتصل في اليوم، وتخفض رسالة إلكترونية من مصدر واحد من فرص فقدان معلومات هامة في خبز دردشة طويلة.
أدوات يومية الاتصال
في صباح هذا الحدث، عقد اجتماع موجز لجميع المشاركين قبل وصول أول المشاركين، واستخدام هذا الاجتماع لاستعراض الجدول الزمني، وتأكيد المهام، وتقديم قادة الأفرقة، وتذكير الجميع ببروتوكولات الأمان الرئيسية، وجلسة إحاطة صباحية تحدد مسار اليوم وتتيح للمتطوعين فرصة طرح أسئلة في اللحظة الأخيرة.
وخلال هذه المناسبة، تم الاتصال المفتوح بين المتطوعين والمنظمين، حيث يقوم قادة فريق إكويب بأجهزة لاسلكية ذات اتجاهين أو قناة مخصصة للتراسل من أجل تحديثات عاجلة، وتستفيد الإذاعة بشكل خاص من أجل الجهات التي قد لا تكون لديها هواتف متاحة، ويضعون بروتوكولا واضحا للإبلاغ عن الحوادث، ويطلبون استراحة، أو يدعون إلى المساعدة، وعندما يعرف المتطوعون كيفية الوصول بسرعة إلى صانعي القرار، يشعرون بأنهم مدعوون ويؤون ويؤمون.
معالجة المسائل والعائدات
تشجيع المتطوعين على طرح الأسئلة طوال اليوم، ويتردد بعض المتطوعين في الكلام لأنهم لا يريدون الظهور دون علم، وأعلمهم في وقت مبكر بأن الأسئلة موضع ترحيب ومتوقع، وعين شخصاً بارزاً مسؤولاً عن الإجابة على أسئلة المتطوعين خلال الحدث، ويمكن أن يكون ذلك منظماً أو قائداً للفريق أو منسقاً متطوعاً مكرساً.
وتقبلوا التعليقات أثناء الحدث وبعده، وإذا اقترح متطوع طريقة أكثر كفاءة لإدارة التسجيل أو طريقة أكثر أماناً لإجراء فحص للكرونوغرافيا، والاستماع والنظر في تنفيذ التغيير، فغالبا ما يرى المتطوعون تفاصيل العمليات التي يفتقدها المنظمون، ويمكن أن تحسن بصيرتهم أحداثكم بمرور الوقت.
تعزيز ثقافة المتطوعين الإيجابيين
ويمنح المتطوعون وقتهم بحرية، وتؤثر الثقافة التي تخلقها تأثيرا مباشرا على خبرتهم، وتحافظ الثقافة الإيجابية على المتطوعين المنخرطين، وتخفض من دورانهم، وتجتذب متطوعين جددا إلى الأحداث المقبلة، ويريد الناس أن يكونوا جزءا من بيئة يشعرون فيها بالتقدير والاحترام وجزء من شيء ذي مغزى.
أنشطة بناء الأفرقة
قبل أن يبدأ الحدث، يستغرق بضع دقائق للقيام بعملية بسيطة لبناء الفريق، لا داعي للتوسع، فسرعة من تحطيم الجليد حيث يُقدّم المتطوعون أنفسهم ويتشاركون في شيء واحد، يساعدون الناس على التواصل، إذا كان لديكم متطوعون يعملون في مختلف مجالات الحدث، مثل التسجيل والإحالة، فإنهم يستفيدون من معرفة أسماء بعضهم البعض وأدوارهم، وشعورهم بالكمارادي يتطور بشكل طبيعي عندما يشعرون أنفسهم.
النظر في تنظيم لعبة تطوعية بعد الحدث أو خلال فترة راحة إذا سمح الجدول الزمني بذلك، فترك المتطوعين يلعبون جولة معاً يبنيون حسن النية ويعطيهم طعماً من الخبرة التي يساعدون على خلقها، وكثيراً ما يكون المتطوعون الذين يفهمون منظور اللاعب أكثر تعاطفاً وفعالية في أدوارهم.
الاعتراف والحركة
نعترف بالمتطوعين علناً وخاصاً، إنّ الصراخ البسيط أثناء جلسة الإحاطة الصباحية أو الإشارة إلى نهاية الحدث سيقطع شوطاً طويلاً، إذا كان المتطوع يتعامل مع الوضع الصعب بشكل جيد، فليعلمهم أنّك لاحظت، فإدراك خاصّ أكثر فائدة من الثناء العامّ، وقوله "شكراً على بقائك هادئاً ومهنياً عندما يكون ذلك اللاعب لديه مشكلة مع مُعلّم" يُظهر أنّكَ تُم.
كما أن البضائع، والخصوم من التسجيل في المستقبل، والغداء المجاني، أو بطاقة هدية لمؤسسة محلية، كلها لفتات يتذكرها المتطوعون، ولا تحتاج إلى إنفاق الكثير من المال، والفكر وراء هذه الفتحة هو ما يهم.
معالجة التوترات والنزاعات
يمكن أن تكون أحداث كرة الدهون مكثفة، إذ أن ساعات طويلة، أو ممارسة جسدية، أو حرارة أو باردة، ومشاركين عسيرين، قد يتأثرون بالإجهاد، وقد يصبح المتطوعون متعبين أو محبطين أو مغمورين، ويتوقعون هذا ويخططون له، ويعودون إلى العطلات العادية حتى يتمكن المتطوعون من الراحة والهدر والأكل.
وعندما تنشأ النزاعات بين المتطوعين أو بين المتطوعين والمشتركين، يخاطبهم بهدوء وبسرعة، ويجعلهم منظمين معينين يتعاملون مع تسوية المنازعات، ولا ينبغي أبدا للمتطوعين أن يشعروا بأنه يتعين عليهم التعامل مع مشارك مسيء بمفردهم، ويخول لهم سلطة تصعيد الأوضاع إلى شخص مهني في مجال الأمن إذا لزم الأمر، ويقلل من القلق ويساعد المتطوعين على البقاء تحت الضغط.
إدارة العمليات خلال الحدث
إن التخطيط الجيد يهيئ المرحلة، ولكن الاختبار الحقيقي لإدارة المتطوعين يحدث عندما يكون الحدث على الهواء، وفي اليوم، يتحول دوركم من المخطط إلى الزعيم، ويحتاج المتطوعون إلى التوجيه والدعم وحل المشاكل في الوقت الحقيقي، ويصبح البقاء واضحا وميسرا ومستجيبا للمشكلة أمرا أساسيا.
هياكل الإشراف والدعم
لا تحاول إدارة كل متطوع مباشرة، فالضبط لا يمكن التحكم فيه إلا بعدد معين، بل يعين قائداً للفريق يشرف على المجموعات الأصغر، ويشرف فريق التسجيل على ثلاثة أو أربعة متطوعين في طاولة التفتيش، ويشرف على المراجعين وضباط السلامة، ويقود هذا الفريق إلى تقديم تقرير عنك ويعالج المسائل والمسائل اليومية داخل منطقتهم.
يجب أن يكون لدى قيادة الفريق ملخص قبل الحدث حتى يفهموا مسؤولياتهم ويعرفوا كيف يصلون إليك، كما ينبغي أن يكون لديهم السلطة لاتخاذ قرارات بسيطة دون انتظار موافقتكم، ويقود الفريق العامل إلى إنشاء منظمة أكثر جسامة ويقلل من الاختناقات.
إدارة الإفطارات والرسوم
يحتاج المتطوعون إلى راحة، فعمل متطوع لمدة ست ساعات متواصلة بدون راحة سيرتكب أخطاء ويصبح مستقيماً ويحترق، ويضع جدولاً للراحة يضمن لكل متطوع أن يرتاح ويأكل ويعيد شحنه، وبالنسبة للمرشحين الذين على قدميه وفي الشمس، يُحدد موعداً لراحة مدتها 10 دقائق كل ساعة أو ساعتين، وبالنسبة لمتطوعي التسجيل الذين يعيشون في منازلهم ومقعدين، قد يعملوا لفترة أطول وإن كانت أقل تواتراً.
إذا كان لديك عدد محدود من المتطوعين، فإعتبار الناس يتناوبون من خلال أدوار مختلفة طوال اليوم، فالمتطوع الذي يمضي الصباح في التسجيل يمكنه أن يتحول بعد الظهر كقائد ميداني، والتناوب يبقي اليوم مثيرا للاهتمام، ويقلل من الضغط البدني من المهام التكرارية، ويعطي المتطوعين نظرة أوسع لكيفية عمل الحدث، ويبني أيضا التدريب عبر فريقك، حتى لو اتصل شخص مريض أو يحتاج إلى مغادرة مبكرة.
استخدموا أداة جدولة بسيطة أو لوحة بيضاء لتعقب من في راحة ومن يغطون عليها فالرؤية في الجدول الزمني تمنع الخلط وتكفل أن تكون كل محطة مزودة دائما بالموظفين.
التكيف مع الظروف المتغيرة
لا يوجد أي حدث يتوافق تماما مع الخطة، فالتغييرات في الطقس، وكسر المعدات، ووصل اللاعبون بأعداد غير متوقعة، وتوقف مواعيدهم، وتطلعهم إلى التوجيه عندما تتحول الظروف، وكونوا مستعدين لتكييف المهام على ذبابة الطائرة، وإذا كان خط التسجيل ينمو بسرعة أكبر مما كان متوقعا، فسحبوا متطوعا من منطقة أقل انشغالا للمساعدة، وإذا استغرق الميدان وقتا أطول لإعادة تنظيم الألعاب،
(ب) تغيير الاتصالات بوضوح وفور، استخدام جهازك الإذاعي أو التراسلي لإعلام قادة الفريق والمتطوعين المتضررين، ولا تفترض أن الجميع يلاحظ تغييراً، فالاتصالات الصريحة تمنع الإحباط وتكفل أن يشعر المتطوعون بالتحكم بدلاً من الخلط.
تقدير واستبقاء ما بعد انتهاء
ينتهي هذا الحدث، لكن علاقتك بالمتطوعين مستمرة، كيف ستتعامل مع الفترة التي تلي الحدث، وتقرر ما إذا كان المتطوعون يعودون للمتطوعين في المرة القادمة، ويبني نهج مدروس بعد الحدث الولاء ويجمع تعليقات قيمة ويعزز مجتمعكم التطوعي مع مرور الوقت.
وإذ تعرب عن استقطابها
شكراً لمتطوعيك قبل أن يغادروا الحدث، شكر شفهي لك شخصياً هو الحد الأدنى، شكراً لك خلال الجلسة الختامية أو الإعلان يجعل الناس يشعرون بالشعور بالشعور، متابعة خلال 48 ساعة بالبريد أو الرسالة الشخصية، ذكر مساهمات محددة، "عملك في محطة الكرونوجات أبقوا الجميع بأمان والألعاب تتحرك بسلاسة" تحمل وزناً أكبر من "شكراً عامة للمساعدة".
فكر في إرسال هدية شكر صغيرة أو مجموعة من الوجبات، البضائع، رمز خصم لشراء كرات الدهان في المستقبل، أو ملاحظة مكتوبة بخط اليد على نحو جيد، ولا تحتاج هذه الإيماءات إلى أن تكون كبيرة، ولكن ينبغي أن تكون صادقة ومناسبة التوقيت.
تجميع التغذية
إرسال دراسة استقصائية قصيرة عن التغذية المرتدة إلى المتطوعين في غضون أسبوع من انعقاد الحدث، وطرح ما هو أفضل، وما يمكن تحسينه، وما إذا كان سيتطوعون مرة أخرى، والاحتفاظ بموجز الدراسة الاستقصائية لاحترام وقتهم، وقلة الأسئلة المتعددة الخيارات ومسألة مفتوحة للتعليقات كافية، وتلقي التعليقات التي تتلقونها تساعدكم على تحسين عملياتكم، وتحديد المتطوعين الذين قد يكونون مهتمين بالقيام بدور قيادي في المرة القادمة.
استخدام التغذية الارتجاعية لإجراء تغييرات. وإذا ذكر متطوعون متعددون أن الجدول الزمني غير واضح أو أن الدورة التدريبية كانت قريبة جدا من موعد الحدث، عدل نهجك وفقا لذلك، مع التأكيد على أنكم تأخذون تعليقاتكم تشجع المتطوعين على مواصلة تقديم مدخلاتهم في المستقبل.
بناء مجتمع المتطوعين
من المرجح أن يعود المتطوعون الذين يشعرون بالارتباط بمنظمتكم، وأن يحافظوا على الاتصال طوال العام، ليس فقط عندما تحتاجون إلى المساعدة، وأن يرسلوا معلومات عن الأحداث المقبلة، وأن يتبادلوا الصور، وأن يطلعوا على القصص من الأحداث السابقة، وأن يدعووا المتطوعين إلى التجمعات الاجتماعية أو فرص التدريب، وأن يكون هناك رسالة إخبارية بسيطة أو مجموعة من وسائل الإعلام الاجتماعية الخاصة، ما يحافظ على المجتمع على الحياة بين الأحداث.
عندما بنيت مجتمع متطوع قوي يصبح التوظيف أسهل، أفضل أداة توظيفك هي توصية إيجابية من متطوع حالي أو سابق، تعامل متطوعيك كشركاء في نجاح الحدث، ليس كعمل مؤقت، وسيصبحون أكثر دعاة شغف.
جمعها
إن إدارة حدث كرة الدهان عملية معقدة، وفريق المتطوعين الخاص بك هو المحرك الذي يجعله يعمل، والبدء بأدوار واضحة، والتدريب الشامل، يضع أساسا قويا، ويبقي التواصل الفعال الجميع متماسكا ومستنيرا، ويحفز ثقافة إيجابية المتطوعين على أداء عملهم على أفضل وجه، ويكفل التنظيم التشغيلي القوي خلال الحدث أن يسير اليوم بسلاسة، ويبني تقدير ما بعد الحدث الولاء والاستمرارية اللذين يحافظان على فريقكم على مر الزمن.
ويعزز كل من هذه العناصر الأخرى، ويزيد من احتمال أن يتواصل المتطوع المدرب جيداً ويشعر بالتقدير بشكل صريح ويعالج الإجهاد بفعالية، كما أن تنظيم حدث جيد يُجرى في مواعيده يقلل من الإحباط لكل شخص، والوقت والطاقة اللذين تستثمرانهما في إدارة المتطوعين يدفعان أرباحاً في السلامة، وترضية المشاركين، وسلامكم الخاص بالعقل.
من أجل مواصلة القراءة في بناء وإدارة أفرقة المتطوعين، استكشاف الموارد من منظمات مثل المنظمات متطوع(ب)التي تقدم أدلة عملية بشأن التوظيف والاستبقاء، أو مدون أفضل، الذي يغطي استراتيجيات الاتصالات وثقافة الفريق إذا كنت تبحث عن أدوات لتنسيق الجداول والمهام SignUp.com يوفر منبرا بسيطا لإدارة نوبات المتطوعين.
المتطوعون الذين يظهرون على تظاهركم يمنحونكم شيئاً قيماً، فمقابلتهم بالتحضير والاحترام والامتنان يضمنون أن يكون حدثكم في كرات الدهان مبشراً بكل الأسباب الصحيحة، وتطبيق هذه الاستراتيجيات، وفريقكم التطوعي لن يُديروا اليوم بفعالية فحسب، بل سيتطلعون أيضاً إلى أن يكون جزءاً من حدثكم القادم.