"تيبز" لإدارة موظفي المتطوعين في مناسبة كرة القدم الخاصة بك

لماذا يقوم المتطوعون بعمل أو يكسرون حفلتك

إن حدث كرة الدهان يعتمد على أكثر من مجرد علامات متماسكة جيداً وعلى تصميم ميداني ذكي، فالناس الذين يديرون العرض خلف المشاهد لهم تأثير مباشر على السلامة والتدفق والخبرة العامة، إذ يتولى المتطوعون التسجيل، وإحاطات السلامة، والإحالة، والتحقق من المعدات، وعشرات المهام الأخرى التي تحافظ على اليوم من الهدر إلى الفوضى، وعندما يكون المتطوعون منظمين تنظيماً جيداً، فإن الحدث يُمثل آلة جيدة.

والتحدي هو أن المتطوعين ليسوا موظفين مدفوعي الأجر، وأنهم يعطون وقتهم بحرية لأنهم يؤمنون بالحدث أو المجتمع الذي خلفه، وهذا يعني أن النهج التقليدية للإدارة لا تترجم دائما، وأن المتطوعين بحاجة إلى توجيه واضح، وإلى اتصالات محترمة، وإلى تقدير حقيقي، وأنهم بحاجة أيضا إلى نظم تجعل وظائفهم أسهل من أن تكون أصعب، كما أن الاستراتيجيات التالية ستساعدكم على بناء فريق متطوع يكون مستعدا ومدفوعا وفعالا من أول لاعب يصل إلى المباراة النهائية.

"الحياة قبل يوم الحدث"

إن عمل إدارة المتطوعين لا يبدأ صباح الحدث، بل يبدأ قبل أسابيع، عندما تخططون للتصميم الميداني والطلاء، فالإعداد المبكر يمنحكم الوقت لتوظيف الأشخاص المناسبين، وتوظيفهم في مواقع تناسب قوتهم، وتوفير التدريب اللازم لهم، وإثارة هذه المرحلة من الارتباك والإجهاد والحرق الطوعي.

تصميم هيكل لدور المتطوعين

يجب أن ينتقل أحد من رحلة المُشاركين من الوصول إلى المخرج، على أحد أن يُحيي اللاعبين عند البوابة، على شخص ما أن يتعامل مع التنازلات والتسجيل، على شخص ما أن يدير محطة الكرونوجات للتحقق من سرعة العلامات، على شخص ما أن يقود جلسات إحاطة السلامة، على شخص ما أن يُحاكم في الميدان، على شخص ما أن يدير عمليات استئجار المعدات وبيع الطلاء، على أن يكون هناك من يُعين لك في حالة الإسعاف أو الطوارئ الأولى.

بمجرد أن تكون لديك قائمة مهمة، مهام مرتبطة بالمجموعة في أدوار متميزة، تعطي كل دور عنوانا واضحا ونطاقا للمسؤولية، على سبيل المثال، يتعامل "القائد المسؤول" مع القيد، التنازلات، و الأصفاد، و"المرسل الميداني" يرصد اللعب، وينفذ القواعد، و الإشارات تبدأ وتتوقف.

إعداد وصف مفصل للمواقع

ولكل دور، يرجى كتابة وصف لموقف قصير يشمل الواجبات، والالتزام الزمني، وأي مهارات أو شهادات مطلوبة، وتسلسل القيادة، ويخدم وصف المواقف أغراضا متعددة، ويساعد على تعيين الموظفين في تحديد الدور الذي هو مناسب لهم، ويوفر لهم نقطة مرجعية أثناء التدريب، كما يقدمون للمتطوعين شيئا يعودون إليه خلال الحدث إذا نسيوا التفاصيل.

وبدلا من ذلك، قل شيئاً مثل "اطلب طاولة استئجار المعدات، بما في ذلك إصدار العلامات، والأقنعة، وجمع الودائع، وعائدات قطع الأشجار"

عملية التوظيف

ويمكن أن يستمد من عدة مصادر توظيف المتطوعين في تظاهرة كرة الدهان، وكثيرا ما يكون المتطوعون السابقون مستعدين للعودة إذا كانت لديهم خبرة جيدة، كما أن المجتمعات المحلية لكرة الطلاء، ومجموعات وسائط الإعلام الاجتماعية، والمنتديات هي أماكن ممتازة لإيجاد أشخاص يفهمون بالفعل الرياضة وثقافتها، ويمكن أيضا الاتصال بفرق الرياضة المحلية، ونوادي الترفيه في الهواء الطلق، أو الجماعات العسكرية وجماعات إنفاذ القانون التي قد يكون لها أعضاء مهتمون بالتطوع.

وعندما تصلون إلى المتطوعين المحتملين، تكونوا شفافين بشأن الدور الذي يتطلبه وما سيكسبونه من التجربة، وتبرزون الفوائد، ويكسبون المتطوعون خبرة في المناسبات، ويقيمون صلات مجتمعية، وكثيرا ما يتلقون روايات مثل حرية اللعب أو الوجبات أو البضائع، ويرجح أن يقول الناس نعم عندما يفهمون قيمة مساهمتهم، ويوفرون عملية بسيطة للإشارة، إما من خلال شكل أو جدول أعمال، حيث يمكن للمتطوعين أن يدلوا على الدور الذي يفضلونه.

عقد دورات تدريبية قبل بدء التشغيل

التدريب هو أحد أكثر الخطوات تأثيراً التي يمكن أن تتخذها لتكوين المتطوعين من أجل النجاح، ولا حاجة إلى عقد دورة تدريبية لمدة طويلة أو أكثر، ويمكن أن تغطي جلسة مدتها ساعتين قبل أسبوع من انعقاد الحدث كل ما يحتاج إليه المتطوعون من معرفة، والقيام، إن أمكن، بالتدريب في موقع الحدث بحيث يتمكن المتطوعون من رؤية التصميم الميداني وفهم البيئة المادية.

وأثناء التدريب، تمضي في كل دور بالتفصيل، وتُظهر الإجراءات الرئيسية، مثل كيفية استخدام الكرونوجا، وكيفية إصدار وفحص معدات الإيجار، وكيفية التعامل مع لاعب يزيل قناعه في الميدان، والسير عبر بروتوكولات الطوارئ الخاصة بك، بما في ذلك ما ينبغي القيام به في حالة الإصابة، أو إخفاق المعدات، أو تأخير في الطقس، وإتاحة الوقت للأسئلة والممارسة العملية، والمتطوعون الذين يمارسون مهمة أكثر ثقة بكثير عندما يقومون بها.

إذا كان لديك متطوعون جدد في لعبة الرسام، فكر في مصاحبتهم مع متطوعين ذوي خبرة خلال الحدث نظام الأصدقاء يقلل من القلق ويوفر هيكل دعم مبني، ويتعلم المتطوعون غير المخبرون بسرعة عندما يعملون مع شخص يعرف الحبال.

وضع دليل تدريبي

ويستخدم دليل تدريبي كتابي كمرجع يمكن للمتطوعين أن يتشاوروا في وقتهم الخاص، ولا يلزم أن يكون ذلك طويلا، بل إن صفحات قليلة تغطي لوجستيات الأحداث، وإجراءات السلامة، والتعليمات الخاصة بالدور، وقائمة الاتصال كافية، وتتقاسم الدليل الرقمي قبل الحدث، وتنظر في طباعة بعض النسخ ليحصلوا على إشارة مادية للمتطوعين.

وينبغي أن يتضمن الدليل جدول الأحداث وأسماء المنظمين الرئيسيين ومعلومات الاتصال بهم، وخريطة للميدان والمرافق، وموجز لقواعد اللعب، وأن يتضمن قائمة مرجعية لكل دور يمكن للمتطوعين أن يؤكدوا أن لديهم كل ما يحتاجون إليه، ويقلل دليل جيد الإعداد من عدد الأسئلة التي يتعين عليكم الإجابة عنها في يوم الحدث ويعطي المتطوعين إحساسا بالأمن.

استراتيجيات الاتصالات التي تعمل

فالتواصل الواضح هو العمود الفقري للإدارة الفعالة للمتطوعين، وعندما يتدفق المتطوعون بحرية، يشعرون بالوعي والتواصل، وعندما ينقطع الاتصال، يقدم الناس افتراضات أو يفتقدون التحديثات أو يشعرون بالمغادرة، ويقيمون عادات اتصال قوية قبل الحدث وأثناءه وبعده يبقي الجميع على اتصال.

الاتصالات السابقة للاختراع

استخدام قناة اتصال مركزية لتبادل المعلومات مع جميع المتطوعين، كما يعمل تطبيق للتواصل الجماعي، مثل ماساب أو تيليغرام أو سينال، بشكل جيد لأنه يتيح الاتصال الفوري والعمل عبر أجهزة مختلفة، ويرسل تحديثات منتظمة في الأسابيع المؤدية إلى الحدث، ويتقاسم الجدول الزمني، والقائمة، وتعليمات وقوف السيارات، والتنبؤات الجوية، وأي تغييرات في الخطة، ويعزز التناسق الثقة، ويعرف المتطوعون أين يُحتمل أن يُشوشوا في المعلومات.

وبالإضافة إلى رسائل المجموعات، أرسل رسالة إلكترونية شاملة إلى جميع المتطوعين قبل حوالي أسبوع من وقوع الحدث، تتضمن جميع التفاصيل الأساسية في مكان واحد: التاريخ، وقت البدء، الموقع، ما الذي ينبغي جلبه، وما الذي سيرتديه، ومن سيتصل به في اليوم، وتخفض رسالة إلكترونية واحدة المصدر فرصة فقدان معلومات هامة في خبز دردشة طويلة.

أدوات يومية للاتصال

في صباح الحدث، عقد اجتماع قصير لجميع المشاركين قبل وصول أول المشاركين، واستخدام هذا الاجتماع لاستعراض الجدول الزمني، وتأكيد المهام، وتقديم قادة الأفرقة، وتذكير الجميع ببروتوكولات الأمان الرئيسية، وجلسة إحاطة صباحية تحدد مسار اليوم وتتيح للمتطوعين فرصة طرح أسئلة في اللحظة الأخيرة.

وخلال هذه المناسبة، تواصل مفتوح بين المتطوعين والمنظمين، حيث يقوم قادة فريق إكويب بإذاعة ذات اتجاهين أو قناة مخصصة للتراسل من أجل تحديثات عاجلة، وتستفيد الإذاعة بشكل خاص من الجهات التي قد لا تكون لديها هواتف متاحة، ويضعون بروتوكولا واضحا للإبلاغ عن الحوادث، ويطلبون استراحة، أو يدعون إلى المساعدة، وعندما يعرف المتطوعون كيفية الوصول بسرعة إلى صانعي القرار، يشعرون بأنهم مدعوون ويؤدون.

معالجة المسائل والعائدات

تشجيع المتطوعين على طرح الأسئلة طوال اليوم، ويتردد بعض المتطوعين في الكلام لأنهم لا يريدون الظهور دون علم، وأعلمهم في وقت مبكر بأن الأسئلة موضع ترحيب ومتوقع، وعين شخصاً ذا نقطة مسؤول عن الإجابة على أسئلة المتطوعين خلال الحدث، ويمكن أن يكون ذلك منظماً أو قائداً للفريق أو منسقاً متطوعاً مكرساً.

وتقبلوا التعليقات أثناء الحدث وبعده، وإذا اقترح متطوع طريقة أكثر كفاءة لإدارة التسجيل أو طريقة أكثر أماناً لإجراء فحص للكرونوغرافيا، والاستماع والنظر في تنفيذ التغيير، فغالبا ما يرى المتطوعون تفاصيل العمليات التي يفتقدها المنظمون، ويمكن أن تحسن بصيرتهم أحداثكم بمرور الوقت.

تعزيز ثقافة المتطوعين الإيجابيين

فالمتطوعون يعطون وقتهم بحرية، والثقافة التي تخلقها لها تأثير مباشر على خبرتهم، وتحافظ الثقافة الإيجابية على المتطوعين المنخرطين، وتخفض دورانهم، وتجتذب متطوعين جددا إلى الأحداث المقبلة، ويريد الناس أن يكونوا جزءا من بيئة يشعرون فيها بالتقدير والاحترام وجزء من شيء ذي مغزى.

أنشطة بناء الأفرقة

قبل بدء الحدث، يستغرق بضع دقائق للقيام بعملية بسيطة لبناء الفريق، لا حاجة إلى أن تكون متطورة، فسرعة من كسر الجليد حيث يقدم المتطوعون أنفسهم ويتقاسمون شيئاً واحداً، يساعدون الناس على التواصل، وإذا كان لديكم متطوعون يعملون في مختلف مجالات الحدث، مثل التسجيل والاستفتاء، فإنهم يستفيدون من معرفة أسماء بعضهم البعض وأدوارهم، وشعورهم بالكمارادي يتطور بشكل طبيعي عندما يشعر الناس أنفسهم.

النظر في تنظيم لعبة المتطوعين بعد الحدث أو خلال فترة استراحة إذا سمح الجدول الزمني بذلك، فترك المتطوعين يلعبون جولة معاً يبنيون حسن النية ويعطيهم طعماً للخبرة التي يساعدون على خلقها، فالمتطوعون الذين يفهمون منظور اللاعبين كثيراً ما يكونون أكثر تعاطفاً وفعالية في أدوارهم.

الاعتراف والحركة

الاعتراف بالمتطوعين علناً وخاصاً، إنّ الصراخ البسيط أثناء جلسة الإحاطة الصباحية أو الإشارة إليه في جلسة نهاية الحدث سيقطع شوطاً طويلاً، إذا كان المتطوع يتعامل مع الوضع الصعب جيداً، فليعلمهم أنّه أكثر فائدة من الثناء العام، فقوله "شكراً لك على بقائك هادئاً ومهنياً عندما يكون ذلك اللاعب لديه مشكلة مع ملصقهم" يُظهر أنّكِ تُنتبهين.

كما أن البضائع، والخصوم من التسجيل في المستقبل، والغداء المجاني، أو بطاقة هدية لمؤسسة محلية، كلها لفتات يتذكرها المتطوعون، ولا تحتاج إلى إنفاق الكثير من المال، والفكر وراء هذه الفتحة هو ما يهم.

معالجة التوترات والنزاعات

يمكن أن تكون أحداث كرة الدهان مكثفة، إذ أن ساعات طويلة، أو ممارسة جسدية، أو حرارة أو باردة، ومشاركين عسيرين، قد يصبحون متعبين أو محبطين أو مغمورين، وتحسب هذا الأمر وتخطط له، وتبدأ فترات انقطاع منتظمة حتى يتمكن المتطوعون من الراحة والهدر والأكل، ويتناوبون المتطوعين بين الأدوار إن أمكن لمنع الإجهاد المادي من المهام المتكررة.

وعندما تنشأ النزاعات بين المتطوعين أو بين المتطوعين والمشتركين، يخاطبهم بهدوء وبسرعة، ويجعلهم منظمين معينين يتعاملون مع تسوية المنازعات، ولا ينبغي أبدا للمتطوعين أن يشعروا بأنه يتعين عليهم التعامل مع مشارك مسيء بمفردهم، ويخول لهم سلطة تصعيد الأوضاع إلى شخص مهني في مجال الأمن إذا لزم الأمر، ويقلل من القلق ويساعد المتطوعين على البقاء تحت الضغط.

إدارة العمليات خلال الحدث

إن التخطيط الجيد يهيئ المرحلة، ولكن الاختبار الحقيقي لإدارة المتطوعين يحدث عندما يكون الحدث على الهواء، وفي اليوم، يتحول دوركم من المخطط إلى الزعيم، ويحتاج المتطوعون إلى التوجيه والدعم وحل المشاكل في الوقت الحقيقي، ويصبح البقاء واضحا وميسرا ومستجيبا للمشكلة أمرا أساسيا.

هياكل الإشراف والدعم

لا تحاول إدارة كل متطوع مباشرة، فالضبط لا يمكن التحكم فيه إلا بعدد معين، بل يعين قائداً للفريق يشرف على المجموعات الأصغر، ويشرف فريق التسجيل على ثلاثة أو أربعة متطوعين في طاولة التفتيش، ويشرف على المراجعين وموظفي السلامة، ويقود هذا الفريق إلى تقديم تقرير عنك ويعالج المسائل والمسائل اليومية داخل منطقتهم.

يجب أن يكون لدى قيادة الفريق ملخص قبل الحدث حتى يفهموا مسؤولياتهم ويعرفوا كيف يصلون إليك، كما ينبغي أن يكون لديهم سلطة اتخاذ قرارات بسيطة دون انتظار موافقتكم، ويقود الفريق العامل إلى إنشاء منظمة أكثر جسامة ويقلل من الاختناقات.

إدارة الإفطارات والرسوم

يحتاج المتطوعون إلى راحة، فالمتطوع الذي يعمل لست ساعات مستقيمة دون انقطاع سيرتكب أخطاء ويصبح مستقيما ويحترق، ويضع جدولا زمنيا للراحة يضمن لكل متطوع أن يرتاح ويأكل ويعيد شحنه، وبالنسبة للمحكومين الذين على أقدامهم وفي الشمس، يرتب فترة راحة مدتها 10 دقائق كل ساعة أو ساعتين، وبالنسبة لمتطوعي التسجيل الذين يعيشون في منازلهم ومقعدين، قد يعملوا لفترة أطول ولكن أقل تواترا.

إذا كان لديك عدد محدود من المتطوعين، فإعتبار الناس يتناوبون من خلال أدوار مختلفة طوال اليوم، فالمتطوع الذي يمضي الصباح في التسجيل يمكنه أن يتحول بعد الظهر كقائد ميداني، فالتناوب يظل اليوم مثيرا للاهتمام، ويقلل من الضغط البدني من المهام التكرارية، ويعطي المتطوعين نظرة أوسع لكيفية عمل الحدث، كما أنه يبني تدريباً شاملاً في فريقك، لذا إذا اتصل شخص مريض أو يحتاج إلى مغادرة مبكراً.

Usese a simple scheduling tool or a whiteboard to track who is on break and who is covering for them.] Visibility into the schedule prevents confusion and ensures that every station is always staffed.

التكيف مع الظروف المتغيرة

لا توجد أحداث تتوافق تماما مع الخطة، فالتغييرات في الطقس، وكسر المعدات، ووصل اللاعبون بأعداد غير متوقعة، وتوقفت الجداول، ويتطلع المتطوعون إليك للحصول على التوجيه عند تحول الظروف، ويستعدون لتكييف المهام على ذبابة الطائرة، وإذا كان خط التسجيل ينمو بسرعة أكبر مما كان متوقعا، يسحبون متطوعا من منطقة أقل انشغالا للمساعدة، وإذا استغرق الميدان وقتا أطول لإعادة تنظيم الألعاب،

تغيير واضح وسريع، استخدم جهازك الإذاعي أو التراسلي لإعلام قادة الفريق والمتطوعين المتضررين، ولا تفترض أن الجميع يلاحظ تغييراً، فالاتصالات الصريحة تمنع الإحباط وتكفل أن يشعر المتطوعون بالتحكم بدلاً من الخلط.

تقدير واستبقاء ما بعد انتهاء فترة الطوارئ

ينتهي الحدث، لكن علاقتك بالمتطوعين مستمرة كيف تتعامل مع الفترة التي تلي الحدث لتحديد ما إذا كان المتطوعون يعودون للمرحلة التالية، ويبني نهج مدروس بعد الحدث الولاء ويجمع تعليقات قيمة ويعزز مجتمع المتطوعين على مر الزمن.

وإذ تعرب عن استقطابها

شكراً لمتطوعيك قبل أن يغادروا الحدث، شكر شفهي لك شخصياً هو الحد الأدنى، شكر المجموعة لك خلال الجلسة الختامية أو الإعلان يجعل الناس يشعرون بالشعور بالشعور، متابعة خلال 48 ساعة بالبريد أو الرسالة الشخصية، ذكر مساهمات محددة، "عملك في محطة الكرونوج" أبقوا الجميع بأمان والألعاب تتحرك بسلاسة"

النظر في إرسال هدية شكر صغيرة أو مجموعة من أغراض الرعاية، البضائع المناسبة، رمز خصم لشراء كرات الدهان في المستقبل، أو ملاحظة مكتوبة بخط اليد على نحو جيد، ولا تحتاج هذه الإيماءات إلى أن تكون كبيرة، ولكن ينبغي أن تكون صادقة ومناسبة التوقيت.

تجميع التغذية

إرسال دراسة استقصائية قصيرة عن التغذية المرتدة إلى المتطوعين في غضون أسبوع من انعقاد الحدث، وطرح ما هو أفضل، وما إذا كان يمكن تطويعهم مرة أخرى، والاحتفاظ بموجز الدراسة الاستقصائية لاحترام وقتهم، وقلة الأسئلة المتعددة الخيارات وسؤال مفتوح للتعليقات كافية، ووفرت التعليقات التي تتلقاها، مما يساعدكم على تحسين عملياتكم وتحديد المتطوعين الذين قد يهتمون بالقيام بدور قيادي في المرة القادمة.

Usese feedback to make changes.] If multiple volunteers mention that the schedule was unclear or that the training session was too close to the event date, adjust your approach accordingly. Demonstrating that you take feedback seriously encourages volunteers to keep offering their input in the future.

بناء مجتمع المتطوعين

ومن المرجح أن يعود المتطوعون الذين يشعرون بالارتباط بمنظمتكم، وأن يحافظوا على الاتصال طوال العام، ليس فقط عندما تحتاجون إلى المساعدة، وأن يرسلوا إلى المجتمع، في بعض الأحيان، معلومات مستكملة عن الأحداث المقبلة، وأن يتبادلوا الصور، وأن يطلعوا على قصص من الأحداث السابقة، وأن يدعو المتطوعين إلى التجمعات الاجتماعية أو فرص التدريب، وأن يكون هناك رسالة إخبارية بسيطة أو مجموعة خاصة من وسائل الإعلام الاجتماعية التي تحافظ على حياة المجتمع.

عندما بنيت مجتمع متطوع قوي يصبح التوظيف أسهل، أفضل أداة توظيفك هي توصية إيجابية من متطوع حالي أو سابق، تعامل متطوعيك كشركاء في نجاح الحدث، ليس كعمل مؤقت، وسيصبحون أكثر دعاة حماسية.

جمعها

إن إدارة حدث كرة الدهان عملية معقدة، وفريق متطوعيك هو المحرك الذي يجعله يعمل، والبدء بأدوار واضحة والتدريب الشامل، يضع أساسا قويا، ويبقي التواصل الفعال الجميع متماسكين ومستنيرين، وتحفز ثقافة إيجابية المتطوعين على أداء عملهم على أفضل وجه، وتتأكد الإدارة التشغيلية المترابطة خلال الحدث من أن اليوم يسير بسلاسة، كما أن تقدير ما بعد الحدث يبني الولاء والاستمرارية اللذين يحافظان على فريقكم على مر الزمن.

وكل عنصر من هذه العناصر يعزز الآخر، فالمتطوع المدرب جيدا الذي يشعر بالتقدير أكثر عرضة للتواصل بشكل صريح ومعالجة الإجهاد بفعالية، والحدث المنظم جيدا الذي يجري في مواعيده يقلل من الإحباط لكل شخص، والوقت والطاقة اللذين تستثمرانهما في إدارة المتطوعين يدفعان أرباحا في السلامة، وترضية المشاركين، وسلامكم الخاص بالعقل.

For further reading on building and managing volunteer teams, explore resources from organizations like the volunteer Hub, which offers practical guides on recruitment and retain, or the Better volunteer blog], which covers communication strategies and team culture. If you are looking for tools to coordinate schedules and tasks, [FL.]

المتطوعون الذين يظهرون على حفلكم يمنحونكم شيئاً قيماً، ويحققون لقاءهم بالتحضير والاحترام والامتنان أن حدثكم في كرات الدهان جدير بالتذكار للأسباب الصحيحة، ويطبقون هذه الاستراتيجيات، وفريقكم التطوعي لن يتدبروا اليوم بفعالية فحسب، بل سيتطلعون أيضاً إلى أن يكون جزءاً من حدثكم القادم.